У зв’язку із неодноразовими зверненнями громадян щодо засвідчення справжності підпису на заяві про сімейний стан для пред’явлення за кордоном, Головне управління юстиції у Волинській області надає роз’яснення стосовно даного порядку та інформацію щодо легалізації документів шляхом проставлення спеціального штампа «Апостиль».

На відміну від раніше існуючого порядку, яким передбачалася видача довідок про сімейний стан державними відділами РАЦС особисто громадянинові України або особі без громадянства по місцю його проживання, а також консульськими установами і дипломатичними представництвами України за місцем його перебування на консульському обліку, тепер громадяни України і особи без громадянства, що проживають в Україні, для підтвердження сімейного стану з метою реєстрації шлюбу в іншій державі подають до компетентного органу іноземної держави заяву, засвідчену нотаріально.

Відповідно до Правил реєстрації актів цивільного стану в Україні, громадяни України та особи без громадянства, які проживають в Україні, для підтвердження сімейного стану з метою реєстрації шлюбу в іншій державі подають до компетентного органу іноземної держави заяву, засвідчену нотаріально, у якій особа повідомляє про себе, що вона ніколи не перебувала у шлюбі, або про те, що вона раніше перебувала у шлюбі, але зараз її шлюб припинено, та належним чином легалізовану, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.

Крім цього, слід зауважити, що нотаріуси засвідчуючи справжність підпису не посвідчують факти, викладені у даній заяві, а лише підтверджують, що підпис зроблено певною особою.

Громадяни України, які проживають за кордоном, для реєстрації шлюбу та підтвердження сімейного стану подають аналогічну заяву, засвідчену дипломатичним представництвом чи консульською установою України, нотаріусом або документ про те, що особа не перебуває в шлюбі, виданий компетентними органами країни проживання, який повинен бути належним чином легалізований, якщо інше не передбачено міжнародним договором України.

Якщо документи громадян України, іноземців, осіб без громадянства, які є підставою для реєстрації шлюбу, складені іноземною мовою, до них обов’язково додається переклад тексту на українській мові, достовірність якого засвідчується дипломатичним представництвом або консульською установою України за кордоном, посольством (консульством) держави, громадянином якої є іноземець, іншими відповідними органами держави або нотаріусом.

Також слід зазначити, що для документів, які потрібні для використання за кордоном, діє спрощена система їх легалізації шляхом проставлення спеціального штампа «Апостиль», яким засвідчується справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і у відповідному випадку автентичність відбитка печатки чи штампа, якими скріплений документ.

Апостиль проставляється у формі відбитка штампа. Розмноження та копіювання (фотокопіювання) апостиля не дозволяється.

Апостиль проставляється :
на документах, які виходять від органів судової влади України;
на документах, які виходять від органів прокуратури України, органів юстиції;
на адміністративних документах;
на документах про освіту та вчені звання;
на документах, оформлених державними і приватними нотаріусами;
на офіційних свідоцтвах, виконаних на документах, підписаних особами у їх приватній якості, таких як офіційні свідоцтва про реєстрацію документа або факту, який існував на певну дату, та офіційних і нотаріальних засвідченнях підписів.
Відповідно до Правил проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, апостиль проставляється на вимогу особи, яка підписала документ, або будь-якого пред'явника документа. Уповноваженими органами, яким надано повноваження на проставлення апостиля в Україні є Міністерство освіти і науки, Міністерство юстиції України та Міністерство закордонних справ України. Для проставлення апостиля необхідно подати оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку, і документ банківської установи про оплату послуг з проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.

Плата за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначених для використання на території інших держав, справляється до проставлення апостиля і становить для:
- громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян;
- юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.