Прийом документів у Головному управлінні юстиції у Волинській області (далі – Головне управління юстиції) здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства Головного управління юстиції, затвердженої наказом Головного управління юстиції від 21.09.2013 №481/2. Кореспонденція, що надходить до Головного управління юстиції, у тому числі створена за допомогою ПК, приймається працівником централізовано у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

Робота з незареєстрованими документами у Головному управлінні юстиції не дозволяється.

Доставка документів здійснюється з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою, а також через скриньку для приймання документів, яка розташована при вході до Головного управління юстиції. Представникам установ та організацій документи подати особисто можна при наявності реєстру передачі документів. У реєстрі працівником відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян проставляється відмітка про приймання кореспонденції.

У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

У разі коли автор документа подає документ разом з його копією, на копії документа, що повертається авторові, реєстраційний штамп та будь-які відмітки про приймання цього документа не проставляються. Виняток становлять лише документи, які реєструються в Головному управлінні юстиції відповідно до Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 18.03.2004 №26/5 та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об`єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 №348 (із відповідними змінами та доповненнями). В даному випадку на вимогу громадянина, який подав звернення до організації, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування організації, дати надходження та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові.

Пакети, що мають напис "особисто" передаються безпосередньо адресату в нерозкритому стані. Відмітка про надходження документа ставиться на конверті на нижньому полі праворуч.

У разі надходження кореспонденції з відміткою «терміново» фіксується не лише дата, а й години та хвилини доставки.

При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність та відповідність номерів на документах і конвертах. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до судових справ, позовних, апеляційних, касаційних заяв та в порядку нагляду за скаргами громадян.

Неправильно оформлені (не підписані, не засвідчені, відсутній адресат чи кореспондент документа), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові без їх реєстрації та розгляду.

Відповідно до наказу Головного управління юстиції у Волинській області від 15.03.2012 №126 «Про затвердження графіків прийому та реєстрації вхідної і вихідної кореспонденції в Головному управлінні юстиції у Волинській області» прийом та реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється відділом організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян у понеділок – четвер з 09.00 год до 16.00 год, у п`ятницю – з 09.00 год до 15.00 год.

Документи, що отримані до 16.00 год реєструються, обробляються і доставляються за призначенням у той же день, або на наступний. Отримані після 16.00 год (у п`ятницю після 15.00) – на другий день, термінові – негайно.