Правильна організація роботи з документами в органах юстиції полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її оперативний пошук, порядок переміщення й виконання, організацію контролю за її виконанням, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту їх створення чи отримання до знищення чи передачі в архів.

Документообіг включає в себе  декілька етапів:
- приймання;
- обробка;
- розподіл;
- реєстрація;
- передача;
- контроль виконання.

Уся вхідна кореспонденція, що надійшла до Головного управління юстиції у Волинській області, відповідно до п.3.2 Інструкції з діловодства в Головному управлінні юстиції у Волинській області, затвердженої наказом від 21.09.2013 №481/2, підлягає обов'язковому попередньому розгляду.

Попередній розгляд документів здійснюється начальником відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян відповідно до його функціональних обов’язків.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом головного управління юстиції і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам, а також для визначення необхідності реєстрації таких документів та встановлення строків їх виконання.

Вхідна кореспонденція, яка надійшла до головного управління юстиції, розподіляється і доставляється за такими напрямками:
1) адресована керівництву головного управління юстиції;
2) адресована структурним підрозділам головного управління юстиції.

Попередній розгляд документів здійснюється у день їх одержання, або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час (кореспонденція зі скриньки). Термінові доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми та звернення громадян розглядаються й передаються керівництву негайно.

Відразу після реєстрації на розгляд начальнику передаються акти законодавства та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, рішення та доручення Кабінету Міністрів України, запити та звернення народних депутатів України, інша кореспонденція, що надходить від органів вищого рівня, в папці з грифом «невідкладно».

Закони України, постанови Верховної Ради України, акти Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності управління і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

З метою забезпечення оперативності роботи приймальні начальника головного управління юстиції та відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян наказом Головного управління юстиції у Волинській області від 15.03.2012 №126 затверджено графіки прийому, реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції.