Положениям про Мiнiстерство юстицiї України, затвердженим Указом Президента Украни вiд 6 квiтня 2011 року № 395/2011, передбачено, що Мiнiстерство юстицї України здiйснює державне регулювання нотарiальної дiяльностi, пiдготовку нотарiально оформлених документiв для їх консульської легалiзацiї, надає консульським установам i дипломатичним представництвам допомогу з питань вчинення нотарiальних дiй, проставляє апостиль на офiцiйних документах, що видаються органами юстицiї та судами, а також на призначених для використання на територiї iноземних держав документах, що оформляються нотарiусами.

Порядок консульської легалiзацiї офiцiйних документiв установлюється Вiденською конвенцiєю «Про консульськi зносини» 1963 року, мiжнародними договорами та чинним законодавством України, а також Iнструкцiєю про порядок консульської легалiзацiї офiцiйних документiв в Українi i за кордоном, затверджено наказом Мiнiстерства закордонних справ України вiд 4 червня 2002 року №113.

Конвенцiя 1961 року, що скасовує вимогу легалiзацiї iноземних документiв, згода на обов’язковiсть яко надана Законом України вiд 10 сiчня 2002 року ,,Про приєднання Украни до Конвенцiї 1961 року, що скасовує вимогу легалiзацiї iноземних документiв”, набула чинностi мiж Україною i державами-учасницями Конвенцiї, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22 грудня 2003 року.

Постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 18 сiчня 2003 року № 61 ,,Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцiєю, що скасовує вимогу легалiзацiї iноземних офiцiйних документiв”, встановлено, що Мiнiстерство юстицiї проставляє апостиль на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотарiусами України, для використанн їх за кордоном

Документи, поданi для проставлення апостиля чи пiдготовки до подальшої консульської легалiзацiї, розглядаються вiдповiдними компетентними органами.

Компетентнi органи з’ясовують чи пiдлягають поданi документи проставленню апостиля, подальшiй консульськiй легалізації.

За результатами проведеного аналiзу документiв, що були поданi для проставлення апостиля та здiйснення пiдготовки документiв до подальшої консульської легалiзацiї, встановлено наступне.

Вiдповiдно до статтi 10 Конституцiї України державною мовою в Українi є українська мова.

Мова нотарiального дiловодства визначається статтею 20 Закону Української РСР «Про мови в Українськiй РСР» (стаття 15 Закону Украни «Про нотарiат» (далi — Закон).

Статтею 48 Закону передбачено, що при посвiдченнi угод, засвiдченнi вiрностi копiй документiв i виписок з них, справжностi пiдпису на документах, вiрностi перекладу документiв з однiєї мови на iншу, а також при посвiдченнi часу пред’явлення документа на вiдповiдних документах вчиняються посвiдчувальнi написи.

Нотарiуси викладають текст нотарiального документа чи посвiдчувальний напис, яким закiнчується документ, або дублюють посвiдчувальний напис iноземною мовою без будь-якого додаткового засвiдчення, що не узгоджується з вказаними статтями Конституцiї, Закону Української РСР «Про мови в Українськiй РСР», Закону України «Про нотарiат» (Вiнницька, Волинська, Донецька, Днiпропетровська, Житомирська, Закарпатська, Запорiзька, Полтавська, Рiвненська, Сумська, Черкаська, Харкiвська, Херсонська областi, м.Київ ).

Вiдповiдно до статтi 34 Закону тексти договорiв, заповiтiв, довiреностей, свiдоцтв, актiв про морськi протести та протести векселiв, перекладiв у разi засвiдчення нотарiусом вiрностi перекладу документа з однiєї мови на iншу, заяв, на яких нотарiусом засвiдчується справжнiсть пiдпису, за винятком тих примiрникiв, що залишаються у справах нотарiуса, а також дублiкатiв нотарiальних документiв, викладаються на спецiальних бланках нотарiальних документiв. Зразок, опис, порядок витрачання, зберiгання, обiгу та звiтностi спецiальних бланкiв нотарiальних документiв установлюються Кабінетом Мiнiстрiв України.

Нотарiуси мiста Києва, Кiровоградської, Львiвської, Харкiвської, Черкаської областей вчиняють нотарiальнi дiї з порушенням вимог пункту 2.3 Порядку ведення Єдиного реєстру спецiальних бланкiв нотарiальних документiв, затвердженого наказом Мiнiстерства юстиції України вiд 4 листопада 2009 року № 2053/5, яким встановлено, що унесення до Єдиного реєстру вiдомостей про отримання/витрачання бланкiв здiйснюється Реєстраторами в день отримання/витрачання бланка та у суворiй послiдовностi вiдповiдно до порядкових номерiв, та пункту 2.6. Порядку, яким передбаченi коди витрачання бланкiв.

Статтею 313 Цивiльного кодексу України передбачено, що фiзична особа, яка досягла шiстнадцяти рокiв, має право на вiльний самостiйний виїзд за межi України. фiзична особа, яка не досягла шiстнадцяти рокiв, має право на виїзд за межi України лише за згодою батькiв (усиновлювачiв), пiклувальникiв та в їхньому супроводi або в супроводi осiб, якi уповноваженi ними.

Згiдно Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 27 сiчня 1995 року № 57 (у редакцiї постанови Кабiнету Мiнiстрiв України вiд 25 серпня 2010 року 724) виїзд з України громадян, якi не досягли 16-рiчного вiку, здiйснюється за згодою обох батькiв (усиновлювачiв) (далi - батьки) та в супроводi або в супроводi осiб, уповноважених ними, якi на момент виїзду з України досягли 18-рiчного вiку.

Виїзд з України громадян, якi не досягли 16-рiчного вiку, в супроводi одного з батькiв або iнших осiб, уповноважених одним з батькiв за нотарiально посвiдченою згодою, здiйснюсться за нотарiально посвiдченою згодою другого з батькiв iз зазначенням у нiй держави прямування та вiдповiдного часового промiжку перебування у цiй державi, якщо другий з батьків вiдсутнiй у пунктi пропуску.

Виїзд з України громадян, якi не досягли 16-рiчного вiку, в супроводi осiб, якi уповноваженi обома батьками, здiйснюсться за нотарiально посвiдченою згодою обох батькiв iз зазначенням держави прямування та вiдповiдного часового промiжку перебування у цiй державi.

Вiдповiдно до статтi 78 Закону нотарiуси, засвiдчують справжнiсть пiдпису на документах, змiст яких не суперечить законовi, i якi не мають характеру угод та не мiстять у собi вiдомостей, що порочать честь i гiднiсть людини.

Нотарiуси (Вiнницька, Днiпропетровська, Донецька, Житомирська, Запорiзька, Київська, Луганська, Миколаївська, Одеська, Сумська, Харкiвська, Херсонська, Чернiгiвська областi, м. Кив) не враховуючи вказанi вище вимоги, засвiдчують справжнiсть пiдписiв на заявах про визїд за кордон дiтей, якi не досягли 16-рiчного вiку.

На порушення пункту 6.14 Правил ведення нотарiального дiловодства, затверджених наказом Мiнiстерства юстицiї Украни вiд 22.12.2010 № 3253/5 (далi - Правила), при вчиненнi нотарiальних дiй нотарiуси Вiнницької, Днiпропетровської, Донецької, Житомирської, Закарпатської, Запорiзької, Iвано-Франкiвської, Харкiвської, Херсонської, Черкаської, Чернiвецької, Чернiгiвської областей, мiста Києва не додержуються форм посвiдчувальних написiв, зокрема, форми № 64 при засвiдченнi справжностi пiдпису на документах (заявах, афiдевiтах тощо).

Крiм того, вiдповiдно пунктiв 6.16., 6.17. Правил посвiдчувальний напис повинен бути написаний зрозумiло, чiтко, грамотно, без пiдчисток. Якщо посвiдчувальний напис не вмiщусться на нотарiально оформлюваному документi, вiн має бути продовжений на прикрiпленому до документа спецiальному бланку нотарiального документа, якщо нотарiальна дiя вчинялась на спецiальному бланку нотарiального документа.

У цьому випадку аркушi, на яких викладено текст документа, i аркуш iз продовженням посвiдчувального напису скрiплюються у спосiб, що унеможливлює їх роз’єднання без порушення цiлiсностi. Аркушi повиннi бути пронумерованi, кiлькiсть їх скрiплена підписом нотаріусаi його печаткою.

При засвiдченнi вiрностi копiй документiв нотарiусами мiста Києва, Закарпатської, Кiровоградської та Харкiвської областей не дотримуються вимоги пунктiв 6.16, 6.17 Правил.

На документах для дiї за кордоном (заяви про сiмейний стан, про тимчасовий виїзд дiтей за кордон, довiреностi тощо) пiсля посвiдчувального навису вчиняються службовi вiдмiтки, що не передбачено чинним законодавством, так як при засвiдченнi справжностi пiдпису нотарiус не посвiдчує факти, викладенi у документi, а лише пiдтверджує, що пiдпис зроблено певною особою, а змiст документа не суперечить законовi, не має характеру угод та не мiстить у собi вiдомостей, що порочать честь i гiднiсть людини (Вiнницька, Днiпропетровська, Донецька, Луганська, Львiвська областi та мiсто Київ).

Документи (листи, фотокартки, квитанцiї тощо), що додаються до афiдевiту, на пiдтвердження викладених у ньому фактiв, пiдшиваються перед афiдевiтом. Наявнiсть цих додаткiв повинна бути застережена в посвiдчувальному написi.

При засвiдченнi справжностi пiдпису на афiдевiтi з додатками нотарiуси мiста Києва на порушення форми № 68 додатку 25 до Правил не додають додатки, про якi вони зазначали у посвiдчувальному написi. Крiм того, такi додатки додаються не до афiдевiту, а пiсля нього (пiсля посвiдчувального напису, пiдпису нотарiуса та печатки).
Тексти нотарiально посвiдчуваних правочинiв, засвiдчуваних копiй (фотокопiй) документiв i виписок з них, тексти перекладiв та заяв повиннi бути написанi зрозумiло i чiтко, дати, що стосуються змiсту посвiдчуваних правочинiв, повиннi бути позначенi хоча б один раз словами, а найменування юридичних осiб - без скорочень iз зазначенням х мiсцезнаходження та iдентифiкацiйного коду за даними Єдиного державного реєстру юридичних осiб та фiзичних осiб пiдприемцiв. У необхiдних випадках зазначаються номери рахункiв юридичних осiб у банках (кредитних установах).

Прiзвища, iмена, по батьковi фiзичних осiб, їх мiсце проживания, а у випадках, передбачених законодавством, дата i мiсце їх народження, мiсце роботи, крiм уповноважених представникiв юридичних осiб, повиннi бути написанi повнiстю iз зазначенням iдентифiкацiйного номера за даними Державного реєстру фiзичних осiб платникiв податкiв та iнших обов’язкових платежів.

При посвiдченнi правочинiв за участю iноземних громадян зазначаються також їх громадянство, адреса постiйного мiсця проживания, а при посвiдченнi правочинiв за участю iноземних юридичних осiб - мiсцезнаходження та держава, де зареєстровано юридичну особу.

Текст нотарiально оформлюваного документа (договору, заповiту, довiреностi, заяви тощо) повинен бути викладений зрозумiло, чiтко, грамотно, не повинен мати пiдчисток, з дотриманням вимог чинного законодавства (пункти 6.9. 6.12. Правил).

Нотарiусами Днiпропетровської, Закарпатської областей та мiста Києва не враховуються вимоги вказаних пунктiв Правил пiд час оформлення документiв, зокрема заяв.

Вiдповiдно до статтi 52 Закону про всi нотарiальнi дiї, вчиненi нотарiусами, робиться запис у реєстрах для реєстрацiї нотарiальних дiй пiсля того, як нотарiус зробить посвiдчувальний напис на документi або пiдпише документ, що ним видається.

Кожна нотарiальна дiя реєструсться пiд окремим порядковим номером. Номер, пiд яким нотарiальна дiя зареєстрована, зазначається на документi, що видасться нотарiусом, чи в посвiдчувальному написi.

Пунктом 7.20. Правил передбачено, що при засвiдченнi справжностi пiдпису однiєї i тiєї самої особи на декiлькох однорiдних документах кожному документу присвоюється окремий реєстровий номер.

При одночасному вчиненнi будь-яких нотарiальних дiй з одночасним засвiдченням справжностi пiдпису перекладача та/або засвiдчення вiрностi письмового перекладу документа нотарiусом вважається, що вчиняються двi нотарiальнi дiї, i кожнiй з них присвоюється окремий реєстровий номер.

Нотарiусами Днiпропетровської, Донецької, Київської, Кiровоградської, Луганської, Полтавської, Тернопiльської, Черкаської, Хмельницької областей, мiста Києва не враховуються вимоги зазначеної статтi Закону та пункту Правил.

Частиною другою стагггi 207 та статею 246 Цивiльного кодексу України встановлено, що правочин, який вчиняє юридична особа, пiдписусться особами, уповноваженими на це її устанончими документами, довiренiстю, законом або iншими актами цивiльного законодавства, та скрiплюється печаткою.

Нотарiусами Донецької областi та мiста Києва при посвiдченнi довiреностей порушуються вимоги вказаних статей Кодексу.

Слiд також зазначити, що офiцiйний документ - це письмове пiдтвердження фактiв та подiй, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язус виникнення, змiну або припинення прав i обов’язкiв фiзичних або юридичних осiб.

Церква i релiгiйнi органiзацiї в Українi вiдокремленi від держави, а школа вiд церкви. Жодна релiгiя не може бути визнана державою як обов'язкова (стаття 35 Конституцiї України).

Нотарiуси засвiдчують вiрнiсть копiй документiв, виданих пiдприємствами, установами i органiзацiями за умови, що цi документи не суперечать законовi, мають юридичне значения i засвiдчення вiрностi їх копiй не заборонено законом (стаття 75 Закону України «Про нотаріат»).

Нотарiуси Львiвської областi та мiста Києва засвiдчують вiрнiсть копiй документiв, якi виданi церковними установами, що не узгоджується iз зазначеними вище вимогами для засвiдчення копiй документiв.

Згiдно iз статтею 151 Сiмейного кодексу України батьки мають переважне право перед iншими особами на особисте виховання дитини. Батьки мають право залучати до виховання дитини iнших осiб, передавати її на виховання фiзичним та юридичним особам.

Однак, вiдповiдно до статтi 155 зазначеного Кодексу здiйснення батьками своїх прав та виконання обов’язкiв мають грунтуватися на повазi до прав дитини та ii людської гiдностi. Батькiвськi права не можуть здiйснюватися всупереч iнтересам дитини. Вiдмова батькiв вiд дитини є неправозгiдною, суперечить моральним засадам суспiльства. Ухилення батькiв вiд виконання батькiвських обов’язкiв є пiдставою для покладення на них вiдповiдальностi, встановленої законом.

Статтею 164 цього Кодексу передбаченi пiдстави позбавлення батькiвських прав.
Нотарiуси Вiнницької, Волинської, Днiпропетровської, Житомирської, Луганської, Одеської, Черкаської, Харкiвської, Херсонської областей, мiста Києва засвiдчують справжнiсть пiдпису на заявах не враховуючи вимоги вказаних статей Кодексу.

Вiдповiдно до статтi 79 Закону нотарiус засвiдчує вiрнiсть перекладу документа з однiєї мови на iншу, якщо вiн знає вiдповiднi мови. Якщо нотарiус не знає вiдповiдних мов (однiєї з них), переклад документа може бути зроблено перекладачем, справжнiсть пiдпису якого засвiдчує нотарiус у порядку, який був установлений роздiлом 28 Iнструкцiї про порядок вчинення нотарiальних дiй нотарiусами України, затвердженої наказом Мiнiстерства юстицiї України вiд З березня 2004 року 20/5, чинної на час вчинення нотарiальних дiй. При цьому, перекладач поряд з документом, що встановлював його особу, повинен був представити документ, який стверджував його квалiфiкацiю.

Якщо при вчиненнi нотарiальної дiї (посвiдчення угоди, засвiдчення вiрностi копiї та iн.) одночасно вчиняеться її переклад на iншу мову, то переклад вмiщується поруч з оригiналом угоди, копiєю тощо на однiй сторiнцi, роздiленiй вертикальною рискою таким чином, щоб оригiнальний текст розташовувався на лiвiй сторонi, а переклад - на правiй. Переклад має бути зроблений з усього тексту документа, що перекладається, i закiнчуватися пiдписами. Пiд перекладом вмiщується пiдпис перекладача. Посвiдчувальний напис викладається пiд текстами документа i перекладу з нього.

Переклад, розмiщений на окремому вiд оригiналу чи копiї аркушi, прикрiплюється до нього, прошнуровується i скрiплюється пiдписом нотарiуса i його печаткою.

Нотарiуси Миколаївської, Черкаської областей та мiста Києва пiд час вчинення таких нотарiальних дiй не враховували вимоги вказаних статтi Закону та Iнструкцiї.

Крiм того, нотарiуси мiста Києва засвiдчують справжнiсть пiдпису перекладача за його вiдсутностi на документi.

Аналiз практики з питань застосування державними та приватними нотарiусами чинного законодавства при вчиненнi нотарiальних дiй щодо документiв, призначених для використання на територiї iнших держав за перiод з 1 сiчня по 30 грудня 2011 року, свiдчить про те, що головними управлiннями юстицiї проводиться недостатня робота щодо пiдвищенвя квалiфiкацiйного рiвня нотарiусiв, не в повнiй мiрi виконуються вимоги статей 2, 33 Закону України «Про нотарiат».

Враховуючи зазначене та з метою запобiгання в подальшому можливих порушень, а також належного реагування, вважаємо за доцiльне рекомендувати начальникам головних управлiнь юстицiї:
- при проведенi перевiрок органiзацiї нотарiальної дiяльностi нотарiусiв та виконання ними правил нотарiального дiловодства особливу увагу звертати на належне виконання нотарiусами вимог чинного законодавства, яке регулює особливостi вчинення нотарiальних дiй щодо документiв, призначених для використання на територiї iнших держав;
- постiйно проводити iнформацiйно-роз’яснювальну роботу (семiнари, лекцiї тощо) серед нотарiусiв з метою однакового та правильного застосування нотарiусами чинного законодавства України при вчиненнi нотарiальних дiй щодо документiв, призначених для використання на територiї iнших держав, а також дотримання нотарiусами вимог статей 13 Закону України ,,Про мiжнародне приватне право” та 100 Закону України ,,Про нотарiат”;
- здiйснювати належний контроль за зберiганням, облiком спецiальних бланкiв нотарiальних документiв i звiтностi про їх витрачання нотарiусами та вживати вiдповiднi заходи реагування;
- державним та приватним нотарiусам постiйно пiдвищувати свiй професiйний рiвень та квалiфiкацiю для належного виконання ними свох обов’язкiв i недопущения випадкiв порушення чинного законодавства при вчиненнi нотарiальних дiй.

Узагальнення надiслати начальникам Головних управлiнь юстицiї Мiнiстерства юстицiї України в Автономнiй Республiцi Крим, областях, мiстах Києвi та Севастополi для врахування в роботi, вжиття вiдповiдних заходiв та для направлення нотарiусам України.