На протязі 2009 року Головним управлінням юстиції у Волинській області на виконання статті 33 Закону України “ Про нотаріат”, затверджених графіків комплексних перевірок діяльності приватних нотаріусів та державних нотаріальних установ на 2009 рік була проведена 41 (сорок одна) комплексна перевірка діяльності приватних нотаріусів та державних нотаріальних установ області. З них: 8 перевірок державних нотаріальних контор (Луцька районна, Нововолинська, Камінь-Каширська, Ківерцівська, Ковельська, Любешівська, Любомльська, Рожищенська) та 33 перевірки приватних нотаріусів (Базалицька О.Р., Білоус Л.А., Бондарчук Г.В., Волошин С.А., Гаврилюк М.В., Гловацька А.В., Губик З.В., Данилевич О.І., Дехтярук І.В., Дишкант О.М., Дуда Л.В., Каганюк О.Ю., Капляр М.В., Клекоцюк А.Д., Коляда І.В., Кондратюк О.О., Кудим Р.А., Кузьміч Н.В., Кульбицька І.В., Кучма Н.В., Лехкобит Л.В., Лобас Е.О., Ляленко А.О., Матвійчук С.П., Мороз Л.К., Несмянович В.І., Олейнікова О.В., Онищук І.П., Петришина О.П., Снитюк Л.Г., Хомич В.С., Щелкунова І.І.).

Перевірки проводились з метою виявлення порушень чинного законодавства та дотримання законності при вчиненні нотаріальних дій за період 2007-2009 років у приватних нотаріусів та за триваліший період – у державних, виявлення недоліків, їх причин та вжиття відповідних заходів реагування.

У ході перевірок вивчались питання організації роботи нотаріусів, перевірено відповідність робочих місць приватних нотаріусів встановленим вимогам, стан діловодства, роботу з Єдиними реєстрами, додержання вимог Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів.

Після проведеного аналізу за результатами перевірок необхідно зазначити, що більшість державних та приватних нотаріусів дотримуються у своїй роботі нормативних положень, що регулюють роботу нотаріальних установ. Це позначається на тому, що збільшилась кількість складних нотаріальних дій, в порівнянні з 2008 роком. Робочі місця всіх приватних нотаріусів відповідають “Положенню про вимоги до робочого місця приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням” та ст.25 Закону України “Про нотаріат”: приміщення забезпечені засобами охоронної та пожежної сигналізації; контори належним чином оснащені меблями, комп’ютерною та апаратною технікою, сейфом; в наявності доступ до Єдиних та Державних реєстрів інформаційної системи МЮУ. Все це забезпечує швидке та якісне обслуговування населення. Нотаріусами регулярно укладаються договори страхування приватної нотаріальної діяльності, розмір страхової суми відповідає вимогам чинного законодавства, яка з 01.12.2008 року становить 150 мінімальних розмірів заробітної плати. Встановлений режим роботи є зручним для прийому громадян. Графіки прийому громадян у держнотконторах погоджені з Головним управлінням юстиції у Волинській області. В усіх конторах є інформаційні куточки, розміщені в доступному для ознайомлення місці. У державних нотаріальних конторах на стендах розміщені копія наказу МЮУ “Про поліпшення роботи з надання нотаріальних послуг населенню”, копія наказу ГУЮ і Волинській області “Про затвердження графіків роботи державних нотаріальних контор області”, графік роботи виїздних громадських приймалень, графік роботи гарячої телефонної лінії, тарифи за надання нотаріусами додаткових платних послуг. На інформаційному куточку в достатній кількості розміщено взірці нотаріальних документів, перелік документів, необхідних для оформлення спадкових прав. На стенді розміщено витяги Сімейного, Земельного та Цивільного кодексів України, роз’яснення чинного законодавства щодо вчинення окремих нотаріальних дій. Приватні нотаріуси, крім того, підписують такі періодичні видання як “Юридичний радник”, “Мала енциклопедія нотаріуса”, “Довідник нотаріуса”. У переважної більшості нотаріусів усі юридичні видання обліковуються в книзі обліку літератури.

Звернуто увагу на дотримання приватними та державними нотаріусами таємниці вчинюваних нотаріальних дій, а також статті 9 Закону України “Про нотаріат” щодо обмеження у праві вчинення нотаріальних дій. Фактів порушення вищезазначених вимог нотаріусами виявлено не було.

Більшістю нотаріусів за 2007-2008 роки проведено узагальнення нотаріальної практики.

При проведенні аналізу доповідних записок, складених за наслідками перевірок, варто зупинитися також на окремих порушеннях, допущених нотаріусами при вчиненні нотаріальних дій.

Оскільки при проведенні комплексних перевірок зверталась увага на стан дотримання нотаріусами вимог Правил ведення нотаріального діловодства (наказ МЮУ від 31.12. 2008 року №1325/16016) щодо ведення нотаріального діловодства, зберігання нотаріальних документів та підготовки їх для тимчасового зберігання в архіві приватного нотаріуса, стан зберігання, витрачання та обліку спеціальних бланків нотаріальних документів відповідно до Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (наказ МЮУ від 28.12.2006 року №110/5 та зміни до нього) та додержання нотаріусами вимог нормативно-правових актів ведення Єдиних та Державних реєстрів Міністерства юстиції України, слід вказати на наступні порушення цих нормативно-правових актів.

Так, у всіх конторах архівні документи сформовані у справи, документи пронумеровані і систематизовані в хронологічному порядку, складені внутрішні описи справ, засвідчувальні написи. Однак у Любешівській ДНК, Камінь-Каширській ДНК, Ківерцівській ДНК, Другій Луцькій ДНК документи в товсті обкладинки (томи) не прошиті, а зберігаються у папках, чим не виконані вимоги п.п.2.3.19-2.3.22 Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до нотаріального архіву.

Архів Ківерцівської ДНК за 1992-1993 роки до Волинського обласного державного нотаріального архіву не переданий, чим не було дотримано графік передачі архівних документів до нотаріального архіву на 2008 рік. Нотаріусом Капляр М.В. допущено такий недолік: архівні документи за 2007-2008 роки тривалого строку зберігання також не розміщені в тверді обкладинки, чим не виконано вимоги п.8.15.1 Правил ведення нотаріального діловодства. Під час перевірки архівних документів нотаріуса Дехтярук І.В. за 2009 рік з договорами відчуження житлових будинків та документів, на підставі яких вони посвідчувались встановлено, що до даного наряду долучено договори купівлі-продажу житлових будинків та земельних ділянок, які викладені в одному договорі, що не відповідає веденню архіву згідно номенклатури справ.

Нотаріусом Бондарчук Г.В. на момент перевірки не заведені всі справи, передбачені номенклатурою. Нотаріусом Білоус Л.А. графи 4 номенклатури за 2007-2008 роки не заповнені. Відповідно до них не заповнені підсумкові записи про фактичну кількість справ за рік, чим не виконано вимоги п.8.2. Правил ведення нотаріального діловодства (1994 рік). Приватними нотаріусами Капляр М.В. та Антонюком К.А. при складенні номенклатури на 2009 рік не враховано вимоги п.8.2. Правил щодо єдиної системної індексації кожної справи, які наведені у Типовій номенклатурі.

При складанні номенклатури нотаріусами Другої Луцької державної нотаріальної контори допущені такі помилки: графа 3-тя номенклатур справ держнотконтори за 2005-2008 роки не заповнена, відповідно не складені підсумкові записи про фактичну кількість заведених справ, чим не дотримано п.6.6 Правил ведення нотаріального діловодства. Завідуючий не завів журнал реєстрації власних наказів, ведення якого передбачено п.3.4. Правил. Як наслідок, накази завідувача по працівниках контори реєструються у Журналі вхідної кореспонденції. Номенклатура справ нотаріуса Хомич В.С. на 2009 рік містить в собі не всі перелічені в Типовій номенклатурі наряди, що стосуються приватної нотаріальної діяльності.

При здійсненні записів до реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріуси в основному дотримуються вимог Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, затвердженого наказом МЮУ від15 липня 2003 року № 87/5 ( у редакції наказу Міністерства юстиції України від 19 листопада 2007 р. № 1101/5). Як недолік є те, що при отриманні нотаріальних документів в графі 7 реєстру громадянами не зазначаються власні прізвища, чим не виконуються вимоги п. 15.1. Порядку. При огляді реєстрів для реєстрації нотаріальних дій Другої Луцької нотаріальної контори за 2008 рік завідувача контори Горбатюка В.І. комісією було встановлено, що нотаріус здійснює запис до них нерозбірливим почерком, неохайно. При здійсненні записів до реєстрів нотаріус не враховував вимоги затвердженої нової редакції Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій. Так, в графі 3 не зазначається адреса проживання особи, її ідентифікаційний номер; при засвідченні вірності фотокопій документів, засвідчені справжності підпису перекладача на документі в графі 4 нотаріусом не зазначаються документи, за якими встановлено особу, натомість зазначається словосполучення “особу встановлено”; в графі 5 записи про зміст нотаріальної дії здійснюються із скороченням, що не дає змогу ідентифікувати нотаріальну дію, відсутні номери перевірок бланків нотаріальних документів, на підставі яких було вчинено нотаріальну дію, не зазначається вартість майна, яке є предметом правочину, на яке видано свідоцтво про право на спадщину; в графі 6 не зазначаються реквізити квитанцій, згідно яких сплачено державне мито. У разі звільнення особи від сплати державного мита, в графі 7 не зазначається про отримання документа без плати державного мита. В цій же графі нотаріус використовує дужки для проставлення особою підпису для отримання кількох різнотипних документів за різними реєстровими номерами. Нотаріуси Нововолинської ДНК не реєструють запити, листи суду та інших установ в Журналі реєстрації вхідної кореспонденції, чим порушують вимоги п.6.1.1 Правил.

Комісією виявлені порушення Базалицькою О.Р. у веденні реєстрів за 2008 рік: в усіх графах нотаріусом здійснені застереження виправленого про те, що запис анульовано, дія не вчинялась. Цей факт свідчить про те, що нотаріус робить запис в реєстр про нотаріальну дію до моменту підписання нотаріусом нотаріального документа та проставлення на ньому печатки, що не відповідає вимогам п.8 Порядку. У реєстрі за 2009 рік виявлені наступні порушення: в графі 5 реєстру відсутня відмітка про скасування довіреності, при посвідченні довіреності від імені іноземця в графі 4 відсутні відомості про законність його перебування в Україні, при засвідченні справжності підписів посадових осіб на банківських картках в гр.2-5 нотаріусом жодного разу не зазначені відомості про реквізити витягів з ЄДОЮОФОП про перевірку правоздатності та дієздатності юридичної особи; при вчиненні нотаріальних дій за участю юридичних осіб в гр.4 на підтвердження сторони правочину не завжди зазначається свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи. Нотаріусом Любомльської ДНК допускаються порушення при заповненні реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, а саме: при отриманні нотаріальних документів в графі 7 реєстру громадянами завжди не зазначаються власні прізвища, чим не виконуються вимоги п.15.1 Порядку .

Нотаріус Білоус Л.А. при одночасному посвідченні правочину та засвідченні вірності фотокопії такого документу реєструє 2 нотаріальні дії, однак не вимагає проставлення особою в графі 7 реєстру двох підписів про отримання різних документів, відповідно в графах 3-4 реєстру відсутні необхідні відомості або ж не проставлені відмітки “він же, вона ж”, або “те ж, те саме”, як передбачено п.п.11.5, 12.3. В ході перевірки діяльності Снитюк Л.Г. виявлені поодинокі порушення строків внесення відомостей до реєстрів, ці відомості вносяться до реєстру на наступний день.

Нотаріуси Нововолинської ДНК по закінченні робочого дня не здійснюють підсумкові записи щодо кількості вчинених дій, суми стягнутого державного мита та кількості використаних спеціальних бланків, що передбачено п.16 Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, затвердженого наказом МЮУ від 15 липня 2003 року №87/5 ( у редакції наказу від 19 листопада 2007 року №1101/5) . Нотаріуси Ківерцівської ДНК при веденні реєстрів не підклеюють квитанції про сплату державного мита за вчинення нотаріальних дій, примірники яких не залишаються у справах нотаріусів, чим не враховані вимоги п.14 Порядку. В цій конторі було виявлено реєстрацію правочинів, витяги з реєстру яких сторонам не надавались, що є порушенням п.1.2. Інструкції про ведення Державного реєстру правочинів.

Оформляючи нотаріальні документи нотаріуси Базалицька О.Р., Матвійчук С.П., Данилевич О.І., Дехтярук І.В., Снитюк Л.Г. не враховують вимоги п.5.4.11. Правил ведення нотаріального діловодства щодо про креслення незаповнених до кінця рядків та інших вільних місць.

При проведенні перевірок виявлено, що не всіма нотаріусами заведені всі передбачені книги. Так, на момент перевірки нотаріус Лобас Е.О. не завела алфавітну книгу обліку договорів довічного утримання(догляду), книгу обліку заяв про вжиття заходів до охорони спадкового майна, книгу обліку цінностей при вжитті заходів до охорони спадкового майна. Кудим Р.А. на момент перевірки не завів книгу обліку літератури та журнал реєстрації звернень, що надійшли під час прийому фізичних та юридичних осіб. Гловацька А.В. не завела журнал реєстрації фактів заміщення нотаріуса, книгу обліку літератури, журнал реєстрації звернень, що надійшли під час прийому фізичних та юридичних осіб. Антонюк К.А. не завів книгу реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань, книгу обліку літератури, алфавітну книгу обліку договорів довічного утримання(догляду), книгу обліку і реєстрації спадкових справ, алфавітну книгу обліку спадкових справ.

Оглядаючи справи нотаріусів із нотаріально посвідченими заповітами було встановлено, що при їх посвідченні нотаріуси керуються нормами Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій. Недоліком в посвідченні нотаріусами заповітів є те, що заповідачем особисто не зазначається, що заповіт ним прочитаний вголос та особисто підписаний, чим не дотримано вимоги абз. 3. п.157 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Ці помилки допускають нотаріуси Любешівської ДНК, Камінь-Каширської ДНК, Нововолинської ДНК, Ківерцівської ДНК, Любомльської ДНК, Рожищенської ДНК, Каганюк О.Ю, Дуда Л.В., Онищук І.П.

Посвідчувальні написи на заповітах нотаріуса Дуди Л.В. не відповідають затвердженим Мінюстом формам. Недоліком в посвідчені заповітів є те, що в тексті заповіту нотаріус Дуда Л.В. не роз’яснює заповідачу норми ст.1307 ЦК України щодо нікчемності заповіту на майно, яке є предметом спадкового договору, як того вимагає п.161 Інструкції, а також зазначення нотаріусом часу посвідчення заповіту в посвідчувальному записі. Нотаріуси Мороз Л.К. та Несмянович В.І. в одному випадку відомості про посвідчення заповіту внесли до Спадкового реєстру раніше часу посвідчення самого заповіту, як наслідок нотаріусами не дотримано вимоги п.2.1 Положення про Спадковий реєстр та п.171 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

Під час перевірки договорів відчуження Камінь-Каширської державної нотаріальної контори було встановлено, що у разі, коли відчужувачем є особа, у якої немає чоловіка/дружини чи є вдовою/вдівцем нотаріусом не завжди витребовується заява про особисту власність на майно, яке є предметом договору, а до справ долучається документ, що підтверджує такі факти( свідоцтво про смерть), чим не враховані вимоги абз.3 п.45 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Якщо така заява долучається до справ, нотаріусом даний документ помилково реєструється у Журналі реєстрації вхідної кореспонденції та не підшивається до примірника правочину (п.п. 6.4 та 6.5 Правил ведення нотаріального діловодства). При огляді справ контори з договорами купівлі-продажу земельних ділянок було встановлено, що нотаріус до справ долучає оригінали квитанцій про сплату податку з доходів фізичних осіб, а необхідно долучати фотокопії. Виявлений випадок долучення до договору заяви іншого з подружжя на вчинення правочину, яка не зареєстрована в Журналі реєстрації вхідної кореспонденції (п.6 Правил).

При огляді справ Базалицької О.Р. з договорами відчуження нежитлових приміщень за 2009 рік, укладених за участю юридичних осіб, було виявлено, що до примірника договору нотаріусом долучаються протоколи юридичних осіб, які викладені на 2 аркушах, не прошиті між собою, не скріплені печаткою юридичної особи. В цьому випадку нотаріусом не виконано вимоги п.5.7, 5.7.1 Правил ведення нотаріального діловодства(2008) та не враховано ч.1 ст.47 ЗУ “ Про нотаріат”. Нотаріусом Данилевич О.І. не враховано внесені зміни до форм посвідчувальних написів на договорах відчуження щодо незазначення в посвідчувальних написах відомостей про вчинення нотаріальної дії. Дехтярук. І.В. посвідчено договір дарування житлового будинку, який згідно витягу з Єдиного реєстру заборон перебуває під забороною відчуження, нотаріус долучила до справ повідомлення банку про виконання зобов’язань по кредитній угоді та надання згоди на відчуження. В даному випадку нотаріусом не виконано вимог п.47 Інструкції щодо посвідчення такого правочину лише після перевірки відсутності заборони відчуження. Повідомлення банку, відповідно до п.253 Інструкції, є підставою для зняття заборони.

Перевіряючи договір дарування земельної ділянки, посвідчений нотаріусом Бондарчук Г.В. від 20.02.2009 року було виявлено, що від імені Дарувальника договір підписала інша особа в зв’язку з похилим віком. Статтею 45 Закону України “ Про нотаріат” та Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України не передбачено такої підстави, як підписання договору іншою особою у зв’язку з похилим віком. В цьому випадку нотаріусом не дотримано абз.23 п.16 Інструкції. Посвідчувальні написи на договорах дарування земельних ділянок нотаріусом Базалицькою О.Р. безпідставно змінені та не відповідають затвердженим Мінюстом формам, як наслідок не враховано п.24 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Зокрема, в кінці посвідчувальних написів нотаріусом зазначено, що цей договір підлягає реєстрації в Книзі земель, що не передбачено встановленою формою посвідчувального напису для договорів відчуження. У 2009 році заяви відчужувача про його особисту власність на майно, яке є предметом договору, викладаються нотаріусом на окремому аркуші та продовжують реєструватись в Журналі вхідної кореспонденції, що не відповідає п.6.5 Правил ведення нотаріального діловодства. При посвідченні договору дарування частки житлового будинку за участю представника нотаріусом Лехкобит Л.В. використано посвідчувальний напис, який не відповідає затвердженій формі. Як наслідок нотаріусом не дотримано вимоги п.5.5 Правил ведення нотаріального діловодства.

В договорах відчуження нерухомого майна нотаріуси Ляленко А.О., Лехкобит Л.В.та Бондарчук Г.В. помилково роз’яснюють сторонам норми ЗУ “Про власність”, який з квітня 2007 року втратив чинність.

Посвідчуючи договір купівлі-продажу квартири за участю неповнолітньої особи, нотаріус Снитюк Л.Г. витребувала згоду органу опіки і піклування, однак не витребувала нотаріально посвідчену згоду батьків на вчинення неповнолітньою особою правочину. Як недолік у Капляр М.В. виявлено випадок непрошиття примірника договору відчуження земельної ділянки за 2009 рік, який викладений на кількох аркушах, чим не враховано вимоги п.23 Інструкції. При перевірці діяльності Дуди Л.В. виявлено систематичні випадки, коли посвідчувальні написи на договорах відчуження квартир, житлових будинків, іншого нерухомого майна не відповідають формам, затвердженим Міністерством юстиції України, чим порушуються абз.1 п.24 Інструкції. Аналогічні порушення виявлені в договорах відчуження земельних ділянок за участю представників - в посвідчувальних написах відсутні відомості про перевірку повноваження представника.

При накладенні заборон на відчуження нерухомого майна нотаріусом Дудою Л.В., інформація на паперових носіях не завжди відповідає інформації, яка міститься у реєстрі, нотаріус часто допускає орфографічні помилки при написанні прізвища, імені, по-батькові. Реєструючи заборону на земельні ділянки, у яких є кадастрові номери, нотаріус вносить інформацію через невизначене майно, що унеможливлює в майбутньому пошук заборони іншими користувачами і є порушенням Інструкції про порядок заповнення заяв та ведення Єдиного реєстру заборон відчуження об’єктів нерухомого майна. У справах нотаріуса було виявлено заяви про реєстрацію обтяження нерухомого майна іпотекою без зазначення службових відміток, що є порушенням п.1.3 Інструкції про порядок заповнення повідомлень та ведення Державного реєстру іпотек. Повідомлення нотаріусів Любомльської ДНК та Камінь-Каширської ДНК про реєстрацію обтяження нерухомого майна іпотекою не відповідає затвердженому зразку.

Снитюк Л. Г. в договорах про визначення розміру часток в квартирах, а Базалицька О.Р. при посвідченні договорів визначення часток у праві спільної сумісної власності на нерухоме майно використовують форми посвідчувального запису для договору відчуження, хоча дані договори такими не є. Нотаріусом Снитюк Л.Г. не роз’яснено, що договір про визначення часток підлягає реєстрації в органах бюро технічної інвентаризації (п.59 Інструкції). В договорах дарування нерухомого майна, серед інших умов договору, нотаріус зазначає термін “ціна договору”, що не узгоджується з поняттям дарування. Як недолік, нотаріус не виконує вимоги п.22-1 Інструкції щодо перевірки бланків, на яких викладені документи, посвідчені раніше нотаріусом Снитюк Л.Г. Цей же недолік виявлений у нотаріусів Нововолинської ДНК і у Кондратюк О.О. Нотаріус Ляленко Л.А. при посвідченні договорів щодо майна, яке є предметом спільної сумісної власності подружжя витребовує письмову згоду на вчинення іншим з подружжя правочину, однак ці згоди не завжди реєструються в Журналі реєстрації вхідної кореспонденції, чим не враховано п.6.4 Правил ведення нотаріального діловодства.

Допускаються нотаріусами помилки і при посвідченні довіреностей. Так, нотаріуси Онищук І.П. та Бондарчук Г.В. в довіреностях, посвідчених в порядку передоручення, не зазначають від імені кого діє представник. Нотаріус Снитюк Л.Г в довіреностях, посвідчених в порядку передоручення, не зазначає реквізити основної довіреності, за якою діє представник. Посвідчуючи довіреності у 2007-2009 роках, видані в порядку передоручення, нотаріус Снитюк Л.Г. не враховує вимоги п.22-1 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України щодо перевірки дійсності бланків, на яких викладено основну довіреність, що підтверджується відсутністю на фотокопіях основної довіреності необхідної відмітки. Посвідчуючи довіреність від імені іноземного громадянина в тексті заповіту нотаріусом Матвіюк Р.Ф. не зазначено громадянство довірителя. Цими нотаріусами при посвідченні довіреностей на представництво інтересів в консульських установах іноземних держав не застосовується форма посвідчувального напису для дії за кордоном. Дуда при посвідченні довіреностей в порядку передоручення у 2007-2009 роках перевіряє дійсність основної довіреності за допомогою Єдиного реєстру довіреностей. Однак не долучає до справ витяг з Єдиного реєстру, а робить відмітку про її перевірку, чим не враховані та не виконані зміни до п.42 Інструкції.

У Другій Луцькій державній нотконторі при посвідченні довіреностей реєстрація не завжди відбувається своєчасно, про що свідчать витяги про реєстрацію в Єдиному реєстрі довіреностей. А при посвідченні довіреності, виданої в порядку передоручення, відсутній витяг про перевірку основної довіреності. Внесення даних до реєстру відбулося наступного дня. Коляда І.І. та Кудим Р.А. при посвідченні довіреностей в порядку передоручення в графі 3 реєстру зазначають тільки дані особи, яка звернулась до них, а реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво, не зазначаються. Базалицькою О.Р. при скасуванні довіреності в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій не зроблено відмітку про скасування довіреності, не в повній мірі враховано п.154 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Нотаріусом Онищук І.П. впродовж 2007-2009 років посвідчені довіреності скасовувались нотаріусом на підставі письмової заяви довірителя, нотаріально не оформленої, чим не враховані вимоги ст.214 ЦК України, згідно якої відмова від вчинення правочину вчиняється у такій самій формі, в якій було вчинено правочин.

Палівода І.І. при посвідченні довіреностей на право розпорядження транспортними засобами не зазначає імя обдаровуваного, що суперечить п.146 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. У цього ж нотаріуса форми посвідчувальних написів на довіреностях, виданих в порядку передоручення, не відповідають формам, встановленим Правилами ведення нотаріального діловодства. При посвідченні довіреностей в порядку передоручення нотаріус здійснює перевірку основної довіреності шляхом виготовлення Скороченого витягу, що не відповідає п.3.3 Положення про Єдиний реєстр довіреностей. Мороз Л.К до реєстру довіреностей не завжди вносить серійний номер транспортного засобу, чим не в повній мірі дотримано вимоги п.2.6.2 Положення про Єдиний реєстр довіреностей. До довіреності, посвідченої нотаріусом Камінь-Каширської ДНК не долучений витяг про реєстрацію, що є порушенням п.2.13 Положення про Єдиний реєстр довіреностей.

Під час перевірки нотаріуса Базалицької О.Р. було виявлено невиконання нотаріусом вимог п.6.4 Правил ведення нотаріального діловодства щодо реєстрації заяви про скасування довіреності у Журналі реєстрації вхідної кореспонденції, недодержання вимог п.п.154, 155 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України щодо порядку скасування довіреності, порушення вимог п.п.2.12, 5.4 Положення про Єдиний реєстр довіреностей щодо безкоштовного внесення відомостей про припинення дії довіреності та щодо строків внесення таких відомостей.

Допускаються нотаріусами помилки і в оформленні спадкових справ. Так, нотаріуси Нововолинської державної нотаріальної контори в книзі обліку та реєстрації спадкових справ реєструють заяви спадкоємців про пропущення ними шестимісячного строку для прийняття спадщини, що не відповідає вимогам п.8.6. Правил ведення нотаріального діловодства. При огляді спадкових справ нотаріуса Бобак О.І. виявлено, що нотаріус до спадкової справи не долучає витяг зі Спадкового реєстру про наявність\відсутність заведеної спадкової справи, а робить на заяві спадкоємця службову відмітку, що не відповідає п.3.4. Положення про спадковий реєстр. У Ковельській ДНК та Ківерцівській ДНК спадкові справи за 2005-2008 роки у томи не прошиті, внутрішні описи не складені, засвідчувальні написи відсутні, чим не дотримано вимоги п. 4.2. Інструкції про порядок передачі нотаріальних документів на тимчасове зберігання до нотаріального архіву. Це ж саме спостерігається у Другій Луцькій конторі.

Оглядаючи відповідь Базалицької О.Р. на контрольне доручення управління юстиції щодо кількості заведених спадкових справ за липень 2009 року, було встановлено, що відповідь на фірмовому бланку не оформлена, відомості про дату складання, вихідний номер документа відсутні. При оформленні відповіді на даний запит управління юстиції нотаріусом не враховано вимоги розділу 5 Правил ведення нотаріального діловодства.

Деякими нотаріусами допускаються помилки при заповненні книги обліку викликів нотаріуса. Так, Нотаріус Дуда Л.В. в книзі обліку викликів нотаріуса не зазначає відомостей про реєстрові номери вчинених нотаріальних дій по виклику, причини їх вчинення поза робочим місцем, підписів осіб, які здійснили виклик. Щелкунова І.А. при вчиненні нотаріальної дії по виклику не зазначає місце вчинення нотаріальної дії, чим не в повній мірі виконано п.11 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Цю ж помилку помічено у Ківерцівській ДНК.

Було відмічено відсутність інформації про деякі використані нотаріальні бланки. Виявлені поодинокі випадки порушення п.6.1. Положення щодо перевірки кожного бланку, на якому викладений текст документа, що подається нотаріусу для вчинення нотаріальних дій. Ці порушення допускаються нотаріусами Ківерцівської та Ковельської ДНК, а також нотаріусом Бондарчук Г.В..

Капляр М.В. не в повній мірі виконує вимоги п.13.10. Порядку щодо зазначення в графі 5 дати та ідентифікаційного номеру перевірки спеціальних бланків нотаріальних документів, на яких викладені документи, що подаються нотаріусу для вчинення нотаріальної дії.

Під час перевірок були виявлені випадки надання нотаріусами відповідей на запити правоохоронних органів та судів, не скріплені гербовою печаткою даних установ. Це такі нотаріуси: Дехтярук І.В., Любомльська, Нововолинська, Друга Луцька, Ківерцівська ДНК.

Як недолік, слід також зазначити, що деякими нотаріусами не проводить ся узагальнення нотаріальної практики, аналізи діяльності контори. Це нотаріуси Ковельської та Ківерцівської ДНК, Каганюк О.Ю., Лобас Е.О, Гловацька А.В., Хомич В.С.

Накінець, слід зазначити, що за результатами проведених перевірок робота більшості приватних та державних нотаріусів визнана такою, що здійснюється на належному рівні. Лише робота таких нотаріусів, як Дехтярук І.В, Снитюк Л.Г., Капляр М.В. та нотаріусів Нововолинської та Другої Луцької ДНК визнана такою, що здійснюється на задовільному рівні, робота Базалицької О.Р.- на незадовільному рівні, а робота Дуди Л.В. визнана такою, що здійснюється з порушенням вимог законодавства та потребує покращення. В зв’язку з цим діяльність Дуди Л.В. зупинялась строком на один тиждень на час проходження підвищення кваліфікації з діловодства в Ковельській ДНК. Для всіх нотаріусів обласним управлінням юстиції винесені накази про встановлення строку для усунення виявлених недоліків нотаріусами. В зв’язку з цим на виконання цих наказів нотаріусами було направлено до управління юстиції повідомлення про вжиття заходів для покращення роботи та врахування рекомендацій щодо усунення порушень та помилок у роботі та недопущення їх у майбутньому.

За результатами перевірок нотаріусам рекомендовано:

- чітко дотримуватись Правил ведення нотаріального діловодства;
- дотримуватись Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій;
- дотримуватись вимог Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України;
- чітко дотримуватись вимог Закону України “Про нотаріат”;
- дотримуватись нормативно-правових актів ведення Єдиних та Державних реєстрів інформаційної системи МЮУ;

Заступник начальника управління - начальник відділу нотаріату

С.В.Карасюк