Конвенція 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів, згода на обов'язковість якої надана Законом України від 10 січня 2002 року „Про приєднання України до Конвенції 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних документів", набула чинності між Україною і державами-учасницями Конвенції, що не висловили заперечень проти її приєднання, з 22 грудня 2003 року.

Статтею 2 зазначеної Конвенції (далі Конвенція) передбачено, що Конвенція поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

Для цілей цієї Конвенції офіційними документами вважаються, зокрема, нотаріальні акти, офіційні свідоцтва, виконані на документах, підписаних особами, у їх приватній якості, такі як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційні і нотаріальні засвідчення підписів.

Постановою Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 „Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів", встановлено, що Міністерство юстиції проставляє апостиль на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України, для використання їх за кордоном.

Положенням про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14 листопада 2006 року № 1577, передбачено, що Мін'юст здійснює підготовку нотаріально оформлених документів для їх подальшої консульської легалізації.

Документи, подані для проставлення апостиля, розглядаються відповідними компетентними органами, визначеними зазначеною постановою.

Компетентні органи з'ясовують чи підлягають подані документи проставленню апостиля; справжність підпису та якість, в якій виступала особа, що підписала документ, а також справжність відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документах.

Для проставлення апостиля та здійснення підготовки документів до подальшої консульської легалізації у більшості випадків подаються такі нотаріальні документи: копії (фотокопії), заяви, афідевіти, засвідчені переклади нотаріусом та документи, підпис перекладача на яких засвідчений нотаріально, та ін.

За результатами проведеного аналізу документів, що подаються для проставлення апостиля та здійснення підготовки документів до подальшої консульської легалізації, встановлено наступне.

На порушення вимог статті 10 Конституції України, статті 20 Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР» та статті 15 Закону України «Про нотаріат» (далі - Закон) нотаріуси викладають текст нотаріального документа (не переклад цього ж документа) чи посвідчувальний напис, яким закінчується документ, на іноземній мові (Автономна Республіка Крим, Дніпропетровська, Донецька, Київська, Львівська, Луганська, Полтавська, Сумська, Харківська, Херсонська, Хмельницька, області, міста Київ та Севастополь).

Відповідно до статті 78 Закону та пункту 260 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 3 березня 2004 року № 20/5 (далі -Інструкція), нотаріус засвідчує справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини.

Чинним законодавством передбачено, що текст перекладу документа, може бути вкладений окремо від тексту цього документа.

Переклад, який зроблений на окремому аркуші, пришивається до оригіналу документа чи до копії, нотаріально засвідченої, і скріплюється підписом нотаріуса та печаткою.

Відповідно до пункту 3 Указу Президії Верховної Ради СРСР від 4 серпня 1983 року «Про порядок видачі та засвідчення підприємствами, установами, організаціями копій документів, що стосуються прав громадян» (діє на території України відповідно до статті 3 Закону України «Про правонаступництво»), та пункту 255 Інструкції забороняється засвідчувати вірність копій паспорта, документів, що його замінюють, військового квитка, депутатського посвідчення, службових посвідчень та інших документів, знімання копії з яких не допускається.

Тому, засвідчення нотаріусом справжності підпису перекладача на перекладі паспорта громадянина, приєднаному до незасвідченої у нотаріальному порядку копії (фотокопії) цього паспорта, суперечить вимогам чинного законодавства.

Окремі нотаріуси вчиняють вказані нотаріальні дії не враховуючи вимоги вказаної статті Закону і пунктів Указу та Інструкції (м. Київ, Дніпропетровська, Івано-Франківська, Харківська області).

Статтею 313 Цивільного кодексу України передбачено, що фізична особа, яка досягла шістнадцяти років, має право на вільний самостійний виїзд за межі України. Фізична особа, яка не досягла шістнадцяти років, має право на виїзд за межі України лише за згодою батьків (усиновлювачів), піклувальників та в їхньому супроводі або в супроводі осіб, які уповноважені ними.

Згідно Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27 січня 1995 року № 57 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 25 серпня 2010 року № 724) виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, здійснюється за згодою обох батьків (усиновлювачів) (далі - батьки) та в їх супроводі або в супроводі осіб, уповноважених ними, які на момент виїзду з України досягли 18-річного віку.

Виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі одного з батьків або інших осіб, уповноважених одним з батьків за нотаріально посвідченою згодою, здійснюється за нотаріально посвідченою згодою другого з батьків із зазначенням у ній держави прямування та відповідного часового проміжку перебування у цій державі, якщо другий з батьків відсутній у пункті пропуску;

Виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі осіб, які уповноважені обома батьками, здійснюється за нотаріально посвідченою згодою обох батьків із зазначенням держави прямування та відповідного часового проміжку перебування у цій державі.

Виїзд з України дітей-сиріт, дітей, позбавлених батьківського піклування, які не досягли 16-річного віку, здійснюється:

1) які проживають (перебувають) у закладах охорони здоров'я, навчальному або іншому дитячому закладі, - у разі пред'явлення нотаріально посвідченої згоди керівника цього закладу та у супроводі уповноваженої ним особи;

2) які влаштовані на виховання та спільне проживання до прийомної сім'ї - у разі пред'явлення оригіналу договору про влаштування дитини до прийомної сім'ї або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі прийомних батьків або одного з них;

3) які влаштовані на виховання та спільне проживання до дитячого будинку сімейного типу, - у разі пред'явлення оригіналу договору про організацію діяльності дитячого будинку сімейного типу або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі батьків-вихователів або одного з них;

4) які перебувають під опікою, піклуванням за рішенням органів опіки та піклування, - у разі пред'явлення оригіналу рішення про встановлення опіки (піклування) або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі опікуна або піклувальника;

5) які перебувають під опікою, піклуванням за рішенням суду, - у разі пред'явлення рішення суду про встановлення опіки (піклування) або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі опікуна або піклувальника;

6) які відповідно до договору про патронат передані органом опіки і піклування на виховання в сім'ю іншої особи (патронатного вихователя) до досягнення дитиною повноліття - у разі пред'явлення оригіналу зазначеного договору, посвідченого підписом уповноваженої особи відповідної місцевої держадміністрації або міської (за винятком міст районного значення) ради, скріпленим гербовою печаткою, або його нотаріально засвідченої копії та у супроводі патронатного вихователя.

Виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі одного з прийомних батьків, батьків-вихователів здійснюється за нотаріально посвідченою згодою другого з батьків із зазначенням держави прямування та відповідного часового проміжку перебування у цій державі, якщо другий з них відсутній у пункті пропуску через державний кордон.

Статтею 78 Закону передбачено, що нотаріуси, засвідчують справжність підпису на документах, зміст яких не суперечить законові, і які не мають характеру угод та не містять у собі відомостей, що порочать честь і гідність людини. Нотаріуси, засвідчуючи справжність підпису, не посвідчують факти, викладені у документі, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою.

Однак, нотаріуси не враховуючи вказані вище вимоги засвідчують справжність підписів на заявах (згодах) про виїзд неповнолітніх дітей за кордон (Донецька, Львівська, Сумська, Харківська, Херсонська області, м. Київ).

Згідно статті 47 Закону для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережні виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.

На порушення вказаної статті нотаріуси приймають для вчинення нотаріальних дій документи, які не відповідають вимогам вказаної статті Закону (м. Київ).

Крім того, нотаріусами не враховуються вимоги пункту 23 Інструкції, яким передбачено, що на нотаріально оформлюваних документах не заповнені до кінця рядки та інші вільні місця прокреслюються, за винятком документів, призначених для дії за кордоном, у яких прокреслення не допускаються (м. Київ, Житомирська, Луганська області).

Згідно статті 47 Закону документи, викладені на двох і більше аркушах, що подаються для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеровані і скріплені печаткою юридичної особи, яка видала документ.

Статтею 5 Закону передбачено, що нотаріус зобов'язаний здійснювати свої професійні обов'язки відповідно до цього Закону і принесеної присяги, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду, відмовити у вчиненні нотаріальної дії в разі її невідповідності законодавству України або міжнародним договорам.

Нотаріуси м. Києва, не враховуючи вимоги статей 5, 47 Закону, засвідчують вірність фотокопії витягів з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців.

Відповідно до пункту 23.7 Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, затвердженої наказом Державної судової адміністрації

України від 27 червня 2006 року № 68, копії вироків, рішень, ухвал,_постанов у справах повинні бути підписані та скріплені гербовою печаткою. У разі, якщо судове рішення не набрало законної сили, про це зазначається на копії, що видається. На вимогу нотаріальних органів, Бюро технічної інвентаризації, Державної автомобільної інспекції МВС на копії рішення зазначається інформація про те, що оригінал судового рішення знаходиться в матеріалах судової справи. Фотокопії з документів, на яких вже є підпис судді, підписуються працівником апарату суду, суддею та завіряються «мокрою» гербовою печаткою, якщо рішення суду набрало законної сили.

Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23 (підпис) (Національний стандарт України Державна уніфікована система документації, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року № 55).

Вірність копії (фотокопії) з копії рішення суду (витяг з нього) може бути засвідчена нотаріусом за наявності відмітки про те, що це рішення набрало законної сили і що оригінал рішення знаходиться в суді з зазначенням номера справи (пункт 256 Інструкції).

Однак, нотаріуси для засвідчення копій (фотокопій), копій з копій приймають документи, які не відповідають вимогам вказаних вище Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції та Національного стандарту України (Дніпропетровська, Луганська, Харківська області).

Крім того, нотаріусом Івано-Франківської області засвідчено копію рішення суду, яка скріплена підписами суддів, підписи яких нотаріусом не засвідчені, а сама копія разом з підписами суддів викладена на спеціальних бланках нотаріальних документів, що протирічить вимогам статей 75, 76, 78 Закону та зазначених Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді, Інструкції та Національного стандарту України.

З першого січня 2010 року набрали чинності зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, що затверджені наказом Міністерства юстиції України від 31 грудня 2008 року № 2368/5, якими Додаток №7 до цих Правил викладено у новій редакції.

На порушення статті 48 Закону та зазначених Правил нотаріуси Автономної Республіки Крим, Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Житомирської, Закарпатської, Запорізької, Івано-Франківської, Київської, Кіровоградської, Луганської, Львівської, Одеської, Херсонської, Хмельницької, Черкаської, Чернівецької областей, міст Києва та Севастополя не додержуються форм посвідчувальних написів, затверджених вказаним вище наказом, зокрема, форми № 61 при засвідченні справжності підпису на заяві.

Документи (листи, фотокартки, квитанції тощо), що додаються до афідевіту, на підтвердження викладених у ньому фактів, підшиваються перед афідевітом. Наявність цих додатків повинна бути застережена в посвідчувальному написі.

При засвідченні справжності підпису на афідевіті з додатками нотаріусами на порушення форми № 65 Додатку 7 до вказаних вище Правил не додаються додатки, про які нотаріуси зазначали у посвідчувальному написі (Івано-Франківська, Одеська, Чернівецька області).

Нотаріусами Автономної Республіки Крим, Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Тернопільської, Харківської, Херсонської областей, міст Києва та Севастополя не враховуються вимоги статті 34 Закону та пункту 9 Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, затвердженого наказом Міністерства юстиції від 15 липня 2003 року № 87/5 (у редакції наказу від 19 листопада 2007 року № 1101/5) (далі - Порядок).

Крім того, вказаним пунктом Порядку передбачено, що при засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється один реєстровий номер, а нотаріуси Закарпатської, Дніпропетровської, Київської, Кіровоградської, Чернівецької областей, м. Києва при засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі не в повній мірі враховують вимоги цього пункту Порядку.

Відповідно до частини другої статті 207 Цивільного кодексу України правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства, та скріплюється печаткою.

Нотаріусами Дніпропетровської області та міста Києва посвідчуються довіреності на порушення вимог вказаної статті Кодексу.

Слід звернути увагу, що відповідно до статті 13 Закону України „Про міжнародне приватне право" документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України.

Статтею 100 Закону України „Про нотаріат" передбачено, що документи, які складено за кордоном з участю іноземних властей або які від них виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ України. Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у тих випадках, коли це передбачено законодавством України, міжнародними договорами, в яких бере участь Україна.

Однак, на порушення вказаних статей Законів нотаріусами Донецької, Київської, Рівненської областей, міста Києва приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, які не пройшли процедуру консульської легалізації у іноземній країні, у якій вони були видані, що призводить, зокрема, до надходження до Мін'юсту обґрунтованих скарг.

Аналіз практики з питань застосування державними та приватними нотаріусами чинного законодавства при вчиненні нотаріальних дій щодо документів, призначених для використання на території інших держав за період з 1 січня по 1 жовтня 2010 року, свідчить про те, що головними управліннями юстиції не в достатній мірі виконуються вимоги статей 2, 33 Закону України «Про нотаріат» та проводиться недостатня робота щодо підвищення кваліфікаційного рівня нотаріусів.