Одним із завдань, які покладені на відділ нотаріату управління юстиції, є розгляд звернень громадян, які надходять на його розгляд та в яких порушуються питання діяльності нотаріальних установ області, роз’яснення норм чинного законодавства з питань вчинення тих чи інших нотаріальних дій.

Діяльність відділу нотаріату у цьому напрямку ґрунтується на неухильному дотриманні норм Конституції України, Закону України “Про звернення громадян”, Указів Президента України від 19.08.1997 №241 «Про заходи щодо забезпечення конституційних прав громадян на звернення», від 13.08.2002 №700/2002 «Про додаткові заходи щодо реалізації громадянами конституційного права на звернення», від 14.04.2004 №434/2004 «Про невідкладні заходи з удосконалення організації прийому громадян органами державної влади, органами місцевого самоврядування та посадовими і службовими особами цих органів», наказу Міністерства юстиції України від 18.04.2004 №26/5 «Про затвердження Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління» (з наступними змінами та доповненнями).

На виконання плану роботи на ІІ-ге півріччя 2010 року, відділом нотаріату Головного управління юстиції у Волинській області проведено аналіз звернень громадян, що надійшли до відділу протягом ІІІ-го кварталу 2010 року. З цією метою було вивчено аналітичні дані щодо стану роботи по розгляду письмових звернень громадян та матеріали переведень за цими зверненнями за цей період.

Як свідчить аналіз стану розгляду звернень громадян, на протязі вказаного періоду відділом нотаріату розглянуто 9 звернень громадян (аналогічний період 2009р. – 11 звернень), з них 3 скарги та 6 заяв (аналогічний період 2009р. - 6 скарг та 5 заяв).

Щодо джерел надходження звернень громадян, необхідно зазначити, що 2 звернення громадян надійшли через Міністерство юстиції України, 1 – через урядову гарячу лінію ДП «Соціальний контактний центр», 1 – з облдержадміністрації, яке отримано заступником голови облдержадміністрації під час особистого прийому громадян та ще 1 – з Володимир-Волинського міськрайонного управління юстиції, решта 4 звернення надійшли безпосередньо від громадян.

Із загальної кількості скарг (3-х), що надійшли протягом ІІІ-го кварталу 2010 року на розгляд до відділу нотаріату, 1 скарга стосувалась дій приватного нотаріуса Луцького міського нотаріального округу Михальчук Л.В. та 2 скарги стосувались дій державних нотаріусів Олейник А.П. (Володимир-Волинська ДНК) та Гордійчук М.В. (Луцька районна ДНК).

У даних скаргах громадянами порушуються питання правомірності дій державних нотаріусів під час оформлення спадщини та правомірності відмови приватного нотаріуса від видачі правовстановлюючих документів на земельну ділянку після визнання в судовому порядку договору дарування цієї земельної ділянки нікчемним.

Із загальної кількості заяв (6-ти), що надійшли до відділу нотаріату протягом ІІІ-го кварталу 2010 року, 4 заяви стосувались дій державних нотаріусів області, а 2 заяви – дій приватних нотаріусів. Заяви на дії державних нотаріусів області стосувались дій наступних нотаріусів: Горбатюк Т.П. (Перша Луцька ДНК), Хвещук А.В. (Старовижівська ДНК), Билень Н.П. (Володимир-Волинська ДНК) та Бобак О.І. (Нововолинська ДНК). В усіх цих заявах громадяни звертались до відділу нотаріату із проханням перевірити правомірність дій державних нотаріусів під час оформлення спадкових прав громадян.

Заяви громадян на дії приватних нотаріусів області стосувались дій приватного нотаріуса Луцького міського нотаріального округу Красневича О.А. та приватного нотаріуса Рожищенського районного нотаріального округу Павлюк Р.П. Так, гр-кою Зінов'євою Л.В. у її заяві стверджувалось, що приватний нотаріус Красневич О.А. займається підприємницькою діяльністю. Інша заява надійшла від гр-ки Байволюк М.Є., в ній порушується питання правомірності посвідчення заповіту приватним нотаріусом Павлюк Р.П.

Тобто, як з’ясовано з вищевикладеного, у зверненнях, що надійшли на розгляд до відділу нотаріату у ІІІ-му кварталі 2010 року, громадянами, в основному, порушуються питання, пов’язані з оформленням спадщини. Основною причиною надходження цих звернень є недостатня обізнаність громадян з цих питань. Це пов’язано з тим, що оформлення спадщини включає в себе багато аспектів. При оформленні права на спадщину нотаріус зобов’язаний вчинити ряд нотаріально-процесуальних дій відповідно до порядку, встановленого п.п.205-238 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Належне виконання обов’язків нотаріуса полягає в забезпеченні прав кожного зі спадкоємців, а не лише когось одного з них.

Слід зазначити, що під час розгляду кожного з вищеперерахованих звернень працівниками відділу нотаріату проводилась належна перевірка, а саме: від нотаріусів витребовувались пояснення з приводу порушених у зверненнях питань, копії матеріалів, що знаходяться у справах нотаріусів тощо.

Необхідно відмітити, що всі звернення громадян (і скарги, і заяви), що надійшли до відділу нотаріату у ІІІ-му кварталі 2010 року, в результаті розгляду працівниками відділу нотаріату визнані необґрунтованими. Разом з тим, працівниками відділу нотаріату громадянам по кожному зверненню надані обґрунтовані та вичерпні відповіді згідно вимог Закону України «Про звернення громадян».

Державних нотаріусів, на дії яких надійшли звернення громадян, попереджено про дисциплінарну відповідальність та наголошено на необхідності надання громадянам, що звертаються до державної нотаріальної контори, кваліфікованих консультацій та роз’яснень чинного законодавства. Звернуто увагу нотаріусів на дотримання професійної етики, коректне, виважене спілкування з громадянами.

Для попередження надходження обґрунтованих скарг на дії нотаріусів управлінням юстиції рекомендовано нотаріусам неухильно дотримуватись Закону України “Про звернення громадян”, Правил ведення нотаріального діловодства, Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Крім того, при розгляді звернень та при проведенні перевірок управління юстиції радить нотаріусам при вчиненні тих чи інших нотаріальних дій, з метою попередження виникнення судових спорів та запобігання надходження звернень громадян, належним чином оцінювати документи, видані іншими підприємствами, установами, організаціями, які надаються для вчинення нотаріальних дій, роз’яснювати їх наслідки та найбільш сприятливі шляхи вирішення юридичних питань. Звертається увага нотаріусів на неухильному дотриманні статті 5 Закону України «Про нотаріат», згідно якої нотаріус зобов’язаний сприяти громадянам, підприємствам, установам і організаціям у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз’яснювати права і обов’язки, попереджувати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду. Також нотаріусам наголошується на необхідності своєчасного, неупередженого та об’єктивного розгляду звернень громадян, покращення правороз'яснювальної роботи серед населення. Поряд з цим, працівниками відділу нотаріату під час проведення нарад – семінарів з нотаріусами області постійно наголошується на забезпеченні належного рівня організації прийому громадян та на необхідності регулярного поновлення інформаційних стендів.