Серед основних завдань, покладених на відділ нотаріату управління юстиції, важливе місце займає розгляд звернень громадян з питань, що належать до його компетенції, пов’язаних з роботою підвідомчих установ нотаріату, виявлення та усунення причин, що породжують обґрунтовані скарги громадян.

Діяльність відділу нотаріату у цьому напрямку ґрунтується на неухильному дотриманні норм Конституції України, Закону України “Про звернення громадян” та спрямована на забезпечення всебічного, своєчасного розгляду звернень громадян, порушених у них проблем, оперативне їх вирішення, захист законних прав та інтересів громадян та недопущення посягання на них.

Слід зазначити, що протягом 2009 року зросла кількість звернень громадян, а особливо скарг, що надходять до Головного управління юстиції у Волинській області, в порівнянні з аналогічним періодом 2008 року.

Так, на протязі 2009 року відділом нотаріату розглянуто 51 звернення громадян (аналогічний період 2008р. – 48 звернень), з них 26 скарг та 25 заяв (аналогічний період 2008р. - 14 скарг та 34 заяви).

Працівниками відділу нотаріату по кожній конкретній скарзі, заяві, зверненню громадян ретельно перевіряються, з’ясовуються усі обставини справ, витребовуються пояснення нотаріусів, перевіряються інші важливі факти і, посилаючись на норми чинного законодавства, надаються вичерпні, обґрунтовані відповіді заявникам. В деяких випадках було роз’яснено та рекомендовано звернутися в нотаріальну контору чи в інші структури, до компетенції яких віднесено вирішення даного питання.

В результаті розгляду працівниками відділу нотаріату 26 скарг, які надійшли до управління юстиції протягом 2009 року, 3 скарги визнані обґрунтованими, решта-необгрунтовані.

Загалом, з усієї кількості скарг, 10 скарг надійшло на дії приватних нотаріусів області, 16 скарг стосувалися неправомірних дій державних нотаріусів.

Аналізуючи скарги, які надійшли на неправомірні дії приватних нотаріусів, відмічено, що в даних зверненнях порушувалися питання законності вчинення виконавчих написів, неправомірності посвідчення договорів відчуження квартир, видачі копії заяви. З 10 скарг громадян на дії приватних нотаріусів обґрунтованими визнані 2 .

Так, на розгляді управління юстиції перебувало звернення громадянина Небося Олега Євгенійовича, котрий в своїй скарзі ставив питання щодо відмови приватного нотаріуса Луцького міського нотаріального округу Базалицької О.Р. у здійсненні скасування виданої ним довіреності.

За результатами перевірки цього звернення було встановлено, що приватний нотаріус Базалицька О.Р. безпідставно відмовила у прийнятті та реєстрації у Журналі реєстрації вхідної кореспонденції заяви про скасування довіреності, на якій справжність підпису гр. Небося О.Є. був засвідчений приватним нотаріусом Грушицькою В.В., а також додатку до довіреності - заяви про реєстрацію припинення дії довіреності у Єдиному реєстрі довіреності.

Також виявлено, що нотаріусом Базалицькою О.Р. не дотримано вимоги п.п153, 154 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України щодо порядку скасування довіреності та реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей припинення дії довіреності.

В результаті розгляду даної скарги виявлені неодноразові допущення порушень правил нотаріального діловодства нотаріусом Базалицькою О.Р. В зв’язку з цим, наказом Головного управління юстиції у Волинській області було зупинено приватну нотаріальну діяльність Базалицької О.Р. строком на два тижні для проходження підвищення кваліфікації з нотаріального діловодства.

Крім того, обгрунтованою визнана скарга громадянина Козачука А.А. на неправомірні дії приватного нотаріуса Любомльського районного нотаріального округу Каганюка О.Ю. щодо порушення нормативних вимог при вчиненні нотаріальних дій. Перевіркою по даній скарзі встановлено, що приватним нотаріусом Каганюком О.Ю. було посвідчено довіреність на право розпорядження земельною ділянкою від імені Козачука А.А. на ім’я Пономаренка О.О., у тексті якої нотаріусом були дописані слова “дарувати на ім’я Пономаренко Раїси Володимирівни”. Однак, при здійсненні дописки нотаріусом Каганюком О.Ю. не в повній мірі були виконані вимоги п.23 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, так як дану дописку було застережено нотаріусом лише в кінці посвідчувального напису, а перед підписом особи застереження нотаріусом не зроблено.

Пізніше Каганюком О.Ю. на підставі вищевказаної довіреності було посвідчено договір дарування земельної ділянки, згідно якого Козачук А.А., від імені якого діяв Пономаренко О.О., як дарувальник, передав безоплатно у власність, а обдаровувана Пономаренко Р.В. прийняла у дар земельну ділянку. До примірника даного договору нотаріус долучив необхідні документи, однак у даній справі відсутня заява дружини Козачука А.А. про надання згоди на відчуження спільного майна подружжя або документи, що підтверджують особисту власність Козачука А.А. на земельну ділянку.

Крім того, приватний нотаріус Каганюк О.Ю. посвідчив договір дарування земельної ділянки, згідно якого Пономаренко О.О., який діяв від імені Козачук Л.Х., передав безоплатно у власність, а обдаровувана Пономаренко Р.В. прийняла у дар земельну ділянку. Однак, даний договір дарування нотаріус посвідчив на підставі довіреності, в якій не було зазначено імені обдаровуваного, що є підставою для визнання її нікчемною відповідно до п.146 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Крім цього, п.5.8 Правил ведення нотаріального діловодства передбачено, що не приймаються для нотаріального оформлення документи, які не відповідають вимогам законодавства. Також в п.9 даного договору дарування нотаріус зробив виправлення всупереч вимогам п.5.4.12, п.5.4.14 Правил ведення нотаріального діловодства.

В результаті розгляду даної скарги виявлені неодноразові порушення правил нотаріального діловодства нотаріусом Каганюком О.Ю. В зв’язку з цим, наказом Головного управління юстиції у Волинській області нотаріальна діяльність Каганюка О.Ю. зупинялась строком на два тижні для проходження підвищення кваліфікації з нотаріального діловодства.

За результатами проведеного аналізу скарг на неправомірні дії державних нотаріусів встановлено, що більшість звернень стосується оформлення спадкових прав. Також громадяни у зверненнях, які надійшли до управління юстиції, скаржилися на неналежну організацію роботи держнотконтор, неправомірність посвідчення договору відчуження житлового будинку, відмови у видачі фотокопій документів. Обгрунтованою визнана одна скарга на дії державних нотаріусів.

Так, до управління юстиції надійшла скарга гр. Паніна В.О. щодо порушення терміну розгляду звернень громадян завідувачем Іваничівської державної нотаріальної контори Кононенко Л.С. При розгляді даного звернення встановлено, що нотаріусом Кононенко Л.С. не було враховано вимоги ст.20 Закону України “Про звернення громадян” щодо терміну розгляду звернень, які не потребують додаткового вивчення. Так, розгляд звернення гр.Паніна В.О. не потребував додаткового вивчення матеріалів заведених спадкових справ чи чинного законодавства, оскільки звернення було повторне, а заявник просив надати інформацію, яка надавалась нотаріусом раніше у письмових відповідях. Тому, звернення Паніна В.О. підлягало розгляду нотаріусом Кононенко Л.С. в найкоротший термін, не пізніше 15 днів, а відповідь на дане звернення було надано через 29 днів після його отримання.

За результатами розгляду даного звернення, управлінням юстиції було проведено оперативну нараду за участю нотаріуса, за результатами якої до Кононенко Л.С. за порушення ст.20 Закону України “Про звернення громадян” на підставі наказу Головного управління юстиції у Волинській області були вжиті заходи впливу, а саме: позбавлення преміювання за жовтень 2009 року.

Із вищезазначеної кількості скарг протягом 2009 року на розгляд відділу нотаріату 1 скарга надійшла повторно. Так, громадянин Панін Віталій Олексійович повторно звернувся до управління юстиції на дії завідуючої Іваничівської держнотконтори Кононенко Л.С. у зв’язку з тим, що скаржник не був повністю задоволений розглядом його попереднього звернення.

Для попередження надходження обґрунтованих скарг на дії нотаріусів управлінням юстиції рекомендовано нотаріусам неухильно дотримуватись Закону України “Про звернення громадян”, Правил ведення нотаріального діловодства, Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Крім того, при розгляді звернень та при проведенні перевірок управління юстиції радить нотаріусам при вчиненні тих чи інших нотаріальних дій, з метою попередження виникнення судових спорів та запобігання надходження звернень громадян, належним чином оцінювати документи, видані іншими підприємствами, установами, організаціями, які надаються для вчинення нотаріальних дій, роз’яснювати їх наслідки та найбільш сприятливі шляхи вирішення юридичних питань. З метою зменшення кількості надходження звернень громадян відділом нотаріату та нотаріусами області проводиться роз’яснювальна робота, вживаються заходи, спрямовані на підвищення правової освіти населення, роз’яснення їхніх конституційних прав. Крім того, нотаріусам надається методично-практична допомога, спірні питання обговорюються на семінарах, проводяться комплексні, цільові та контрольні перевірки діяльності нотаріусів.

Поряд з цим, працівниками відділу нотаріату, під час проведення комплексних перевірок діяльності приватних нотаріусів, державних нотаріальних контор, нарад – семінарів з нотаріусами області постійно наголошується на забезпеченні належного рівня організації прийому громадян, на необхідності регулярного поновлення інформаційних стендів, роз’яснень чинного законодавства через засоби масової інформації, належної організації розгляду звернень громадян, ведення діловодства з даного питання.