На виконання плану роботи відділу нотаріату за 9 місяців 2011 року були опрацьовані довідки про результати комплексних перевірок діяльності нотаріальних установ області.

Відділом нотаріату Головного управління юстиції у Волинській області за 9 місяців 2011 року відповідно до статті 33 Закону України “Про нотаріат”, затверджених графіків комплексних перевірок діяльності приватних нотаріусів та державних нотаріальних установ на 2011 рік було проведено за 9 місяців 2011 року 32 комплексні перевірки діяльності нотаріальних установ області. З них: 28 комплексних перевірок приватних нотаріусів та 4 перевірки державних нотаріальних контор.

Усі перевірки здійснювались відповідно до вимог Порядку організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства (наказ МЮУ від 24.12.2008 №2260/5).

Відповідно до плану проведення комплексних перевірок, членами комісій були перевірені усі напрямки діяльності державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, а саме: організація нотаріальної діяльності, дотримання вимог до робочого місця приватних нотаріусів, страхування цивільно-правової відповідальності, організація прийому громадян і режим роботи нотаріусів, дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильність формування документів у справи, умови зберігання архіву, печаток, штампів, порядок зберігання, витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.

Під час перевірок зауважено на типові помилки, яких припускалися державні та приватні нотаріуси Волинської області та з метою їх недопущення в подальшому вважаємо за необхідне вказати на наступне:

В ході комплексних перевірок членами комісій було звернуто увагу на випадки, коли нотаріусами області приймались для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідали вимогам законодавства, а саме: частково порвані, тексти яких залиті водою, що суперечить вимогам ст. 47 Закону України «Про нотаріат» №3425-XII від 02.09.1993 (далі - Закону), положення п. 6.24 Правил ведення нотаріального діловодства №3253/5 від 22.12.2010 (далі - Правил) та п. 22 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України №20/5 від 03.03.2004 (далі - Інструкції).

Мали місце випадки, коли в порушення вимог ст. 132 Земельного Кодексу України в текстах договорів не завжди вказувались кадастрові номери земельних ділянок, які є складовою предмету договору купівлі-продажу земельної ділянки.

При посвідченні договорів відчуження частини нерухомого майна не в повній мірі виконувались положення п. 57 Інструкції, щодо зазначення в текстах договорів в арифметичних простих дробах розміру цієї частини.

При посвідченні правочинів про перехід права власності на житловий будинок, будівлю або споруду, окремими нотаріусами не роз’яснювалось сторонам зміст ст. 377 Цивільного кодексу України, щодо переходу права власності або права користування на земельну ділянку (її частину), на якій вони розміщені, без зміни її цільового призначення, як передбачено п.72 Інструкції.

При посвідчені договорів дарування нерухомого майна в порушення ст. 722 Цивільного кодексу України нотаріусами, не завжди вірно роз’яснювався момент переходу права власності.

В порушення вимог п. 8.10 Правил у редакції 2010 року, нотаріусами заяви від осіб, у яких немає чоловіка або дружини (неодружена/неодружений/удова/удівець), які викладені на окремому аркуші, реєструвались в журналі реєстрації вхідних документів.

На порушення вимог ст. 34 Закону України «Про нотаріат» згода подружжя на розпорядження нерухомим майном, згода співвласників про відмову від права привілеєвої купівлі житлового будинку, нотаріусами викладалась на білому аркуші паперу, а не на спеціальному бланку нотаріального документу.

Зустрічались випадки, коли нотаріусами на порушення вимог абз. 2 п. 44 Інструкції, не зазначались повні відомості про реквізити згоди (дата її посвідчення, реєстровий номер) в текстах оформлених документів.

При вчиненні нотаріальних дій нотаріуси не завжди дотримувалися форм посвідчувальних написів, чим порушено ст. 48 Закону України «Про нотаріат».

На порушення п. 22-1 Інструкції та п.3.1 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, в матеріалах справ були відсутні підтвердження перевірки спеціальних бланків, на яких викладені документи, які були подані для вчинення нотаріальних дій.

На порушення вимог ст. 44 Цивільного процесуального кодексу України та п. 151 Інструкції, при посвідченні довіреності на ведення справи в суді довірителю не завжди роз’яснювалось, що уповноважена особа (представник) вправі вчиняти від його імені усі процесуальні дії. Обмеження повноважень представника щодо вчинення конкретних процесуальних дій не обумовлювались в довіреностях.

Крім того, при вчиненні зазначеної нотаріальної дії, особу довірителя окремими нотаріусами було встановлено за паспортом, який є недійсним у зв’язку відсутністю вклеєної фотокартки по досягненню 25-ти річного віку, чим порушено вимоги ст. 47 Закону України «Про нотаріат», п.31 Інструкції, згідно яких нотаріусом для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства.

Зустрічались випадки, коли в тексті довіреності нотаріуси зазначали, що довіреність видана строком до…, а згідно ст. 252 Цивільного Кодексу України, необхідно зазначати терміном дії до (дата), або строком на …роки.

При посвідченні довіреності за участю іноземних громадян в тексті довіреності не зазначалось їх громадянство, чим порушено п. 6.11 Правил.

Разом з тим, найбільш поширеною помилкою нотаріусів при посвідченні довіреності в порядку передоручення, є те, що нотаріуси не роз’яснюють представнику довірителя вимоги ст. 240 Цивільного кодексу України.

Посвідчуючи довіреності в порядку передоручення, у справах нотаріусів залишається копія основної довіреності, проте без відмітки про передоручення, чим порушено п. 153 Інструкції.

На порушення вимог п. 8 «Порядку витрачення, зберігання, обліку спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання» №812 від 05.08.2009, при засвідченні вірності копії довіреності, окремими нотаріусами використанні бланки нотаріальних документів.

При викладенні посвідчувального напису на звороті довіреності, зустрічались випадки недотримання вимог п. 6.15. розділу VI Правил, щодо переносу частини посвідчувального напису.

На порушення вимог п.5 Інструкції, на примірниках документів, що залишаються у справах нотаріусів, серія та номер використаних на нотаріальну дію спеціальних бланків нотаріальних документів зазначалися на лицьовій стороні документа, або ж відразу після посвідчувального напису, а не після посвідчувального напису у правому нижньому куті аркуша.

При посвідченні нотаріусами заповітів, мали місце випадки, недотримання нотаріусами вимог п.157 Інструкції, а саме в текстах заповітів не зазначались: час складення заповіту, дата та місце народження заповідача. Хоча, при реєстрації даних заповітів в Спадковому реєстрі дані відомості містились.

У разі одержання заяви про скасування заповіту, окремі нотаріуси не дотримувались вимог абз. 1 п. 168 Інструкції, щодо проставлення відповідної відмітки на примірнику заповіту, що зберігається у справах нотаріуса, в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій та алфавітній книзі обліку заповітів.

При посвідчені заповіту за участю свідків не враховувались вимоги п. 158 Інструкції, щодо зазначення в тексті заповіту відомості про особу свідків, дати їх народження, реквізити паспортних даних. Натомість відомості про свідків (ПІБ, місце їх проживання) зазначались нотаріусами в посвідчувальних написах. А також був відмічений випадок коли у заповіті посвідченого за участю свідка, нотаріус свідку та особі, яка підписала заповіт замість заповідача не доводить до відома зміст ст. 1255 Цивільного кодексу України.

Мали місце випадки, коли нотаріуси не завжди дотримувались строків реєстрації посвідчених заповітів у Спадковому реєстрі, чим порушено п. 2.8 Положення про Спадковий реєстр.

Водночас в ході перевірок, були встановлені випадки коли впродовж 2009-2010 років нотаріусами продовжувалось ведення алфавітної книги обліку заповітів за формою старого зразка, чим порушено вимоги абз. 2 п. 5.4.2. Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

Крім того, в ході перегляду спадкових справ, членами комісій виявлено ряд типових помилок.

Так, встановлено кілька випадків, коли у спадкових справах відсутні документи за якими нотаріус встановлював місце відкриття спадщини (копії будинкових книг, довідки ЖЕКу, правління ЖБК про склад сім’ї спадкодавця, тощо), чим не дотримано вимоги абз.7 п. 212 Інструкції.

У більшості оглянутих перевірками спадкових справ містились запити до установ (банків, бюро технічної інвентаризації, тощо) про надання інформації, які долучені без посилання на передбачені чинним законодавством підстав для отримання цієї інформації (відсутні посилання на ст. 46 Закону України «Про нотаріат»).

Також з’ясовано, що нотаріуси не в повній мірі дотримувались вимог п. 231 Інструкції, щодо зазначення на заявах часу їх надходження та номеру спадкової справи.

Крім того встановлено, що заяви про прийняття спадщини подані особисто спадкоємцями, реєструвались нотаріусами в журналі реєстрації вхідної кореспонденції, що не узгоджується з положеннями п. 6.3 Правил ведення нотаріального діловодства (2010).

На порушення вимог ст.8 Закону України ««Про нотаріат» окремими нотаріусами надавались відповіді на запити судових та правоохоронних органів, які були оформленні не належним чином (запити не містили номеру справи, гербової печатки відповідного органу).

На копіях документів, які приєднувались до примірників правочинів на порушення вимог п.27 Інструкції, нотаріусами використовувався штамп «З оригіналом вірно», а не «Згідно з оригіналом».

Також мали місце випадки, реєстрації вхідних документів не в день їх надходження, чим порушено вимоги п.6.1.2 Правил (2008) та п.8.3 Правил (2010).

Найбільш поширеною помилкою, яку допускають приватні нотаріуси, є одночасне прийняття ними від спадкоємців заяви про прийняття спадщини та про видачу свідоцтва про право на спадщину, що не узгоджується з вимогами статті 67 Закону України «Про нотаріат» та пункту 210 Інструкції.

Мають місце випадки, коли при видачі свідоцтва про право на спадщину, приватні нотаріуси не долучали заяву спадкоємця про видачу свідоцтва про право на спадщину. Свідоцтва про право на спадщину нотаріусами видавались на підставі заяви про прийняття спадщини, без заяви про видачу свідоцтва про право на спадщину, чим не дотримано п. 210 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

На порушення п. 209 Інструкції, при підготовці до видачі свідоцтва про право на спадщину, нотаріусами не проводилась перевірка наявності спадкової справи, спадкового договору, заповіту за даними Спадкового реєстру.

Також, був відмічений випадок часткового порушення п. 209 Інструкції, а саме: при підготовці до видачі свідоцтва про право на спадщину за законом (нотаріус за даними Спадкового реєстру (заповіти/спадкові договори) перевірив наявність заповіту, спадкового договору. З підшитого до справи витягу вбачається наявність заповіту від імені особи з призвіщем та ім’ям по батькові ідентичним спадкодавцю. Однак, нотаріус не ідентифікував особу заповідача та не витребував додаткових відомостей відносно заповіту так, як у витязі відсутня інформація про місце та дату народження спадкодавця та видав свідоцтва про право на спадщину за законом.

Під час огляду книги обліку і реєстрації спадкових справ за 2011 рік встановлено, що нотаріуси допускались незначних помилок у веденні книги. Так, в графі 1 «порядковий номер спадкової справи», повторювався номер однієї і тієї ж спадкової справи, якщо заяви подані від кількох спадкоємців. В цьому випадку номер спадкової справи в графі 1 необхідно зазначати тільки щодо першої заяви, щодо решти заяв номер спадкової справи необхідно зазначати у графі 10 «примітка».

При огляді спадкових справ виявлені випадки, коли видані свідоцтва про право на спадщину не відповідали формам встановлених Міністерством юстиції України. Наприклад, згідно спадкової справи спадкоємець за законом відмовився від прийняття спадщини на користь іншого спадкоємця за законом. Проте даний факт у свідоцтві не зазначено, нотаріусом використано форму свідоцтва за № 2, а необхідно за № 7 додатку № 25 до Правил. Окрім того, в свідоцтвах про право на спадщину зазначені відомості про відсутність накладеної заборони відчуження, що в нових формам не передбачено. Такі дії нотаріуса не узгоджуються з пунктом 6.14 Правил (2011).

Заяви про відмову від спадщини приймались нотаріусами до нотаріального провадження в шестимісячний строк з часу відкриття спадщини. Однак, в таких заявах спадкоємцям не завжди роз’яснювалось що відмова від прийняття спадщини може бути відкликана протягом строку, встановленого для її прийняття, чим не дотримано ч. 6 ст. 1273 Цивільного кодексу України.

Також, слід відмітити типові помилки, які допускались нотаріусами при заповненні реєстрів для реєстрації нотаріальних дій.

Так, всупереч п.12.4.6. розділу ХІІ Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом МЮУ від 22.12.2010 № 3253/5 написи на титульних аркушах реєстрів здійснювались пастою синього, а не чорного кольору.

Не в повній мірі дотримано вимоги п. 7.37 Правил, при засвідченні вірності копій документів викладених на двох і більше сторінках в графі 5 не зазначалось кількість сторінок цієї копії.

При засвідченні справжності підпису двох осіб на одному документі (заява, банківська карта) таким діям присвоювався один реєстровий номер, що не відповідає п. 7.19 Правил.

Засвідчуючи справжність підпису посадових осіб на банківських картках в графі 5 реєстру не зазначалась назва фінансової установи, до якої подаються картки, чим не враховано п. 7.35 Правил.

Крім того траплялись випадки, коли засвідчуючи справжність підпису перекладача на документах в реєстрі для реєстрації нотаріальної дії нотаріуси не зазначали відомості про документи, за якими було встановлено його кваліфікацію.

А також, при посвідченні правочинів за участю юридичних осіб в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій не записувались реквізити витягів з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, що були подані нотаріусу для огляду. Хоча копії таких документів долучались до примірників правочинів, чим не дотримано п.7.40 Правил.

Всупереч вимогам п. 7.22. розділу VІІ Правил, у графі 3 реєстру нотаріусами не зазначалось місце проживання осіб, їх ідентифікаційні номери, а зроблені посилання на реєстровий номер в реєстрі, який містить дані відомості.

В порушення вимог п. 7.31 Правил, нотаріусами при посиланні на відповідний номер за реєстром не вказується дата вчинення нотаріальної дії, де є запис щодо відомостей про документ, за яким було встановлено особу, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

На порушення вимог п.7.42 Правил, відмітки про скасування довіреностей (заповітів, договорів) не скріплюються підписом та печаткою нотаріуса.

На порушення вимог п. 7.30 Правил, в графі 4 відсутні записи про документи на підставі яких перевірено правоздатність та дієздатність юридичної особи, що звернулася за вчиненням нотаріальної дії.

Під час огляду реєстрів виявлено, що при вчиненні нотаріальної дії за участю представника, який діє на підставі довіреності в графі 3 реєстру не зазначались реквізити такої довіреності.

Разом з тим, зустрічались випадки коли при засвідченні справжності підпису осіб на заявах у графі 5 нотаріуси не зазначали кому адресується заява та її короткий зміст, як це передбачено п. 7.32. розділу VІІ Правил.

Також, встановлені випадки коли не всі особи, які записані в графу 3 реєстру для реєстрації нотаріальних дій, підписувались в графі 7 реєстру.

В той же час перевірками було встановлено, що окремими нотаріусами при веденні реєстру для реєстрації нотаріальних дій у кінці кожного робочого дня після останньої дії через графи 1-7 перед підсумковим записом не проводилась риска та підсумковий запис не скріплювався підписом нотаріуса, чим не дотримано в повній мірі п. 7.48. розділу VІІ Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом МЮУ від 22.12.2010 № 3253/5.

За результатами перевірок приватним та державним нотаріусам області рекомендовано:

- здійснювати свої професійні обов’язки відповідно до вимог Закону України “Про нотаріат”;

- дотримуватись вимог Правил ведення нотаріального діловодства та Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України;

- постійно підвищувати свій професійний рівень, проходити підвищення кваліфікації, приймати участь у семінарах, навчаннях, нарадах.

Заступник начальника управління

С.В.Карасюк