Головним управлінням юстиції у Волинській області на протязі І-го кварталу 2010 року відповідно до статті 33 Закону України “ Про нотаріат”, затверджених графіків комплексних перевірок діяльності приватних нотаріусів та державних нотаріальних установ на 2010 рік було проведено 8 (вісім) комплексних перевірок діяльності приватних нотаріусів та державних нотаріальних установ області. З них: 7 перевірок приватних нотаріусів (Луцько О.М., Заліська Н.М., Грудзевич Т.О., Бабич Н.Г., Шкльода Я.А., Асадуллаєв О.Е., Зінчук Г.Т.) та 1 перевірка державної нотаріальної контори (Жовтнева ДНК).

Усі перевірки здійснювались відповідно до вимог Порядку організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства (наказ МЮУ від 24.12.2008 року №2260/5).

В ході перевірок зверталась особлива увага на організацію нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства за весь період, що минув з часу проведення попередньої комплексної перевірки контори, нотаріуса.

Відповідно до планів проведення комплексних перевірок, затверджених начальником управління юстиції, членами комісій були перевірені усі напрямки діяльності державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, а саме: організація нотаріальної діяльності, дотримання вимог до робочого місця приватних нотаріусів, страхування цивільно-правової відповідальності, організація прийому громадян і режим роботи нотаріусів, дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильність формування документів у справи, умови зберігання архіву, печаток, штампів, порядок зберігання, витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.

Перевіряючими також зверталась увага на дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства у сфері архівної справи, а саме: ведення номенклатури справ, правильність ведення передбачених номенклатурою реєстрів, алфавітних, інших книг, журналів, нотаріального архіву, правильність заведення та реєстрації спадкових справ тощо.

Необхідно відмітити, що до проведених перевірок управлінням юстиції були залучені як державні, так і приватні нотаріуси, працівник державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України та працівник нотаріального архіву.

Усі перевірки здійснювалися в робочий час і в приміщенні, де розташоване робоче місце нотаріуса або яке займає контора. У разі виявлення помилок чи порушень, які можливо усунути під час перевірки, нотаріусам надавалось таке право.

За результатами перевірок були складені доповідні записки, аналіз яких дає підставу стверджувати, що нотаріуси, діяльність яких була перевірена протягом І-го кварталу 2010 року, в загальному дотримуються у своїй роботі нормативних положень, що регулюють роботу нотаріальних установ. Так, робочі місця всіх приватних нотаріусів, окрім нотаріуса Луцько О.М., відповідають “Положенню про вимоги до робочого місця приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням” та ст.25 Закону України «Про нотаріат». Встановлений режим роботи є зручним для прийому громадян. Графіки роботи нотаріусів відповідають вимогам ч.10 ст.24 Закону України « Про нотаріат». В усіх конторах є інформаційні куточки, розміщені в доступному для ознайомлення місці. На даних куточках розміщені взірці нотаріальних документів, оформлені згідно з чинним законодавством.

При огляді справ нотаріусів комісією відмічено, що нотаріальні документи виготовляються нотаріусами акуратно, за допомогою комп’ютера. Долучені до справ фотокопії документів містять відмітку «З оригіналом згідно» та скріплені підписами та печатками нотаріусів із зазначенням дати долучення документів до справи.

Нотаріуси також дотримуються вимог ст.28 Закону України «Про нотаріат» щодо службового страхування приватної нотаріальної діяльності.

Крім того, необхідно відмітити, що скарги на організацію роботи вищезазначених нотаріусів до управління юстиції не надходили.

Звернуто увагу на дотримання нотаріусами таємниці вчинюваних нотаріальних дій, а також статті 9 Закону України “Про нотаріат” щодо обмеження у праві вчинення нотаріальних дій. Під час перевірки документів з листуванням нотаріуса Луцько О.М. виявлено порушення нотаріусом вимог ст.8 Закону України «Про нотаріат» щодо дотримання нотаріальної таємниці. У інших нотаріусів фактів порушення вищезазначених вимог не виявлено.

Слід відмітити і те, що нотаріусами проводяться узагальнення та аналізи нотаріальної практики. Лише нотаріус Грудзевич Т.О. не проводить таких узагальнень.

При проведенні аналізу доповідних записок, складених за наслідками перевірок, варто зупинитись на окремих порушеннях, допущених нотаріусами при вчиненні нотаріальних дій.

Оскільки при проведенні комплексних перевірок зверталась увага на стан дотримання нотаріусами вимог Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням ( у редакції наказу МЮУ від 17.04.2007 №186/5), Правил ведення нотаріального діловодства (наказ МЮУ від 31.12. 2008 року №1325/16016 із змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства юстиції України від 16 листопада 2009 року №2151/5) щодо ведення нотаріального діловодства, зберігання нотаріальних документів та підготовки їх для тимчасового зберігання в архіві приватного нотаріуса, стан зберігання, витрачання та обліку спеціальних бланків нотаріальних документів відповідно до Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (наказ МЮУ від 28.12.2006 року №110/5 та зміни до нього), Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженого постановою КМУ від 5 серпня 2009 р. №812 та додержання нотаріусами вимог нормативно-правових актів ведення Єдиних та Державних реєстрів Міністерства юстиції України, слід вказати на наступні порушення цих нормативно-правових актів.

Приватним нотаріусом Луцького районного нотаріального округу Луцько О.М. порушені вимоги абз.1 п.4 Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням ( у редакції наказу МЮУ від 17.04.2007 №186/5) в зв’язку з тим, що нею недодержана вимога закону про нотаріальне посвідчення договору найму будівлі, в якій розташоване її робоче місце( відповідно до ст.793 ЦК України договір найму будівлі, іншої капітальної споруди строком на три роки і більше підлягає нотаріальному посвідченню). Крім того, це приміщення не забезпечено пожежною сигналізацією, що не відповідає вимогам абз.9 п.3 вищезазначеного Положення. Металевий сейф не прикріплений до підлоги чи стіни, як того вимагає п.9 Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженого постановою КМУ від 5 серпня 2009 р. №812.

Перевіркою виявлені випадки порушення нотаріусами Правил ведення нотаріального діловодства у частині ведення архівної справи. Так, документи у справах тривалого строку зберігання нотаріуса Луцько О.М. прошиті у відповідності до п.8.14 Правил ведення нотаріального діловодства, але не оправлені в тверду обкладинку, як того вимагає п.9.1.1 Правил. Номенклатури справ нотаріуса за 2008-2009 роки також не оправлені в тверді обкладинки. Згідно п.8.12 до кожної справи тривалого строку зберігання нотаріусом складені внутрішні описи, форми яких відповідають зразку, однак вони не підшиті нотаріусом до відповідних справ, що не відповідає вимогам п.8.12.3 Правил. У внутрішніх описах архівних справ нотаріуса Бабич Н.Г. виявлені випадки невідповідності форм внутрішніх описів встановленому зразку, наведеному у додатку №19 Правил ведення нотаріального діловодства, та п.п.8.12.1 Правил. Номенклатура справ нотаріусів Луцько О.М. та Зінчук Г.Т. за 2008 рік не закрита підсумковим записом, графа номенклатури «Кількість справ (томів)», на підставі якої повинен бути складений підсумковий запис, нотаріусами не заповнена, що не відповідає п.6.6 Правил ведення нотаріального діловодства(1994 рік).

Відповідно до п.8.13 Правил ведення нотаріального діловодства до кожної справи тривалого строків зберігання нотаріусом Луцько О.М. зроблені засвідчувальні написи, на яких вказується індекс справи, особливості фізичного стану та формування справи, кількість аркушів у справі, але без зазначення кількості аркушів внутрішнього опису і без свого підпису, чим не дотримано п.п.8.13.1, 8.13.4 Правил. Нотаріусом Бабич Н.Г. не вміщено в тверді обкладинки, не прошито у справи та не складено засвідчувальні написи до індивідуальних номенклатур справ нотаріуса за 2008, 2009 роки, що не відповідає п.п.8.13, 8.14, 8.15.1 Правил ведення нотаріального діловодства.

В ході перевірки нотаріуса Луцько О.М. встановлено, що не всі титульні аркуші справ оформлені згідно вимог п.8.15 Правил ведення нотаріального діловодства. Окрім того, на момент проведення перевірки нотаріусом Луцько О.М. не складені описи справ постійного та тривалого строків зберігання за 2008-2009 роки, чим не дотримано п.9.1.3 Правил ведення нотаріального діловодства. Нотаріусом Заліською Н.М. складені річні розділи описів справ постійного та тривалого строків зберігання за 1998-2008 роки, однак дані описи не погоджені з державним нотаріальним архівом та не схвалені експертною комісією управління юстиції, чим не дотримано п.9.6 Правил ведення нотаріального діловодства. Такий же недолік виявлено у нотаріуса Бабич Н.Г. при описі справ постійного та тривалого строків зберігання за 2004-2009 роки , у нотаріуса Зінчук Г.Т. – за 1998 - 2009 роки та у Жовтневій ДНК - за 2006-2009 роки.

При складанні нотаріальних документів Жовтневої ДНК за 2009 рік у наряди завідувачем контори Завішою Л.Я. не враховано вимоги п.8.7 Правил ведення нотаріального діловодства щодо порядку, в якому підшиваються у справи нотаріальні документи, а саме: першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, за ним – документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений. Нотаріус Завіша Л.Я. у справи першочергово розміщує квитанції про сплату обов’язкових платежів про вчинені нотаріальні дії (держмито, вартість бланків, витягів з реєстрів тощо), а далі підшитий примірник нотаріального документа, що залишається у справах контори. При огляді наряду Жовтневої ДНК за 2009 рік з виданими свідоцтвами про посвідчення фактів, що громадянин є живим, було встановлено, що при вчиненні даної нотаріальної дії з одночасним перекладом на російську мову, нотаріусом Завішою Л.Я не враховано вимоги п.266 Інструкції щодо розміщення тексту перекладу поруч з оригіналом свідоцтва на одній сторінці, розділеній вертикальною рискою таким чином, щоб оригінальний текст розташовувався на лівій стороні, а переклад – на правій. В даному випадку текст перекладу розміщений нижче від тексту оригіналу.

Виявлені випадки допущення порушень нотаріусами при заповненні журналів реєстрації вхідної кореспонденції. Так, нотаріус Луцько О.М. при заповненні у 2009 році журналу реєстрації вхідної кореспонденції в графі 1 журналу невірно зазначає вхідний індекс документа. Нотаріус в даній графі вказує лише дату надходження документа та його порядковий номер за журналом. У 2009 році Правила ведення діловодства передбачали, що реєстраційний індекс складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номером справи за номенклатурою справ, де зберігається отриманий документ. У графі 2 даного журналу нотаріусом Луцько О.М. не зазначається дата та індекс отриманого документа, а лише кореспондент. Згідно п.5.4.2 Правил ведення нотаріального діловодства ведення книг, журналів, реєстрів, передбачених типовою номенклатурою справ здійснюється у відповідності до форм, встановлених Правилами.

Нотаріус Бабич Н.Г. у 2010 році продовжує ведення журналу реєстрації вхідної кореспонденції, проте зміни до форм даної книги нотаріусом не внесені, не застережені підписом та печаткою нотаріуса, чим не враховано п.4 наказу Мін’юсту від 16.11.2009 року №215/15 «Про затвердження змін до Правил ведення нотаріального діловодства». Під час огляду спадкових справ Жовтневої ДНК було встановлено, що нотаріусом Завішою Л.Я. не зареєстрована в журналі вхідних документів відповідь Жовтневої селищної ради на запит держнотконтори про посвідчення заповіту, чим не дотримано п.6.1.2 Правил ведення нотаріального діловодства.

При огляді реєстрів для реєстрації нотаріальних дій були виявлені такі недоліки: нотаріус Луцько О.М. у 2008 році при засвідченні вірності фотокопій з документів у графі 4 іноді зазначає «особу встановлено», чим не виконано вимоги п.12 Порядку; при посвідченні правочину та засвідченні вірності фотокопії з нього нотаріус зазначає дві нотаріальні дії, однак для фотокопії графи 3,4 реєстру не заповнює чи не проставляє відмітки, відповідно, «він/вона ж», «те ж, те саме» як передбачено п.п.11.5, 12.3 Порядку. У таких випадках особи в графі 7 зазначають лише один раз свій підпис та прізвище. При посвідченні правочинів за участю представників, які діють на підставі довіреності, нотаріус у графі 3 реєстру заначає відомості про особу представника, однак реквізити довіреності зазначаються в графі 4, що не відповідає п.11 Порядку. При огляді реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріуса Бабич Н.Г. виявлені випадки проставлення громадянами в гр.7 реєстру підписів без зазначення прізвища, що не відповідає п.15.1. Порядку. Також, виявлено недотримання нотаріусом п.41 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, п.13.9 Порядку щодо зазначення реквізитів витягу з ЄДРФОЮОП при засвідченні справжності підписів представників юридичних осіб на банківських картках.

При реєстрації нотаріальних дій за участю юридичних осіб Луцько О.М. не зазначає всі документи, за якими встановлено правоздатність та дієздатність юридичних осіб, зокрема відсутні відомості про реквізити свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи. Крім того, приватний нотаріус Луцько О.М. у 2008 році посвідчила 1 довіреність від імені двох осіб на право представництва інтересів. Дана довіреність зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій за двома реєстровими номерами 124, 125, про що зазначено в посвідчувальному написі. В даному випадку нотаріусом не враховано, що вчинено 1 нотаріальну дію, яка повинна бути зареєстрована під одним реєстровим номером

В ході перевірки комісією встановлено, що в книгах, журналах, реєстрах Жовтневої ДНК, ведення яких було закінчено у 2009 році, відсутні засвідчу вальні написи, що не відповідає вимогам п.8.13 Правил ведення нотаріального діловодства. При огляді книги викликів нотаріуса Луцько О.М. виявлено, що у 2008 році нотаріусом було здійснено 2 виїзди за межі нотаріального округу з подальшим вчиненням нотаріальних дій. Цим порушено вимоги ст.25 ЗУ «Про нотаріат», абз.1 п.11 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Крім того, перевіркою встановлено, що нотаріусом Луцько О.М. не ведеться облік спеціальних бланків документів інформаційної системи МЮУ, оскільки на момент перевірки у нотаріуса не заведена книга обліку оприбуткування бланків, ведення якої передбачено Положенням про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи МЮУ та з 2010 року – Типовою номенклатурою справ.

Перевіряючими зверталась увага на оформлення нотаріусами відповідей на запити установ, громадян, контрольні завдання управління юстиції. В ході перевірок з’ясовано, що відповіді на вищезазначені запити оформлялися нотаріусами Луцько О.М. та Бабич Н.Г. не на бланку приватного нотаріуса, як того вимагає п.5.3.1 Правил ведення нотаріального діловодства, а на звичайному аркуші формату А4. На відповідях на запити нотаріуса Бабич Н.Г. не зазначався вихідний номер документа, тобто вихідні документи не реєструвалися в Журналі вихідної кореспонденції, що порушувало п.п.6.2, 6.7 Правил ведення нотаріального діловодства. Під час перевірки нотаріуса Луцько О.М. виявлено порушення нотаріусом вимог ст.8 ЗУ «Про нотаріат» щодо дотримання нотаріальної таємниці. Зокрема, нотаріусом було надано інформацію про вчинену нотаріальну дію особі, щодо якої чи за дорученням якої нотаріальна дія не вчинялась. На розгляді в приватного нотаріуса Бабич Н.Г. перебували запити Старовижівського районного суду з приводу надання інформації про наявність заведених спадкових справ. У справі нотаріуса зберігаються копії витягів зі Спадкового реєстру про результати проведеної перевірки. Однак, письмові відповіді про направлення таких витягів на адресу суду у справі нотаріуса відсутні, що не підтверджує виконання нотаріусом вимог ч.6 ст.8 Закону України «Про нотаріат».

Перевіркою виявлено, що нотаріус Луцько О.М., з липня 2009 року, у разі посвідчення документа, який викладений на 3-х і більше сторінках, викладає на нотбланку першу та останню сторінки, чим не враховано зміни до п.5 Інструкції в частині викладення усіх сторінок нотаріально посвідченого документа на нотбланках. В книзі обліку надходження спеціальних бланків нотаріальних документів нотаріуса Луцько О.М. відсутні записи про отримання нотаріусом бланків впродовж 2008-2009 років, що не відповідає вимогам абз.2 п.2.7 Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (у редакції наказу від 28.12.2006 р. №110/5 та змін до нього).

Перевіркою виявлені випадки допущення помилок нотаріусом Завішою Л.Я. при посвідченні довіреностей та договору купівлі-продажу. Так, під час проведення аналізу документів у справах Жовтневої ДНК із нотаріально посвідченими довіреностями комісією виявлено кілька випадків недотримання завідувачем контори п.5.5.2 Правил ведення нотаріального діловодства щодо порядку викладення посвідчувального напису на звороті оформлюваного документа: на лицьовій стороні довіреностей відсутня частина найменування селища, в якому знаходиться держнотконтора. Крім того, були виявлені кілька випадків неповного виконання вимог п.5.4.12 Правил ведення нотаріального діловодства щодо порядку здійснення застереження виправлень, дописок в текстах довіреностей за 2009 рік. Застереження здійснені нотаріусом Завішою Л.Я. лише в кінці посвідчувальних написів, дата внесення виправлень, підписи довірителів відсутні.

При огляді договору купівлі-продажу квартири, посвідченого нотаріусом Жовтневої ДНК у 2009 році, укладеного за участю представника відчужувачів, комісією встановлено, що представник також діяв в своїх інтересах, оскільки набувачем майна була його дружина, майно набувалось у спільну сумісну власність подружжя, як наслідок, - порушено принципи представництва, встановлені ст.238 ЦК України. Також, до даного договору нотаріусом Завішою Л.Я. долучені копії паспортів, за якими були встановлені особи, які брали участь у правочині. Дані документи були недійсними у зв’язку з відсутністю вклеєних фотокарток по досягненню відповідного віку, чим нотаріусом не виконано вимоги п.5.8 Правил ведення нотарільного діловодства, п.31 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, ст.47 Закону України «Про нотаріат».

Під час перевірки діяльності Зінчук Г.Т. встановлено, що при посвідченні договорів відчуження часток нерухомого майна, договорів відчуження земельних ділянок, договорів про порядок володіння та користування спільним майном нотаріусом не виконуються вимоги п.28 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України щодо проставлення відмітки про огляд та повернення правовстановлювального документа на майно, що є предметом договору.

Необхідно зазначити і те, що нотаріуси допускають помилки і в роботі з Спадковим реєстром. Так, під час перевірки діяльності нотаріуса Луцько О.М. комісією виявлено кілька випадків, коли відомості про посвідчені заповіти за 2008-2009 роки були внесені до Спадкового реєстру раніше, ніж посвідчення самого заповіту, що не узгоджується з вимогами п.2.1 Положення про Спадковий реєстр та п.171 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. При перевірці роботи нотаріуса Бабич Н.Г. зі Спадковим реєстром, комісією виявлено випадок, коли на підставі заяви спадкоємця нотаріусом надано витяг з реєстру про наявність/відсутність заведеної до майна спадкодавця спадкової справи. До заяви нотаріусом долучено копію свідоцтва про смерть спадкодавця, але не витребувано документи, що підтверджують право на спадкування особи за законом чи заповітом. В даному випадку нотаріусом не в повній мірі виконано вимоги п.3.2 Положення про Спадковий реєстр. Мають місце порушення у роботі зі Спадковим реєстром нотаріуса Завіші Л.Я. Так, виявлені випадки, коли нотаріус вносить відомості до реєстру не в день вчинення нотаріальної дії, а через декілька днів.

Нотаріусом Завішою Л.Я. у 2009 році було посвідчено заповіт за участю свідків. Оскільки заповідач у зв’язку з хворобою не міг особисто підписати заповіт, то за його дорученням заповіт був підписаний свідками. В даному випадку нотаріус не врахував вимоги п.16 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, згідно якого підпис заповідача на заповіті повинна була проставити інша особа, а не свідок.

При огляді заяв про прийняття спадщини, про відмову від прийняття спадщини, про видачу свідоцтв про право на спадщину, які оформляються нотаріусом Бабич Н.Г., встановлено відсутність в їх тексті відомостей про наявність інших спадкоємців та їх місця проживання, для встановлення кола осіб, які закликаються до спадкування. При огляді завершених спадкових справ цього нотаріуса встановлено, що у разі видачі свідоцтва на спадщину та спадкове майно, правовстановлювальний документ якого не залишається у справах, нотаріусом не здійснюються відмітки про огляд та повернення спадкоємцю такого документа, що не відповідає вимогам п.28, п.216 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. При огляді спадкової справи, заведеної у 2010 році, комісією виявлено, що спадкове майно складається із частки у спільній сумісній власності подружжя, що підтверджується правовстановлювальними документами на житловий будинок. Заява пережилого подружжя про те, що вона не претендує на одержання свідоцтва про право власності на частку в спільному майні, у справах нотаріуса відсутня. Нотаріусом Бабич Н.Г. всупереч п.224 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України видано свідоцтва про право на спадщину на весь житловий будинок та на всі грошові кошти в банку.

При видачі свідоцтв про право на спадщину на нерухоме майно нотаріус Завіша Л.Я. у 2009-2010 роках здійснює перевірку наявності/відсутності податкової застави за даними Державного реєстру обтяжень рухомого майна, чим не враховано зміни до п.216 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, згідно яких така перевірка не проводиться.

Під час перевірки роботи нотаріуса Бабич Н.Г. з Єдиним реєстром довіреностей комісією встановлено, що впродовж 2008-2009 років для перевірки дійсності довіреностей, пов’язаних із вчиненням нотаріальної дії, нотаріусом використовується скорочений витяг з реєстру, що не відповідало вимогам п.3.3 Положення про єдиний реєстр довіреностей. При перевірці роботи нотаріуса з Державним реєстром обтяжень рухомого майна було встановлено, що у 2009 році на підставі відповідної заяви про надання інформації з реєстру нотаріусом було сформовано витяг з Державного реєстру. Проте графу заяви «Службові відмітки» нотаріус не заповнив, чим не врахував п.1.3 Інструкції про порядок ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна та заповнення заяв.

Під час перевірки роботи нотаріуса Завіші Л.Я. з Державними Реєстрами з’ясовано, що в роботі з Державним реєстром обтяжень рухомого майна при реєстрації заяви у реєстрі заяв та запитів реєстратор вказує особу, щодо якої вчиняється нотаріальна дія, а не ПІБ державного нотаріуса, що є невірним.

Підсумовуючи результати проведених перевірок слід зазначити, що робота нотаріусів Заліської Н.М., Грудзевич Т.О., Шкльоди Я.А., Асадуллаєва О.Е., Зінчук Г.Т., завідувача Жовтневої ДНК Завіші Л.Я. визнана такою, що здійснюється на належному рівні. Робота Бабич Н.Г. щодо організації нотаріальної діяльності визнана такою, що здійснюється на належному рівні, а робота щодо дотримання правил ведення нотаріального діловодства – на задовільному рівні, робота Луцько О.М. щодо організації нотаріальної діяльності визнана такою, що здійснюється на незадовільному рівні, а робота щодо дотримання нотаріусом правил нотаріального діловодства визнана такою, що здійснюється на задовільному рівні. В зв’язку з цим, діяльність Луцько О.М. зупинялась строком на один тиждень на час проходження підвищення кваліфікації з діловодства в Луцькій районній ДНК. Для всіх нотаріусів Головним управлінням юстиції у Волинській області винесені накази про встановлення строку для усунення виявлених недоліків нотаріусами. В зв’язку з цим на виконання цих наказів нотаріусами було направлено до управління юстиції повідомлення про вжиття заходів для покращення роботи та врахування рекомендацій щодо усунення порушень та помилок у роботі та недопущення їх у майбутньому.

За результатами перевірок нотаріусам рекомендовано:

- чітко дотримуватись Правил ведення нотаріального діловодства;

- дотримуватись Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій;

- дотримуватись вимог Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України;

- чітко дотримуватись вимог Закону України “Про нотаріат”;

- дотримуватись нормативно-правових актів ведення Єдиних та Державних реєстрів інформаційної системи МЮУ;

- дотримуватись вимог Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання.