На виконання плану роботи відділу нотаріату на І-ше півріччя 2010 року підготовлено узагальнення за результатами комплексних перевірок діяльності нотаріальних установ області, проведених у І-му півріччі 2010 року. З цією метою були проаналізовані довідки, складені за результатами перевірок, для виявлення помилок у роботі нотустанов області.

Головним управлінням юстиції у Волинській області на протязі І-го півріччя 2010 року відповідно до статті 33 Закону України “ Про нотаріат”, затверджених графіків комплексних перевірок діяльності приватних нотаріусів та державних нотаріальних установ на 2010 рік було проведено 20 комплексних перевірок діяльності приватних нотаріусів та державних нотаріальних установ області. З них: 18 перевірок приватних нотаріусів (Луцько О.М., Заліська Н.М., Грудзевич Т.О., Бабич Н.Г., Шкльода Я.А., Асадуллаєв О.Е., Зінчук Г.Т., Грабовська С.В., Семенюк Н.М., Блащук С.О., Пасюк Л.О., Сушик О.В., Перчук І.М., Горбачук А.А., Добровольська Г.Ф., Грушицька В.В., Ариванюк Н.А., Гордійчук Б.І.) та 2 перевірки державних нотаріальних контор (Жовтнева ДНК, Луцька районна ДНК).

Усі перевірки здійснювались відповідно до вимог Порядку організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства (наказ МЮУ від 24.12.2008 року №2260/5).

В ході перевірок зверталась особлива увага на організацію нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства за весь період, що минув з часу проведення попередньої комплексної перевірки контори, нотаріуса.

Відповідно до планів проведення комплексних перевірок, затверджених начальником управління юстиції, членами комісій були перевірені усі напрямки діяльності державних нотаріальних контор та приватних нотаріусів, а саме: організація нотаріальної діяльності, дотримання вимог до робочого місця приватних нотаріусів, страхування цивільно-правової відповідальності, організація прийому громадян і режим роботи нотаріусів, дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства, правильність формування документів у справи, умови зберігання архіву, печаток, штампів, порядок зберігання, витрачання, обігу та звітності спеціальних бланків нотаріальних документів тощо.

Перевіряючими також зверталась увага на дотримання нотаріусами правил ведення нотаріального діловодства у сфері архівної справи, а саме: ведення номенклатури справ, правильність ведення передбачених номенклатурою реєстрів, алфавітних, інших книг, журналів, нотаріального архіву, правильність заведення та реєстрації спадкових справ тощо.

Звернуто увагу на дотримання нотаріусами таємниці вчинюваних нотаріальних дій, а також статті 9 Закону України “Про нотаріат” щодо обмеження у праві вчинення нотаріальних дій.

Необхідно відмітити, що до проведених перевірок управлінням юстиції були залучені як державні, так і приватні нотаріуси, працівник державного підприємства «Інформаційний центр» Міністерства юстиції України та працівник нотаріального архіву.

Усі перевірки здійснювалися в робочий час і в приміщенні, де розташоване робоче місце нотаріуса або яке займає контора. У разі виявлення помилок чи порушень, які можливо усунути під час перевірки, нотаріусам надавалось таке право.

За результатами перевірок були складені довідки, аналіз яких дає підставу стверджувати, що нотаріуси, діяльність яких була перевірена протягом І-го півріччя 2010 року, в загальному, дотримуються у своїй роботі нормативних положень, що регулюють роботу нотаріальних установ. Так, робочі місця більшості приватних нотаріусів, відповідають “Положенню про вимоги до робочого місця приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням” та ст.25 Закону України «Про нотаріат». Встановлений режим роботи є зручним для прийому громадян. Графіки роботи нотаріусів відповідають вимогам ч.10 ст.24 Закону України «Про нотаріат». В усіх конторах (крім нотаріуса Сушика О.В.) є інформаційні куточки, розміщені в доступному для ознайомлення місці.

Нотаріуси також дотримуються вимог ст.28 Закону України «Про нотаріат» щодо службового страхування приватної нотаріальної діяльності.

При проведенні аналізу довідок, складених за наслідками перевірок, варто зупинитись на окремих порушеннях, допущених нотаріусами при вчиненні нотаріальних дій.

Оскільки при проведенні комплексних перевірок зверталась увага на стан дотримання нотаріусами вимог Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням ( у редакції наказу МЮУ від 17.04.2007 №186/5), Правил ведення нотаріального діловодства (наказ МЮУ від 31.12. 2008 року №1325/16016 із змінами і доповненнями, внесеними наказом Міністерства юстиції України від 16 листопада 2009 року №2151/5) щодо ведення нотаріального діловодства, зберігання нотаріальних документів та підготовки їх для тимчасового зберігання в архіві приватного нотаріуса, стан зберігання, витрачання та обліку спеціальних бланків нотаріальних документів відповідно до Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків нотаріальних документів (наказ МЮУ від 28.12.2006 року №110/5 та зміни до нього), Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженого постановою КМУ від 5 серпня 2009 р. №812 та додержання нотаріусами вимог нормативно-правових актів ведення Єдиних та Державних реєстрів Міністерства юстиції України, слід вказати на наступні порушення цих нормативно-правових актів.

Приватним нотаріусом Луцького районного нотаріального округу Луцько О.М. порушені вимоги абз.1 п.4 Положення про вимоги до робочого місця (контори) приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням ( у редакції наказу МЮУ від 17.04.2007 №186/5) в зв’язку з тим, що нею недодержана вимога закону про нотаріальне посвідчення договору найму будівлі, в якій розташоване її робоче місце ( відповідно до ст.793 ЦК України договір найму будівлі, іншої капітальної споруди строком на три роки і більше підлягає нотаріальному посвідченню). Крім того, це приміщення не забезпечено пожежною сигналізацією, що не відповідає вимогам абз.9 п.3 вищезазначеного Положення. Металевий сейф не прикріплений до підлоги чи стіни, як того вимагає п.9 Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, затвердженого постановою КМУ від 5 серпня 2009 р. №812. Під час перевірки Луцької районної ДНК з’ясовано, що сейф нотаріуса Трохимчук С.М. також не прикріплений до підлоги чи стіни. На момент перевірки нотаріуса Семенюк Н.М. двері металевого сейфа були зрізані і не замикались.

Перевіркою виявлені випадки порушення нотаріусами Правил ведення нотаріального діловодства у частині ведення архівної справи. Так, документи у справах тривалого строку зберігання нотаріуса Луцько О.М. прошиті у відповідності до п.8.14 Правил ведення нотаріального діловодства, але не оправлені в тверду обкладинку, як того вимагає п.9.1.1 Правил. Номенклатури справ нотаріуса за 2008-2009 роки також не оправлені в тверді обкладинки. Згідно п.8.12 до кожної справи тривалого строку зберігання нотаріусом складені внутрішні описи, однак вони не підшиті нотаріусом до відповідних справ, що не відповідає вимогам п.8.12.3 Правил. У внутрішніх описах архівних справ нотаріуса Бабич Н.Г. виявлені випадки невідповідності форм внутрішніх описів встановленому зразку, наведеному у додатку №19 Правил ведення нотаріального діловодства, та п.п.8.12.1 Правил. Описи справ постійного та тривалого строків зберігання нотаріуса Семенюк Н.М. за 2006-2008 роки не складені, чим порушено п.9.14 Правил ведення нотаріального діловодства.

Нотаріусом Луцько О.М. до справ тривалого строків зберігання зроблені засвідчувальні написи, але без зазначення кількості аркушів внутрішнього опису і без свого підпису, чим не дотримано п.п.8.13.1, 8.13.4 Правил. Нотаріусом Бабич Н.Г. не вміщено в тверді обкладинки, не прошито у справи та не складено засвідчувальні написи до індивідуальних номенклатур справ нотаріуса за 2008, 2009 роки, що не відповідає п.п.8.13, 8.14, 8.15.1 Правил ведення нотаріального діловодства.

В ході перевірки нотаріуса Луцько О.М. встановлено, що не всі титульні аркуші справ оформлені згідно вимог п.8.15 Правил ведення нотаріального діловодства. Окрім того, на момент проведення перевірки нотаріусом Луцько О.М. не складені описи справ постійного та тривалого строків зберігання за 2008-2009 роки, чим не дотримано п.9.1.3 Правил ведення нотаріального діловодства. Нотаріусом Заліською Н.М. складені річні розділи описів справ постійного та тривалого строків зберігання за 1998-2008 роки, однак дані описи не погоджені з державним нотаріальним архівом та не схвалені експертною комісією управління юстиції, чим не дотримано п.9.6 Правил ведення нотаріального діловодства. Такий же недолік виявлено у нотаріуса Бабич Н.Г. при описі справ постійного та тривалого строків зберігання за 2004-2009 роки , у нотаріуса Зінчук Г.Т. – за 1998 - 2009 роки, у Жовтневій ДНК - за 2006-2009 роки, у нотаріуса Сушика О.В. – за 2002-2007, а також за 2008, 2009 роки, у нотаріуса Перчук І.М. – за 1997-2009 роки, у нотаріуса Добровольської Г.Ф. – за 2005-2009 роки, у нотаріуса Ариванюк Н.А. – за 2002-2009 роки.

При огляді справ тривалого строків зберігання за 2008-2010 роки нотаріуса Семенюк Н.М. комісією було відмічено, що на долучених до справ фотокопіях документів відсутні відмітки «З оригіналом згідно», відсутні дати долучення документів до справи, підписи та печатки нотаріуса, чим не виконано п.27 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України.

При складанні нотаріальних документів Жовтневої ДНК за 2009 рік у наряди, завідувачем контори Завішою Л.Я. не враховано вимоги п.8.7 Правил ведення нотаріального діловодства щодо порядку, в якому підшиваються у справи нотаріальні документи, а саме: першим підшивається примірник нотаріально оформленого документа, за ним – документи, на підставі яких він виданий чи посвідчений. Нотаріус Завіша Л.Я. у справи першочергово розміщує квитанції про сплату обов’язкових платежів про вчинені нотаріальні дії (держмито, вартість бланків, витягів з реєстрів тощо), а далі підшитий примірник нотаріального документа, що залишається у справах контори. В ході перевірки Луцької районної ДНК виявлено, що нумерація аркушів у справах з договорами відчуження земельних ділянок за 2008 рік не відповідає нумерації аркушів, зазначених у внутрішніх описах до справ. До даних нарядів не складені засвідчувальні написи, чим порушено п.8.13 Правил. Крім того, встановлено, що в книгах, журналах, реєстрах, ведення яких було закінчено у 2009 році, відсутні засвідчувальні написи, що не відповідає вимогам п.8.13 Правил ведення нотаріального діловодства. Перевіркою встановлено, що в держнотконторі складені загальні описи справ постійного та тривалого строків зберігання лише по 1997 рік включно. Описи справ тривалого та постійного строків зберігання за 1998-2008 роки не складені, чим не дотримано п.9.1.3 Правил ведення нотаріального діловодства.

Номенклатура справ нотаріусів Луцько О.М., Зінчук Г.Т., Семенюк Н.М. за 2008 рік не закрита підсумковим записом, графа номенклатури «Кількість справ (томів)», на підставі якої повинен бути складений підсумковий запис, нотаріусами не заповнена, що не відповідає п.6.6 Правил ведення нотаріального діловодства (1994 рік). Під час огляду номенклатури справ Луцької районної державної нотаріальної контори за 2008 рік та нарядів із договорами відчуження земельних ділянок за цей діловодний рік комісією було встановлено, що в графі «Кількість справ (томів)» зазначено про створення лише одного тому, хоча фактично за 2008 рік їх створено 4.

Комісією встановлено, що приватним нотаріусом Семенюк Н.М. не складено індивідуальні номенклатури справ на 2009 рік та на 2010 рік, чим не виконано п.8.2.3 Правил ведення нотаріального діловодства. Тобто, впродовж 2009-2010 років нотаріус здійснює діяльність без врахування вимог нової редакції Правил ведення нотаріального діловодства. У номенклатурі справ приватного нотаріуса Сушика О.В. на 2009 рік відсутні декілька справ (нарядів) разом з їх індексами, які передбачені Типовою номенклатурою та стосуються приватної нотаріальної діяльності, чим порушено вимоги п.8.2.2 та п.8.2.6 Правил ведення нотаріального діловодства.

Виявлені випадки допущення порушень нотаріусами при заповненні журналів реєстрації вхідної кореспонденції. Так, нотаріус Луцько О.М. при заповненні у 2009 році журналу реєстрації вхідної кореспонденції в графі 1 журналу невірно зазначає вхідний індекс документа. Нотаріус в даній графі вказує лише дату надходження документа та його порядковий номер за журналом. У 2009 році Правила ведення діловодства передбачали, що реєстраційний індекс складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номером справи за номенклатурою справ, де зберігається отриманий документ. У графі 2 даного журналу нотаріусом Луцько О.М. не зазначається дата та індекс отриманого документа, а лише кореспондент. Виявлені недоліки у веденні Журналу вхідних документів і під час перевірки Луцької районної ДНК, а саме: в графі 3 журналу не зазначається дата та індекс отриманого документа, а лише назва кореспондента, що не відповідає п.5.4.2 Правил ведення нотаріального діловодства.

Нотаріус Бабич Н.Г. у 2010 році продовжує ведення журналу реєстрації вхідної кореспонденції, проте зміни до форм даної книги нотаріусом не внесені, не застережені підписом та печаткою нотаріуса, чим не враховано п.4 наказу Мін’юсту від 16.11.2009 року №215/15 «Про затвердження змін до Правил ведення нотаріального діловодства».

При огляді реєстрів для реєстрації нотаріальних дій були виявлені такі недоліки: нотаріус Луцько О.М. у 2008 році при засвідченні вірності фотокопій з документів у графі 4 іноді зазначає «особу встановлено», чим не виконано вимоги п.12 Порядку; при посвідченні правочину та засвідченні вірності фотокопії з нього нотаріус зазначає дві нотаріальні дії, однак для фотокопії графи 3,4 реєстру не заповнює чи не проставляє відмітки, відповідно, «він/вона ж», «те ж, те саме» як передбачено п.п.11.5, 12.3 Порядку. У таких випадках особи в графі 7 зазначають лише один раз свій підпис та прізвище. При посвідченні правочинів за участю представників, які діють на підставі довіреності, нотаріус у графі 3 реєстру заначає відомості про особу представника, однак реквізити довіреності зазначаються в графі 4, що не відповідає п.11 Порядку. При огляді реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріуса Бабич Н.Г. виявлені випадки проставлення громадянами в гр.7 реєстру підписів без зазначення прізвища, що не відповідає п.15.1. Порядку. Також, виявлено недотримання нотаріусом п.41 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, п.13.9 Порядку щодо зазначення реквізитів витягу з ЄДРФОЮОП при засвідченні справжності підписів представників юридичних осіб на банківських картках.

Виявлені недоліки і у заповненні реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріуса Добровольської Г.Ф., а саме: при вчиненні нотаріальних дій за участю юридичної особи в графі 3 реєстру нотаріус не зазначає реквізити документа, на підставі якого діє представник; в графі 4 реєстру не зазначаються дані документа, за яким було встановлено його особу; не зазначаються реквізити витягу з ЄДРЮОФОП, який був поданий нотаріусу для огляду та за яким було перевірено правоздатність, дієздатність юридичної особи. Як наслідок при веденні реєстру нотаріусом не враховано п.п.11,12 Порядку. При засвідченні справжності підпису особи на заяві в графі 5 реєстру нотаріусом не зазначаються повні відомості про зміст заяви та кому вона адресована, чим не дотримано п.13.4 Порядку, згідно якого запис до реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ.

Недоліком у веденні реєстрів для реєстрації нотаріальних дій нотаріусами Луцької районної держнотконтори є невиконання п.14 Порядку щодо зберігання квитанцій про оплату державного мита в реєстрах для реєстрації нотаріальних дій, крім випадків, якщо вони не долучаються до примірників свідоцтв, правочинів.

В ході перевірки діяльності нотаріуса Семенюк Н.М. виявлені неодноразові грубі помилки у веденні реєстрів для реєстрації нотаріальних дій. Так, комісією виявлено, що в реєстрі за 2010 рік відсутні будь-які записи в графах 2-7 реєстру, хоча реєстрові номери проставлені. В графі 7 реєстрів особами, щодо яких були вчинені нотаріальні дії, проставляється лише їх прізвище, підписи, як правило, громадянами не проставлені, чим не враховані вимоги п.15.1 Порядку. В реєстрі за 2010 рік після останньої нотаріальної дії робочого дня, нотаріус не здійснює підсумковий запис щодо кількості вчинених нотаріальних дій за день, використаних нотбланків, суми стягнутої плати за вчинення нотаріальних дій, чим не дотримано п.16 Порядку. При огляді реєстру за 2009 рік виявлено, що було вчинено нотаріальну дію за участю юридичної особи, однак найменування юридичної особи записано в графі 3 реєстру зі скороченням, місцезнаходження її не зазначено, чим не виконано п.11 Порядку. В графі 4 відсутні відомості про документи, за якими було встановлено правоздатність, дієздатність юридичної особи, що є порушенням п.12.2 Порядку. В графі 4 реєстру нотаріуса Семенюк Н.М. виявлені випадки незазначення реквізитів документа (паспорта), за яким було встановлено особу, щодо якої вчинено правочин, чим не виконано п.12 Порядку. В графі 3 реєстру не зазначені відомості про місце проживання громадянина, який є стороною договору, чим не виконано п.11 Порядку.

Нотаріус Пасюк Л.О. допускає такі недоліки при внесенні записів до реєстру: при засвідченні вірності кількох копій одного і того самого документа нотаріусом в графі 1 проставляється один реєстровий номер, що не узгоджується з вимогами абз.2 п.9 Порядку; при вчиненні нотаріальних дій для громадян, які проживають в м.Нововолинську в гр.3 реєстру нотаріус зазначає лише назву вулиці та номер будинку, а назву населеного пункту не зазначає, чим не виконує п.11 Порядку.

Приватний нотаріус Луцько О.М. у 2008 році посвідчила 1 довіреність від імені двох осіб на право представництва інтересів. Дана довіреність зареєстрована в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій за двома реєстровими номерами, про що зазначено в посвідчувальному написі. В даному випадку нотаріусом не враховано, що вчинено 1 нотаріальну дію, яка повинна бути зареєстрована під одним реєстровим номером.

Реєстр для реєстрації нотаріальних дій нотаріуса Сушика О.В. ведеться працівником – суб’єктом підприємницької діяльності, який здійснює діяльність на підставі угоди про виділення приміщення для надання послуг, що грубо суперечить вимогам п.4 Порядку ведення та заповнення реєстрів.

При огляді реєстру для реєстрації нотаріальних дій за 2010 рік нотаріуса Луцької районної ДНК Трохимчук С.М. комісією виявлено кілька випадків незазначення громадянами в графі 7 відомостей про отримання нотаріального документа без сплати державного мита, чим не враховано п.15 Порядку. При вчиненні підряд кількох дій для однієї особи при реєстрації першої дії в графі 4 записуються відомості про документ, за яким встановлено особу, а при реєстрації наступних дій в графі 4 нотаріус проставляє знак -//-, що не узгоджується з п.12.3 Порядку, згідно якого необхідно зазначати «те ж, те саме».

В ході перевірок діяльності нотустанов встановлено, що допускають помилки нотаріуси і під час ведення передбачених номенклатурою книг та журналів. Так, при огляді книги викликів нотаріуса Луцько О.М. виявлено, що у 2008 році нотаріусом було здійснено 2 виїзди за межі нотаріального округу з подальшим вчиненням нотаріальних дій. Цим порушено вимоги ст.25 ЗУ «Про нотаріат», абз.1 п.11 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Під час огляду книги викликів нотаріуса Сушика О.В встановлено, що записи в графах книги відповідають їх змісту, крім графи 5, тому у даній графі нотаріусом не зазначається кількість нотаріальних дій та їх реєстрові номери, що є порушенням вимог абз.2 п.5.4.2 Правил ведення нотаріального діловодства.

Крім того, перевіркою встановлено, що нотаріусом Луцько О.М. не ведеться облік спеціальних бланків документів інформаційної системи МЮУ, оскільки на момент перевірки у нотаріуса не заведена книга обліку оприбуткування бланків, ведення якої передбачено Положенням про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи МЮУ та з 2010 року – Типовою номенклатурою справ. Комісією встановлено, що нотаріусом Семенюк Н.М. на протязі 2009-2010 років не заведені та не ведуться справи, книги, журнали, передбачені Типовою номенклатурою справ, чим не дотримано п.п.5.4.1, 5.4.3 Правил ведення нотаріального діловодства. Впродовж 2009-2010 років нотаріус Семенюк Н.М. продовжує ведення книг, які не відповідають формам, наведеним у додатках до Правил ведення нотаріального діловодства.

Крім того, в ході перевірок діяльності нотаріусів з’ясовано, що не всі книги, передбачені Типовою номенклатурою, заведені нотаріусами Грабовською С.В., Сушиком О.В. та Гордійчуком Б.І.

В ході перевірки нотаріуса Пасюк Л.О. було встановлено, що в книгах, журналах, реєстрах, ведення яких було закінчено у 2009 році, відсутні засвідчувальні написи, що не відповідає вимогам п.8.13 Правил ведення нотаріального діловодства. Цей же недолік виявлено під час перевірки нотаріуса Перчук І.М., Жовтневої ДНК.

Перевіряючими зверталась увага на оформлення нотаріусами відповідей на запити установ, громадян, контрольні завдання управління юстиції. В ході перевірок з’ясовано, що відповіді на вищезазначені запити оформлялися нотаріусами Луцько О.М., Семенюк Н.М., Бабич Н.Г. не на бланку приватного нотаріуса, як того вимагає п.5.3.1 Правил ведення нотаріального діловодства, а на звичайному аркуші формату А4. Цей же недолік виявлено і при перевірці Луцької районної ДНК. Відповіді про результати розгляду контрольних завдань управління юстиції надсилаються нотаріусом Семенюк Н.М. невчасно, або взагалі не надсилаються

Під час перевірки нотаріуса Луцько О.М. виявлено порушення нотаріусом вимог ст.8 ЗУ «Про нотаріат» щодо дотримання нотаріальної таємниці. Зокрема, нотаріусом було надано інформацію про вчинену нотаріальну дію особі, щодо якої чи за дорученням якої нотаріальна дія не вчинялась. Під час перевірки нотаріуса Сушика О.В. перевіряючими було виявлено систематичні порушення нотаріусом ст.8 ЗУ «Про нотаріат», а саме: на письмові запити Луцького міськрайонного суду без прикладення на них гербових печаток, нотаріусом надаються фотокопії посвідчених договорів та документи, на підставі яких вони посвідчувалися. Крім того, протягом 2008-2010 років нотаріусом без будь-яких заяв від громадян, за дорученням яких або щодо яких вчинялись нотаріальні дії, видавались довідки про нотаріально посвідчені ним довіреності, на яких місце адресата зазначалось «Компетентному органу».

Під час перевірки нотаріуса Перчук І.М. також встановлено, що в порушення ч.6 ст.8 ЗУ «Про нотаріат» надано відповідь на запит Луцького міського суду, який не був скріплений печаткою. На розгляді в приватного нотаріуса Бабич Н.Г. перебували запити Старовижівського районного суду з приводу надання інформації про наявність заведених спадкових справ. У справі нотаріуса зберігаються копії витягів зі Спадкового реєстру про результати проведеної перевірки. Однак, письмові відповіді про направлення таких витягів на адресу суду у справі нотаріуса відсутні, що не підтверджує виконання нотаріусом вимог ч.6 ст.8 Закону України «Про нотаріат». Комісією було встановлено, що у 2010 році на розгляді у нотаріуса Семенюк Н.М. перебував письмовий запит адвоката про надання інформації щодо вчинення нотаріальної дії. Даний запит у журналі реєстрації вхідної кореспонденції нотаріусом не зареєстрований. Письмова відповідь про результати розгляду нотаріусом даного запиту у справах нотаріуса відсутня та не зареєстрована у журналі реєстрації вихідної кореспонденції, чим не виконано п.6.2 Правил ведення нотаріального діловодства, а також порушено вимоги ст.15 ЗУ «Про звернення громадян» щодо обов’язковості розгляду звернень громадян.

Зверталась під час перевірок увага і на правильність проставляння нотаріусами на документах відбитку печатки. В результаті перевірок з’ясовано, що деякими нотаріусами відбиток печатки на документах проставляється невірно: він охоплює лише назву посади, а підпис на документі не скріплює, чим не враховано вимоги п.5.4.6 Правил ведення нотаріального діловодства. Цей недолік виявлено у нотаріусів Семенюк Н.М., Перчук І.М., Ариванюк Н.А., Трохимчук С.М.

В ході перевірки Семенюк Н.М. виявлені непоодинокі випадки залишення у справах примірників оформлених нотаріальних документів, які не скріплені печаткою, не підписані як нотаріусом, так і сторонами правочину, чим порушуються вимоги п.5.4.7 Правил ведення нотаріального діловодства, п.п.16,37 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, ст.45 ЗУ «Про нотаріат» щодо підписання нотаріально посвідчених правочинів.

Перевіркою виявлено, що нотаріус Луцько О.М., з липня 2009 року, у разі посвідчення документа, який викладений на 3-х і більше сторінках, викладає на нотбланку першу та останню сторінки, чим не враховано зміни до п.5 Інструкції в частині викладення усіх сторінок нотаріально посвідченого документа на нотбланках.

При огляді договору купівлі-продажу квартири, посвідченого нотаріусом Жовтневої ДНК у 2009 році, укладеного за участю представника відчужувачів, комісією встановлено, що представник також діяв в своїх інтересах, оскільки набувачем майна була його дружина, майно набувалось у спільну сумісну власність подружжя, як наслідок, - порушено принципи представництва, встановлені ст.238 ЦК України. Також, до даного договору нотаріусом Завішою Л.Я. долучені копії паспортів, за якими були встановлені особи, які брали участь у правочині. Дані документи були недійсними у зв’язку з відсутністю вклеєних фотокарток по досягненню відповідного віку, чим нотаріусом не виконано вимоги п.5.8 Правил ведення нотарільного діловодства, п.31 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, ст.47 Закону України «Про нотаріат».

Під час перевірки нотаріуса Добровольської Г.Ф. комісією відмічено, що в договорах відчуження майна за 2010 рік, яке перебуває в режимі спільної сумісної власності подружжя, відсутні відомості про надання іншим з подружжя згоди на вчинення правочину, що не відповідає абз.2 п.44 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Водночас, самі згоди долучені до примірників договорів, що зберігаються у нотаріуса. При посвідченні нотаріусом договорів відчуження житлових будинків, нежитлових приміщень в тексті відсутні відомості про роз’яснення сторонам змісту ст.377 Цивільного кодексу України щодо переходу права власності чи права користування на земельну ділянку, на якій вони розміщені без зміни її цільового призначення, чим порушується п.72 Інструкції.

При посвідченні договору купівлі-продажу квартири нотаріусом Семенюк Н.М. долучені витяги з Єдиного реєстру заборон об’єктів нерухомого майна та Державного реєстру обтяжень рухомого майна, сформованих на місяць раніше, ніж посвідчено правочин, що не узгоджується з п.38, 47 Інструкції та ст.55 ЗУ «Про нотаріат». Крім того, під час огляду договорів купівлі-продажу квартир виявлено, що до примірників даних правочинів не долучені будь-які документи, що підтверджують право особистої власності продавців на квартири, чи згоди іншого з подружжя на право розпорядження спільним майном, в результаті чого порушено п.п.44, 45 Інструкції. Посвідчувальні написи нотаріуса на договорах відчуження квартир не відповідають формам, затвердженим Мінюстом.

При перевірці справ нотаріуса Семенюк Н.М. з примірниками договорів відчуження земельних ділянок за 2008-2009 роки з’ясовано, що нотаріус не виконує вимоги щодо перевірки за відповідними реєстрами накладеної заборони (арешту) та податкової застави, що підтверджується відсутністю у справах витягів. Іноді така перевірка здійснюється нотаріусом після посвідчення правочину.

При перевірці іпотечного договору нотаріуса Семенюк Н.М. на примірнику іпотечного договору відсутній підпис іпотекодавця, що не відповідає ст.45 ЗУ «Про нотаріат». До іпотечного договору нотаріусом не долучено фотокопію правовстановлювального документа, чим не виконано п.28 Інструкції.

Перевіркою виявлені випадки допущення помилок нотаріусами і при посвідченні довіреностей. Так, під час проведення аналізу документів у справах Жовтневої ДНК із нотаріально посвідченими довіреностями, комісією виявлено кілька випадків недотримання завідувачем контори п.5.5.2 Правил ведення нотаріального діловодства щодо порядку викладення посвідчувального напису на звороті оформлюваного документа. Цей же недолік виявлено і під час огляду довіреностей за 2010 рік нотаріусів Перчук І.М. та Ариванюк Н.А.

Крім того, були виявлені кілька випадків неповного виконання нотаріусом Завішою Л.Я. вимог п.5.4.12 Правил ведення нотаріального діловодства щодо порядку здійснення застереження виправлень, дописок в текстах довіреностей за 2009 рік. Застереження здійснені нотаріусом лише в кінці посвідчувальних написів, дата внесення виправлень, підписи довірителів відсутні.

Нотаріусом Семенюк Н.М. до примірників довіреностей, посвідчених з часу внесення змін до Інструкції, не долучаються копії документів, за якими були встановлені особи довірителів, чим порушено п.27 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. При посвідченні довіреностей в порядку передоручення, в текстах довіреностей нотаріус не заначає прізвище, імя, по батькові довірителя, від імені якого діє представник, та реквізити основної довіреності, чим порушено вимоги п.153 Інструкції..

Нотаріус Добровольська Г.Ф. при посвідченні довіреності в порядку передоручення на підставі основної довіреності, посвідченої Добро вольською Г.Ф., перевірку дійсності основної довіреності не здійснює, чим порушує п.42 Інструкції.

Виявлені недоліки у роботі нотаріусів і при оформленні спадщини та посвідченні заповітів. Так, нотаріусом Завішою Л.Я. у 2009 році було посвідчено заповіт за участю свідків. Оскільки заповідач у зв’язку з хворобою не міг особисто підписати заповіт, то за його дорученням заповіт був підписаний свідками. В даному випадку нотаріус не врахував вимоги п.16 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, згідно якого підпис заповідача на заповіті повинна була проставити інша особа, а не свідок.

Під час огляду спадкових справ Жовтневої ДНК було встановлено, що нотаріусом Завішою Л.Я. не зареєстрована в журналі вхідних документів відповідь Жовтневої селищної ради на запит держнотконтори про посвідчення заповіту, чим не дотримано п.6.1.2 Правил ведення нотаріального діловодства.

При огляді заяв про прийняття спадщини, про відмову від прийняття спадщини, про видачу свідоцтв про право на спадщину, які оформляються нотаріусом Бабич Н.Г., встановлено відсутність в їх тексті відомостей про наявність інших спадкоємців та їх місця проживання, для встановлення кола осіб, які закликаються до спадкування. При огляді завершених спадкових справ цього нотаріуса встановлено, що у разі видачі свідоцтва на спадщину та спадкове майно, правовстановлювальний документ якого не залишається у справах, нотаріусом не здійснюються відмітки про огляд та повернення спадкоємцю такого документа, що не відповідає вимогам п.28, п.216 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Перевіркою відмічено, що нотаріусом Добровольською Г.Ф. не на всіх заявах, зареєстрованих в книзі спадкових справ, проставлена дата надходження заяви, порядковий номер за книгою обліку та реєстрації спадкових справ та номер спадкової справи, що не відповідає п.231 Інструкції.

Перевіряючими зверталась також увага і на додержання нотаріусами вимог нормативно-правових актів ведення Єдиних та Державних реєстрів Міністерства юстиції України. Так, під час перевірки роботи нотаріуса Семенюк Н.М. з Єдиним реєстром довіреностей комісією встановлено, що нотаріус неодноразово порушує строки внесення відомостей до Єдиного реєстру довіреностей. Виявлено багато довіреностей, які взагалі не зареєстровані в електронному реєстрі. При реєстрації посвідчених довіреностей нотаріус Семенюк не дотримується п.2.6 Положення про Єдиний реєстр довіреностей. Зокрема, при посвідченні довіреностей щодо транспортних засобів нотаріус не зазначає його тип, номер державної реєстрації, серійний номер транспортного засобу та його опис, що не відповідає п.2.6.2 Положення. Цей же недолік виявлено і під час перевірки Добровольської Г.Ф. Крім того, комісією встановлено, що нотаріус Добровольська Г.Ф. для перевірки дійсності довіреностей, пов’язаних із вчиненням нотаріальної дії, використовує скорочений витяг з реєстру, що не відповідає вимогам п.3.3 Положення про Єдиний реєстр довіреностей, згідно якого необхідно формувати повний витяг. Цей же недолік виявлено і під час перевірки Бабич Н.Г.

Під час перевірки нотаріуса Ариванюк Н.А. встановлено випадок, в якому при реєстрації довіреності в Єдиному реєстрі довіреностей відомості внесено несвоєчасно, чим порушено п.1.12 Положення про Єдиний реєстр довіреностей. Цей же недолік виявлено і у нотаріуса Гордійчука Б.І.

При перевірці роботи нотаріуса Семенюк Н.М. з Державним реєстром правочинів комісією встановлено, що нотаріус не реєструє в даному реєстрі договори відчуження земельних ділянок, чим порушено п.5 Тимчасового порядку реєстрації правочинів. Нотаріус Добровольська Г.Ф. в роботі з Державним реєстром правочинів допускає порушення п.1.2 Інструкції про ведення Державного реєстру правочинів щодо встановлених строків реєстрації.

При перевірці нотаріуса Добровольської Г.Ф. з Єдиним реєстром спеціальних бланків нотаріальних документів комісією встановлено, що нотаріус не завжди виконує п.3.1 Порядку ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів щодо перевірки дійсності нот бланків, на яких викладені документи, що подаються нотаріусу. При перевірці дійсності бланків, на яких викладено документи, у 2009-2010 роках нотаріус з Єдиного реєстру бланків формує інформаційні довідки, які виготовляються з використанням спеціальних бланків документів реєстрів, що не відповідає п.5.2 Порядку, згідно якого інформаційна довідка виготовляється без використання таких бланків.

Необхідно зазначити і те, що нотаріуси допускають помилки і в роботі з Спадковим реєстром. Так, під час перевірки діяльності нотаріуса Луцько О.М. комісією виявлено кілька випадків, коли відомості про посвідчені заповіти за 2008-2009 роки були внесені до Спадкового реєстру раніше, ніж посвідчення самого заповіту, що не узгоджується з вимогами п.2.1 Положення про Спадковий реєстр та п.171 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. При перевірці роботи нотаріуса Бабич Н.Г. зі Спадковим реєстром, комісією виявлено випадок, коли на підставі заяви спадкоємця нотаріусом надано витяг з реєстру про наявність/відсутність заведеної до майна спадкодавця спадкової справи. До заяви нотаріусом долучено копію свідоцтва про смерть спадкодавця, але не витребувано документи, що підтверджують право на спадкування особи за законом чи заповітом. В даному випадку нотаріусом не в повній мірі виконано вимоги п.3.2 Положення про Спадковий реєстр. Мають місце порушення у роботі зі Спадковим реєстром нотаріуса Жовтневої ДНК Завіші Л.Я. Так, виявлені випадки, коли нотаріус вносить відомості до реєстру не в день вчинення нотаріальної дії, а через декілька днів. Під час перевірки роботи нотаріуса Добровольської Г.Ф. та Гордійчука Б.І. зі Спадковим реєстром було виявлено, що при реєстрації спадкових справ, заповітів витяги про реєстрацію сформовано в одному примірнику, які зберігаються у справах нотаріуса. Спадкоємцям чи заповідачам другі примірники витягів не видаються, чим не дотримано п.2.9 Положення про Спадковий реєстр.

Під час перевірки нотаріуса Добровольської Г.Ф. встановлено, що нотаріус у 2010 році отримав від ДП ІВЦУН нотаріальні бланки, проте до електронної книги з обліку надходження бланків, яка ведеться в Єдиному реєстрі бланків, відомості про отримання нотаріусом нотбланків не внесені, чим не враховано п.п.1.9, 2.3 Порядку ведення Єдиного реєстру бланків нотаріальних документів.

Перевіркою роботи нотаріуса Бабич Н.Г. з Державним реєстром обтяжень рухомого майна було встановлено, що у 2009 році на підставі відповідної заяви про надання інформації з реєстру нотаріусом було сформовано витяг з Державного реєстру. Проте графу заяви «Службові відмітки» нотаріус не заповнив, чим не врахував п.1.3 Інструкції про порядок ведення Державного реєстру обтяжень рухомого майна та заповнення заяв.

Слід зазначити і те, що під час перевірки роботи нотаріуса Завіші Л.Я. з Державними Реєстрами з’ясовано, що в роботі з Державним реєстром обтяжень рухомого майна при реєстрації заяви у реєстрі заяв та запитів реєстратор вказує особу, щодо якої вчиняється нотаріальна дія, а не ПІБ державного нотаріуса, що є невірним.

Підсумовуючи результати проведених перевірок слід зазначити, що робота нотаріусів Заліської Н.М., Грудзевич Т.О., Шкльоди Я.А., Асадуллаєва О.Е., Зінчук Г.Т., Блащук С.О., Пасюк Л.О., Перчук І.М., Горбачук А.А., Грушицької В.В., Ариванюк Н.А., Гордійчука Б.І., Грабовської С.В., нотаріусів Луцької районної ДНК, завідувача Жовтневої ДНК Завіші Л.Я. визнана такою, що здійснюється на належному рівні. Робота Бабич Н.Г. щодо організації нотаріальної діяльності визнана такою, що здійснюється на належному рівні, а робота щодо дотримання правил ведення нотаріального діловодства – на задовільному рівні, робота Луцько О.М. щодо організації нотаріальної діяльності визнана такою, що здійснюється на незадовільному рівні, а робота щодо дотримання нотаріусом правил нотаріального діловодства визнана такою, що здійснюється на задовільному рівні, робота Семенюк Н.М. визнана такою, що здійснюється на незадовільному рівні та потребує суттєвого покращення, Робота Сушика О.В. визнана такою, що потребує суттєвого покращення, а робота Добровольської Г.Ф. визнана такою, що здійснюється на незадовільному рівні. В зв’язку з цим, діяльність Луцько О.М. та Сушика О.В. зупинялась строком на один тиждень, діяльність Семенюк Н.М. зупинялась строком на два тижні на час проходження підвищення кваліфікації з діловодства. Для всіх нотаріусів Головним управлінням юстиції у Волинській області винесені накази про встановлення строку для усунення виявлених недоліків нотаріусами. В зв’язку з цим на виконання цих наказів нотаріусами було направлено до управління юстиції повідомлення про вжиття заходів для покращення роботи та врахування рекомендацій щодо усунення порушень та помилок у роботі та недопущення їх у майбутньому.

За результатами перевірок нотаріусам рекомендовано:

- чітко дотримуватись вимог Закону України “Про нотаріат”;
- дотримуватись Правил ведення нотаріального діловодства; дотримуватись вимог Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України;
- дотримуватись Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій;
- дотримуватись нормативно-правових актів ведення Єдиних та Державних реєстрів інформаційної системи МЮУ;
- дотримуватись вимог Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання.