З метою перевірки організації нотаріальної діяльності нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства відповідно до ст. 33 Закону України „Про нотаріат”, протягом 12 місяців 2012 року згідно з річними планами комплексних перевірок нотаріусів Волинської області на 2012 рік відділом нотаріату управління юстиції було проведено 44 перевірки, з них: 37 – перевірок роботи приватних нотаріусів та 7 перевірок державних нотаріальних контор.

Комплексні планові перевірки проводились з метою визначення професійного рівня нотаріусів, виявлення порушень законодавства, яке регулює організацію нотаріальної діяльності та ведення нотаріального діловодства, а також з метою надання рекомендацій щодо усунення причин, внаслідок яких допущені порушення, та вжиття необхідних заходів реагування.

При проведенні комплексних перевірок зверталася увага на стан дотримання нотаріусами області вимог Закону України «Про нотаріат» від 02.09.1993 №3425-XII, Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України (редакція від 31.12.2008, далі – Правила 2008 року), Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (редакція від 03.03.2004, далі – Інструкція), Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 №296/5 та Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (далі – Правила 2010 року) щодо ведення нотаріального діловодства, зберігання нотаріальних документів та підготовки їх для тимчасового зберігання в архіві, дотримання вимог положень про Єдині та Державні реєстри, що діють в системі нотаріату.

Відділом нотаріату Головного управління юстиції у Волинській області в першу чергу в ході проведення планових комплексних перевірок було перевірено відповідність приміщення, в якому здійснюють свою нотаріальну діяльність приватні нотаріуси, вимогам нової редакції Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за організацією нотаріальної діяльності, затвердженого наказом Мін’юсту від 23.03.2011 №888/5 та ст.25 Закону України «Про нотаріат».

Так, на момент проведення перевірок робочих місць приватних нотаріусів було встановлено, що не в усіх робочі місця відповідали вимогам п. 9 вищезазначеного Положення та ст.25 Закону України «Про нотаріат».

На виконання вимог статті 28 Закону України «Про нотаріат» були оглянуті договори страхування цивільно-правової відповідальності приватних нотаріусів. Розмір страхової суми відповідав вимогам чинного законодавства. Водночас встановлений випадок, коли страхова сума за договором страхування цивільно-правової відповідальності становила 164 100 грн. Разом з тим, на момент перевірки мінімальний розмір заробітної плати становив 1 118 грн., відповідно страхова сума повинна була б становити не менше ніж 167 700 грн. Як наслідок приватним нотаріусом було порушено вимоги частини 4 статті 28 Закону України «Про нотаріат».

При огляді індивідуальної номенклатури справ нотаріусів на 2010-2011 роки встановлено, що окремими нотаріусами графа 3 «Кількість справ (томів)» номенклатури справ не була заповнена, чим не враховано п. 6 Методичних рекомендацій щодо застосування Типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса (додаток № 32 до Правил ведення нотаріального діловодства).

При огляді журналів реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, встановлено, що при реєстрації вхідних документів від юридичних осіб в графі 2 журналу реєстрації вхідних документів нотаріуси не завжди зазначали інформацію про індекс отриманого документа. Водночас, нотаріуси помилково реєстрували в журналі реєстрації вхідної кореспонденції заяви відужувачів, набувачів майна за договорами про те, що вони в шлюбі не перебувають або є вдовою/вдівцем, чим не дотримано вимоги п. 8.10 Правил ведення нотаріального діловодства (2010), згідно якого такі заяви не підлягають реєстрації у журналі реєстрації вхідних документів.

При огляді алфавітної книги обліку інших договорів встановлено, що в не усіх нотаріусів книга відповідала формі, встановленій в додатку №8 до Правил.

При огляді ведення журналу обліку викликів нотаріуса для вчинення нотаріальних дій поза приміщенням державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, приміщенням, яке є робочим місцем приватного нотаріуса встановлено, що записи у графах даної книги загалом відповідали їх змісту. Однак, у графі 9 «час виїзду та повернення нотаріуса до державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, робочого місця приватного нотаріуса» нотаріуси зазначали час, який зазначався ними в графі 5 «дата і час виїзду нотаріуса за межі державної нотаріальної контори, державного нотаріального архіву, робочого місця приватного нотаріуса». В свою чергу, в графі 9 нотаріусам необхідно зазначати час, коли нотаріус виїхав від особи, яка робила виклик та час повернення нотаріуса на його робоче місце. Також в графі 6 журналу «види та кількість нотаріальних дій та їх реєстрові номери» нотаріуси не зазначали кількість вчинених ними нотаріальних дій, як наслідок не дотримано вимоги п.6.3 Правил (2010).

Інші оглянуті книги, журнали, ведуться нотаріусами відповідно до вимог п.6.3 Правил ведення нотаріального діловодства, згідно яких реєстри, журнали, книги ведуться відповідно до форм, установлених Правилами.

Реєстри для реєстрації нотаріальних дій ведуться нотаріусами з врахуванням Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

Разом з тим, найбільш поширеною помилкою нотаріусів при веденні Реєстрів для реєстрації нотаріальних дій є те, що нотаріуси в графі 2 Реєстру, дату вчинення нотаріальної дії проставляють без року, що є порушенням вимог п. 5.3.16. Правил ведення нотаріального діловодства (2008) та п 5.5. розділу V Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

Звернуто увагу, що при внесені до Реєстрів (2010-2012) записів про вчинені нотаріальні дії, деякими нотаріусами здійснювалось виправлення в їх тексті, як щодо прізвища, ім’я, по батькові осіб, що брали участь у посвідченні правочинів, так і в даті вчинення нотаріальної дії, у змісті вчинення нотаріальної дії. Однак, такі виправлення не застерігалися підписом та печаткою нотаріуса, чим порушено вимоги п. 7.15 розділу VII Порядку та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

Мали місце випадки, коли при засвідченні справжності підписів 2 посадових осіб юридичної особи на банківських картках, нотаріуси такій нотаріальній дії присвоювали лише один реєстровий номер, а необхідно два номери, що не узгоджується з п. 7.19 Правил.

Також, звернуто увагу на випадок, коли при засвідченні справжності підпису однієї особи на 2-х банківських картках, державним нотаріусом помилково було присвоєно такій дії два реєстрових номера, що не узгоджується з п. 7.20 Правил (2010).

При засвідченні вірності кількох копій одного й того самого документа, нотаріуси вірно заповнювали графу 1 Реєстру, зазначаючи ту кількість реєстрових номерів, що відповідає кількості оформлених копій, однак в графі 5 Реєстру не завжди вірно зазначали кількість засвідчених копій, чим не дотримано п. 7.38 Правил.

Виявлено, що при вчиненні одночасно для однієї і тієї ж особи декількох нотаріальних дій, нотаріуси в графі 3 Реєстру, здійснювали посилання на відповідний реєстровий номер та його дату в якому зазначені відомості про місце проживання особи, для якої вчинено нотаріальну дію, що не узгоджується з вимогами п.п. 7.22, 7.27 Правил.

Поряд з цим слід зазначити, що при вчинені нотаріальної дії за участю іноземного громадянина, у графі 3 Реєстру нотаріуси не завжди зазначали його громадянство, чим не в повній мірі дотримано вимог п. 7.22. розділу VІІ Правил.

При вчиненні нотаріальної дій за участю представника, який діяв на підставі довіреності, в графі 3 Реєстру нотаріуси не завжди зазначали реквізити даної довіреності, на підставі якої здійснювалось представництво, що не відповідає абз. 3 п. 7.22 Правил (2010 року).

В графу 3 Реєстру деякі нотаріуси вносять «рік народження особи», а необхідно вносити дані відомості у графу 4, чим не дотримано вимог п. 12 Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, затвердженого наказом МЮУ від 15 липня 2003 року N 87/5 та п. 7.28. розділу VІІ Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

При посвідченні договору застави (між банком та юридичною особою) приватний нотаріус в графу 3 Реєстру не вніс відомостей про адресу місцезнаходження юридичної особи, податковий номер, чим не було дотримано вимоги п. 7.23 Правил. Крім того, в графі 4 Реєстру нотаріус не зазначив інформації про реквізити документів, за якими було перевірено правоздатність та дієздатність юридичної особи (статут, свідоцтво про державну реєстрацію, витяг з ДРЮОФОП), чим не виконано п. 7.30 Правил (2010).

В ході огляду Реєстру за 2010 рік зауважено, що при засвідчені вірності копії документа, нотаріусом в графу 4 Реєстру внесено відомості з посвідчення водія, за яким було встановлено особу, що суперечить вимогам ст. 43 Закону України «Про нотаріат».

При засвідчені справжності підписів на заяві про надання згоди батьків на виїзд дитини за кордон, нотаріуси в графі 5 Реєстру, не зазначали часовий проміжок перебування дитини у зазначеній державі, чим не в повній мірі дотримано вимоги п. 13.4 Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19 листопада 2007 року №1101/5).

Крім того, при засвідченні справжності підписів осіб на заявах в графі 5 Реєстру нотаріуси не завжди зазначали, кому адресується така заява, що не узгоджується з вимогами п. 7.32 Правил.

При засвідчені справжності підпису перекладача на перекладі документа в графі 5 Реєстру, нотаріуси не завжди відображали зміст документу, чим не в повній мірі виконано вимоги п. 7.32 Правил ведення нотаріального діловодства. Також не завжди зазначали відомості про документ, за яким встановлено кваліфікацію перекладача, чим порушено вимоги п. 7.40 Правил (2010).

При засвідченні вірності копії довіреності, посвідченої іншим нотаріусом, в графі 5 Реєстру нотаріус не зазначив дату та номера витягу про перевірку нотаріального бланка, на якому викладено текст довіреності, за даними Єдиного реєстру бланків, чим не виконано п. 7.41 Правил.

Звернуто увагу, коли в графі 7 Реєстру (2010) підпис представника юридичної особи був скріплений гербової печаткою, що не узгоджується з п. 15.1 Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій. Водночас в графі 5 Реєстру за 2010 рік при посвідченні договору відчуження нерухомого майна нотаріусом не зазначалась вартість майна, чим не дотримано п. 13.5 Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19 листопада 2007 року №1101/5).

Слід зазначити, що в графі 6 Реєстру, державні нотаріуси не завжди зазначали реквізити квитанції та назву банку, в якому було сплачено державне мито, чим не виконано вимоги 7.43 Правил (2010).

Разом з тим, зустрічалися випадки коли в графі 7 Реєстру (2010) не зазначалося прізвище особи, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, а лише її підпис, чим недотримано вимог п. 15.1. Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій.

При одночасному посвідченні нотаріусом договорів відчуження житлового будинку та земельної ділянки в графі 7 Реєстру підписи осіб, які брали участь в укладені правочину були проставлені лише щодо реєстрового №1, а щодо реєстрового №2 підписи відчужувача та набувача майна були відсутні, чим нотаріусом не дотримано п. 7.47 Правил ведення нотаріального діловодства

В свою чергу зустрічались випадки, коли в Реєстрах для реєстрації нотаріальних дій щоденний підсумковий запис у кінці кожного робочого дня не скріплювався підписом нотаріуса, чим не дотримано вимоги п. 16 Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій (2003) та п. 7.48. розділу VІІ Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

Водночас, комісіями було перевірено роботу нотаріусів щодо стану дотримання нотаріальної таємниці. Випадків порушення нотаріусами ст.8 Закону України «Про нотаріат» не встановлено. Разом з тим, виявлено декілька випадків, коли нотаріуси надавали відповідь на запит суду, в якому не було зазначено реквізитів номера цивільної справи та які не були скріплені гербовою печаткою, відповідного органу, що не узгоджується з вимогами частини 6 статті 8 Закону України «Про нотаріат».

При перевірці роботи нотаріусів щодо дотримання Правил ведення нотаріального діловодства в частині складання службових документів комісіями було оглянуто справи №01-14 за 2009-2010 роки, №01-16 за 2011-2012 роки “Листування з фізичними, юридичними особами з питань діяльності нотаріату”.

Слід зазначити, що документи у справах в окремих нотаріусів не були сформовані в хронологічному порядку з січня по грудень, як того вимагає п. 8.5. Правил ведення нотаріального діловодства (2008) та п. 10.2. розділу Х. Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

Мали місце випадки недотримання нотаріусами рекомендованого Міністерством юстиції України розміру шрифту на документах, а саме замість 12-14 використовувався 10 розмір шрифту.

При огляді договорів відчуження житлових будинків (2010-2012) встановлено, що в текстах договорів нотаріуси не завжди зазначали відомості про кадастровий номер земельних ділянок на яких знаходиться нерухомість, що є істотною умовою договору, згідно ст. 377 Цивільного кодексу України.

Водночас з оглянутих договорів купівлі-продажу квартири (2012) вбачалось, що нотаріуси в тексті договорів не зазначали реєстраційний номер облікової картки платника податків покупця, хоча копія довідки про присвоєння номера ними до договорів долучена, чим порушено вимоги пункту 8 глави 7 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

При посвідчені договорів відчуження (2011-2012) у разі коли відчужувачем є особа, у якої немає чоловіка/дружини чи є вдовою/вдівцем нотаріуси витребовують відповідну заяву, яку оформляють на примірнику правочину в порушення вимог п.8.10 Правил ведення нотаріального діловодства (2010), згідно яких такі заяви викладаються на окремому аркуші.

При огляді договору купівлі-продажу ? частки житлового будинку, посвідченого приватним нотаріусом (в жовтні 2010 року) встановлено, що продавцем за довіреністю діяла дружина покупця, яка одночасно набувала право власності на майно та надавала згоду на купівлю майна за спільні кошти у спільну сумісну власність подружжя. При посвідченні даного договору нотаріус прийняв довіреність на розпорядження майном, яка суперечила вимогам ч. 3 ст. 238 ЦК України.

При огляді договору дарування житлового будинку (2010), встановлено, що до договору приватним нотаріусом долучено витяг з Єдиного реєстру заборон, згідно якого судом на даний будинок було накладено дві заборони відчуження. Однак, всупереч вимогам п.47 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України та ст. 55 Закону України «Про нотаріат», нотаріусом було посвідчено даний договір.

Разом з тим виявлено випадки, коли при посвідченні договору дарування квартири нотаріуси не витребували згоду подружжя дарувальника на укладення договору дарування, чим не дотримано підпункт 4.2 пункту 4 глави 1 розділу ІІ Порядку.

Мали місце випадки, коли договори дарування земельних ділянок, які були посвідчені нотаріусами у 2010 році, не реєструвались у Реєстрі правочинів, як це передбачено вимогами ст. 132 Земельного кодексу України.

При посвідченні договорів дарування нотаріуси не завжди в тексті вказували, що дарувальник передає майно обдаровуваному безоплатно у власність відповідно до ст. 717 Цивільного кодексу України.

З оглянутих договорів купівлі-продажу квартир вбачалось, що не завжди посвідчувальний напис на договорах відповідав формі. Крім того зазначалось, що у відповідності до ст. 210 ЦК України договір підлягає реєстрації у БТІ, чим порушено вимоги п. 6.14. розділу VІ Правил ведення нотаріального діловодства (2010). Також, до договорів купівлі-продажу нотаріуси не завжди долучали витяг з Державного реєстру іпотек, чим не дотримано вимоги підпункту 2.4. пункту 2 глави 2 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

На порушення вимог п. 6.24 Правил при посвідченні договору купівлі – продажу частини нежитлового будинку (2010), нотаріус долучив до справи рішення засновника про продаж майна, яке не було скріплене печаткою юридичної особи. Також, до справи нотаріус долучив згоду на вчинення даного правочину викладену на нотаріальному бланку. Однак на порушення п. 22-1 Інструкції та п. 3.1 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, в матеріалах справи були відсутні підтвердження перевірки спеціального бланку, на якому викладений документ, який був поданий для вчинення нотаріальної дії (2010).

Водночас, на порушення вимог п.п. 5.1 п. 5 глави 1 розділу 2 Порядку, нотаріусом був посвідчений договір купівлі – продажу частки спільного майна (будинку) (2012), але без наявності відомостей про те, що інший учасник спільної часткової власності був повідомлений про намір продажу частки в спільному майні з метою реалізації його переважного права купівлі частки у праві спільної часткової власності.

В свою чергу слід зазначити, що нотаріуси належним чином виконують вимоги Закону України «Про основи соціального захисту бездомних громадян та безпритульних дітей», долучаючи до примірників договорів довідки органів місцевого самоврядування про склад сім’ї, заяви відчужувачів про відсутність права користування у дітей, на яких здійснюється відмітка нотаріусами про перевірку даних фактів за будинковою книгою. У разі встановлення права власності дітей на відчужуване майно або право користування житловими приміщеннями нотаріусами витребовується дозвіл органу опіки та піклування на вчинення правочину. Разом з тим встановлені випадки, коли на порушення вимог п.п. 1.9 п. 1 глави 2 розділу 2 Порядку нотаріуси не витребували довідки про склад сім’ї з житлово-експлуатаційної організації, а лише долучали копію будинкової книги (2012).

При огляді заповітів (2012) встановлено, що в тексті заповітів не усі нотаріуси заповідачу роз’яснюють вимоги ст.1307 Цивільного кодексу України. Оглянуті заповіти підписані заповідачами із зазначенням відомостей про те, що заповіт ними вголос прочитаний та особисто ними підписаний. Однак в окремих випадках, заповіти були підписані заповідачами без зазначення вищезазначених відомостей, що не узгоджується з вимогами абз. 3 п.157 Інструкції та підпункту 1.7. пункту 1 глави 3 розділу ІІ Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Встановлено випадок, коли заповіт (2012) посвідчений нотаріусом в 16.00 год., а зареєстрований у Спадковому реєстрі об 15.10 год., а саме до моменту його посвідчення, чим порушено пункт 2.1. Положення про Спадковий реєстр. Водночас виявлено, що посвідчувальний напис на заповіті не відповідав формі №45, встановленій в додатку №25 до Правил.

Крім того встановлено, що 02.02.2012 нотаріусом був посвідчено заповіт. Згідно запису у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, витягу про реєстрацію у Спадковому реєстрі даний заповіт був зареєстрований 01.02.2012. Як наслідок, нотаріусом порушено п.п. 6.6, 7.21 Правил ведення нотаріального діловодства, згідно яких дата запису в реєстрі має відповідати даті вчинення нотаріальної дії і даті складання документа.

При огляді примірників правочинів, які посвідчені нотаріусами по виклику (2011) виявлено, що нотаріуси в посвідчувальних написах не завжди зазначали відомості про місце вчинення нотаріальної дії, причини, з яких вчинено нотаріальну дію по виклику, чим порушено вимоги п.11 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Разом з тим, записи в графі 5 Реєстру для реєстрації нотаріальних дій, також не містили відповідних відомостей, чим не виконано п. 7.39 Правил.

Зустрічалися випадки, коли при скасуванні заповіту, нотаріуси в Реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії не робили відповідної відмітки, або не скріплювали її підписом та печаткою нотаріуса, чим порушено вимоги п. 7.42 Правил.

Крім того, у випадку видачі дублікату заповіту (2011), окремі нотаріуси проставляли відмітку про його видачу в Реєстрі для реєстрації нотаріальних дій, що суперечить п. 29 Інструкції, де зазначено, що про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах нотаріуса. Разом з тим зустрічались випадки, коли текст дублікату не містив посвідчувального напису нотаріуса про посвідчення заповіту, що не узгоджується з абз. 10 п. 29 Інструкції. Водночас, дублікат заповіту не завжди реєструвався у Спадковому реєстрі, чим не дотримано п. 2.1.3 Положення про Спадковий реєстр (наказ Мін’юсту від 07.07.2011 № 1810/5).

При огляді довіреностей (2012) вбачалось, що до примірників довіреностей, нотаріусами були долучені копії паспортів довірителів, які не містили вклеєних фотокарток по досягненню ними 25-ти, 45-ти років, чим порушено вимоги п.6.24 Правил, та пункту 5 глави 7 розділу І Порядку.

Встановлено випадки, коли зняття заборон (2011), нотаріуси здійснювали на підставі лише підтвердження банку про погашення позики та припинення іпотечного договору. Водночас, нотаріуси не витребували заяву іпотекодавця у зв’язку з поданням ним безспірних доказів виконання зобов’язання, що не узгоджується з вимогами п.253 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Практика ведення та оформлення спадкових справ нотаріусами області загалом вірна. Разом з тим, документи в оглянутих спадкових справах формувалися окремими нотаріусами не у хронологічному порядку, чим не дотримано вимоги п. 11.6 Правил.

При оформленні заяв спадкоємців, окремі нотаріуси дату посвідчення заяви не прописували словами, а лише зазначали цифрами, що не відповідає вимогам п. 6.9. розділу VI Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

В окремих випадках, нотаріуси не вірно зазначали номер спадкової справи на заявах, які долучалися до спадкової справи. Зокрема, записи про номера заведеної спадкової справи були зроблені наприклад: у форматі «1/11», а необхідно «1/2011», тобто рік заведення необхідно зазначати у повному форматі (п.11.3 Правил).

Водночас, при заведені спадкової справи нотаріуси в першу чергу здійснювали перевірку за даними Спадкового реєстру інформації про наявність/відсутність посвідчених заповітів, спадкових договорів, а лише потім перевірку наявності/відсутності заведеної спадкової справи, про що свідчать долучені до справ витяги що не узгоджується з главою III Положення про Спадковий реєстр та абз. 2 п.231 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій (в редакції наказу від 03.03.2004 №20/5), а також абз. 2.2 розділу 2 глави 10 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

При огляді спадкової справи (2012), заведеної державним нотаріусом, згідно Спадкового реєстру вбачалось наявність записів про заповіти, які не давали змогу ідентифікувати особу заповідача у зв’язку з відсутністю відомостей про дату, місце народження. В порушення вищезазначених вимог, нотаріусом було видано свідоцтво про право на спадщину без направлення запитів до нотаріальних установ щодо отримання відомостей про такі заповіти. Крім того, цим же державним нотаріусом при видачі свідоцтва про право на спадщину (2012) не було перевірено наявність/відсутність заповітів, складених за життя спадкодавцем, чим порушено вимоги підпункту 2.2 пункту 2 глави 10 розділу ІІ Порядку.

Встановлено випадок, коли при видачі свідоцтва про право на спадщину за заповітом (2012), нотаріус не перевірив за даними Єдиного реєстру бланків дійсність бланку, на якому був викладений заповіт. Даний бланк був перевірений після видачі свідоцтва, чим не дотримано п.4 глави 8 розділу І Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

При огляді спадкової справи (2011), заведеної приватним нотаріусом виявлено, що видані свідоцтва про право на спадщину за законом не відповідали встановленим Міністерством юстиції формам. Зокрема, згідно спадкової справи спадкоємці за законом відмовились від прийняття спадщини на користь іншого спадкоємця за законом. Проте даний факт у свідоцтвах не відображено, нотаріусом використано форму свідоцтва за №1, а необхідно за №7 додатку №25 до Правил ведення нотаріального діловодства. Крім того, при видачі свідоцтва про право на спадщину на майновий пай нотаріус залишив у спадковій справі оригінал свідоцтва про право власності на майновий пай. Згідно п. 14 Порядку визначення розмірів майнових паїв членів колективних сільськогосподарських підприємств та їх документального посвідчення, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2001 №177, оригінал свідоцтва про право на майновий пай подаються новим власником до відповідної сільської чи селищної ради. Тобто, при спадкування права на майновий пай оригінал свідоцтва повертається спадкоємцю, а у справі залишається його копія.

При видачі свідоцтв про право на спадщину (2010), нотаріуси використовували нові форми свідоцтв, встановлених у додатках до Правил. Разом з тим, видані свідоцтва про право на спадщину у 2011-2012 роках містили відомості про відсутність заборони (арешту), які не передбачені формами свідоцтв встановлених додатком 25 до Правил у редакції від 2010 року.

Також мали місце випадки, коли нотаріуси не реєстрували у журналі реєстрації вхідних документів відповіді установ на запити, чим порушено п. 8.2 Правил.

Разом з тим виявлено випадки, коли у спадкових справах були залишені примірники запитів до КП «Волинське обласне БТІ», управління Держкомзему, які викладені на білому аркуші, без використання бланка нотаріуса, що не узгоджується з вимогами п.5.2 Правил ведення нотаріального діловодства (2010). Крім того, в текстах запитів не завжди зазначалися норми законодавства, яким передбачено отримання цієї інформації (ст. 46 ЗУ «Про нотаріат»). Крім того, на порушення п.п. 6.7.- 6.8. Правил, запити нотаріусів до установ щодо надання відомостей або витребовування документів не були скріплені печаткою нотаріуса.

Слід зазначити, що окремі державні нотаріуси на письмові запити суду по цивільних справах, надавали оригінали примірників нотаріально посвідчених документів (спадкові справи), які зберігаються у справах контори, що не відповідає п. 8.18 Правил ведення нотаріального діловодства (2008), п.16.1 Правил (2010), оскільки письмовий запит не є процесуальним документом суду та не є підставою для видачі документів.

На порушення п. п. 11.5 - 11.7 Правил, деякими нотаріусами закінчені спадкові справи з січня по березень 2012 року в порушення

п. п. 11.5 - 11.7 Правил, не були вміщені в картонаж/архівні папки, документи не були підшиті у спадкові справи, внутрішні описи до спадкових справ та картонажів/архівних папок не були складені.

Перевіркою відмічено, що нотаріусами складені річні розділи описів справ постійного та тривалого строків зберігання за 2009-2011 роки з урахуванням вимог Правил нотаріального діловодства: окремо на справи постійного та тривалого строків зберігання. Дані описи справ постійного та тривалого строків зберігання затверджені нотаріусами, проте не в усіх погоджені з державним нотаріальним архівом та не схвалені експертною комісією при Головному управлінні юстиції, чим не було дотримано п. 9.6. Правил ведення нотаріального діловодства (2008).

В окремих випадках архівні справи, що знаходяться на зберіганні у нотаріусів та включені до річних розділів описів справ, не упорядковані по роках, а в межах року по категоріям. Також, до річних розділів описів справ постійного і тривалого зберігання включаються непрошиті справи. У деяких нотаріусів на момент перевірки були відсутні паспорт архіву, історична довідка та доповнення до неї.

Архівні документи нотаріусів за 2010-2011 роки тимчасового строків зберігання (примірники довіреностей, документи адміністративно-господарської діяльності) розміщені у папки на зав’язках. Однак, архівні документи за 2010-2011 роки тривалого строків зберігання окремими нотаріусами не розміщені в тверді обкладинки та не прошиті на 4 проколи туго натягнутими нитками, чим порушено вимоги п. 8.14.3. Правил ведення нотаріального діловодства (наказ МЮУ від 31.12.2008 року № 1325/16016) та п. 12.4. розділу ХІІ Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом МЮУ від 22.12.2010 № 3253/5. Разом з тим зустрічалися випадки, коли на обкладинки нотаріусами були наклеєні титульні аркуші, що не дозволяється згідно пункту 12.4.8 Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

Також зауважено, що у справах з нотаріально посвідченими договорами першим документом у деяких нарядах розміщено квитанції про сплату збору на обов’язкове пенсійне страхування, що є невірним, оскільки згідно вимог п. 8.7 Правил ведення нотаріального діловодства (в редакції від 31.12.2008 №2368/5) першим документом, що підшивається у справу, повинен бути примірник посвідченого правочину, а наступні – документи, на підставі яких він був посвідчений (2010).

Отже враховуючи вищевикладене, вважаємо за необхідне звернути увагу надалі завідувачів державних нотаріальних контор, приватних нотаріусів на необхідність суворого дотримання вимог Закону України «Про нотаріат», Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, Правил ведення нотаріального діловодства щодо ведення нотаріального діловодства, зберігання нотаріальних документів та підготовки їх для тимчасового зберігання в архіві, вимог положень про Єдині та Державні реєстри, що діють в системі нотаріату.

В.о. начальника відділу нотаріату                     Є.І. Кухарик