Про результати комплексної перевірки
роботи Ківерцівського районного управління
юстиції та його відділів


Відповідно до плану роботи Головного управління юстиції у Волинській області на І півріччя 2010 року з 15 по 19 березня 2010 року комісією головного управління юстиції проведена комплексна перевірка роботи Ківерцівського районного управління юстиції та його відділів.

Розглянувши та обговоривши інформацію про результати цієї перевірки, пояснення в.о. начальника районного управління юстиції Марчука М.М., заступника начальника районного управління юстиції – начальника відділу реєстрації актів цивільного стану Колб Р.В., колегія відмічає, що ними проводиться певна робота щодо виконання своїх функціональних обов’язків, створення матеріально-технічної бази управління і налагодження ділових стосунків з керівництвом місцевої влади.

Районне управління юстиції знаходиться на другому поверсі приміщення, що перебуває на балансі Міністерства юстиції України. Управління юстиції не в повній мірі забезпечене комп’ютерною та оргтехнікою.

Плани діяльності районного управління юстиції на І-ІУ квартали 2009 року та І квартал 2010 року складені відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 р. №1153. Однак, як недолік, в порушення методичних рекомендацій, в планах роботи відсутні заходи відділів державної виконавчої служби та реєстрації актів цивільного стану.

Аналітична робота в управлінні здійснюється на належному рівні. Є щоквартальні аналізи роботи по всіх напрямках, окрім кадрової роботи та державної служби.

Звернення громадян зареєстровані з порушенням ст. 2.6 (зверненням присвоєно невірний індекс) та ст. 2.13 (відповідям на звернення присвоєно невірний індекс) Інструкції про порядок розгляду та особистого прийому громадян.

Посадові інструкції державних службовців управління юстиції розроблені відповідно до Довідника типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затверджені начальником управління та доведені до відома працюючих працівників під розписку. Однак, в управлінні відсутні функціональні обов’язки на водія та прибиральника службових приміщень відділу РАЦС.

Управлінням юстиції розроблено та затверджено номенклатуру справ. Однак номенклатура справ в розділі «кадрове діловодство» не відповідає примірній номенклатурі справ, яка направлялась головним управлінням юстиції.

Особові справи на працівників ведуться з деякими порушеннями Методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах державної виконавчої влади, а саме: в особовій картці не заповнюється III розділ просування по службі в державному органі (особова справа Софлюк Ю.С., Косинець Л.К., Злодюжко С.Г. та інші). В особові справі Софлюк Ю.С. не проставлена приведена дата. До особових справ не заносяться відомості щодо заохочення працівників. В усіх особових справах управління в описі документів, що містяться в особовій справі, відсутні посилання на номери сторінок.

Трудові книжки працівників ведуться, в основному, згідно з вимогами постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 року № 301. Однак, з боку працівників управління склалась практика щодо не занесення до трудових книжок відомостей щодо заохочення (трудові книжки: Скарвінко П.П., Гаврилова Л.П., Злодюжко С.Г. та ін.)

Крім того, до трудової книжки Анопко Н.Г. не занесено записів про звільнення її з роботи технічного працівника відділу РАЦС та запис про прийняття її на роботу прибиральником службових приміщень відділу РАЦС.

Накази, які ведуться управлінням юстиції, реєструються в хронологічному порядку в чотирьох журналах реєстрації наказів: по основній діяльності, по відпустках, по відрядженнях, з кадрових питань. Однак на семінарах, які проводились головним управління юстиції наголошувалось на тому, що реєстрація наказів повинна проводитись у книгах реєстрації наказів, а не в журналах.

Крім того, управлінням юстиції порушуються вимоги Примірної інструкції з діловодства, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 року № 1153, а саме: не вказано прізвище виконавця проекту наказу.

В управлінні недостатньо приділяється увага організації роботи по професійній підготовці кадрів. З журналу обліку професійного навчання кадрів видно, що жодного виробничого навчання, як у 2009 році так з січня 2010 року не проводилось.

В управлінні юстиції ведеться відповідний облік військовозобов’язаних. Однак, особові картки форми Т-2, які заведені на військовозобов’язаних (Скарвінко П.П., Галушук А.В), не звірені з районним військкоматом. Управлінням юстиції не подаються до районного центру зайнятості звіти: «Звіт про наявність вакансій» форми № 3 - ПН та «Звіт про прийнятих працівників» форми № 5 – ПН.

Протягом 2009 року районним управлінням юстиції проведено 25 перевірок стану правової роботи в місцевих органах виконавчої влади, територіальних органах центральних органів виконавчої влади, державних підприємствах, установах, організаціях, в тому числі 11 контрольних. За І квартал поточного року – 3 перевірки, з них 2 контрольних. Однак, спільні перевірки за період, що перевірявся не проводилися.

За результатами проведених перевірок працівниками управління юстиції 2009 році було виявлено лише 3 порушення чинного законодавства, у І кварталі 2010 року порушень не виявлено. Це свідчить про поверхневе та необ’єктивне проведення перевірок.

Потребує оновлення склад районної МКМР з правової освіти населення.

Перевіркою виявлено, що при реєстрації громадських організацій управлінням дотримуються вимоги Закону України „Про об’єднання громадян”, Постанови Кабінету Міністрів № 140 від 26.02.1993 року, проте, при ознайомленні з установчими документами Ківерцівського районної осередку Всеукраїнської громадської організації «Антикримінальний вибір» (повідомлення № 11 від 28.08.2006) встановлено, що в заяві відсутня територія діяльності, та немає резолюції начальника).

При ознайомленні з установчими документами Аматорського футбольного клубу «Цумань» (свідоцтво № 38 від 16.07.2008.) встановлено, що в статуті відсутня територія діяльності, протокол не відповідає вимогам чинного законодавства та заява без резолюції начальника.

Не відповідають вимогам ПКМУ № 382 від 30.03.1998р. установчі документи Членської благодійної організації „Муніципальна лікарняна каса” (свідоцтво № 4 від 14.12.2000р.) щодо відсутності підтвердження юридичної адреси Фонду.

Під час перевірки установчих документів структурних утворень політичних партій встановлено, що Ківерцівським районним управлінням юстиції дотримуються вимоги чинного законодавства. Однак, головному спеціалісту необхідно звертати особливу увагу на установчі документи структурних утворень, що подаються на державну реєстрацію, зокрема Статути політичних партій, в яких чітко вказується - легалізується чи реєструється структурне утворення політичної партії і чи набуває статусу юридичної особи.

Певні недоліки виявлені в роботі відділу реєстрації актів цивільного стану.

В ході перевірки виявлені певні порушення та недоліки в плануванні роботи відділу:
- відсутні відмітки про виконання завдань у перспективному плані роботи відділу;
- назви колонок щомісячних планів роботи відділу (№ п/п, тема, відповідальний за виконання, дата виконання, примітка) не відповідають рекомендаціям відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції у Волинській області;
- в перспективному плані роботи відділу на 2010 рік та в щомісячних планах роботи не вказуються чітко завдання та терміни виконання різних форм звітності і відповідних інформацій, які надаються відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції у Волинській області, що передбачено відповідними нормативно-правовими документами та окремими дорученнями Міністерства юстиції України. Внаслідок чого, згідно цих планів роботи не має можливості встановити, коли і який саме звіт чи інформацію потрібно готувати.

Невірним є те, що підвищення ділової кваліфікації працівників відділу та посадових осіб селищних та сільських рад району проводиться згідно планів, які є додатками до перспективного плану роботи відділу, і які не затверджені. В цьому році проведено 2 перевірки роботи сільських рад, плани перевірок, яких не затверджені. Протягом 2010 року керівником відділу проведено 2 співбесіди та 5 виробничих нарад з спеціалістами відділу щодо правильного застосування діючого законодавства при реєстрації актів цивільного стану, по наслідках яких складені протоколи. На цей рік заплановано проведення 4 семінарів з секретарями сільських та селищних рад району, а також проведення 1 практичної роботи та написання 4 контрольних робіт.

Відповідно до п. 3.2.1 Інструкції з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв ведуться книги встановленого зразка. Усі книги обліку бланків свідоцтв мають заголовні та титульні аркуші, прошнуровані, а їхні аркуші – пронумеровані. Про загальну кількість аркушів в книгах на внутрішньому боці обкладинок зроблені відмітки, які підписані керівником відділу та завірені печаткою.

Разом з тим, книги особових рахунків з обліку бланків свідоцтв про зміну імені, розірвання шлюбу, усиновлення у відділі відсутні взагалі, що є грубим порушенням.

В журналах реєстрації на шлюб та розірвання шлюбу відсутні номенклатурні номери, що не відповідає вимогам Інструкції з діловодства.

Відповідно до п.12 глави 4 розділу ІІІ Правил реєстрації актів цивільного стану в Україні, якщо реєстрація розірвання шлюбу провадиться відповідно до ст.106 СК України, виноситься постанова про розірвання шлюбу після спливу одного місяця від дня подання подружжям заяви про розірвання шлюбу, якщо вона не була відкликана.

Порушенням є те, що всі винесені відділом реєстрації актів цивільного стану постанови з початку 2010 року не підписані керівником відділу та не проставлені печатки відділу, що суперечить додатку 14 Правил реєстрації актів цивільного стану в Україні.

На заяві на реєстрацію шлюбу, поданої до відділу реєстрації актів цивільного стану Ківерцівського районного управління юстиції громадян Хмілевського С.І. та Тарасюк О.Г. від 03.02.2010 року в порушення вимог ст.32 СК України дата реєстрації шлюбу призначена на 03.03.2010 р., а в журналі на реєстрацію шлюбу – 04.03.2010 р. Відмітки про реєстрацію шлюбу на заяві і в журналі відсутні.

Певні недоліки виявлені в роботі відділу державної виконавчої служби.

План роботи відділу ДВС Ківерцівського районного управління юстиції розроблено річний на 2010 рік від 11.01.2010 року, а не квартальні як передбачено методичними рекомендаціями Міністерства юстиції України «З питань планування роботи територіальних управлінь юстиції». Крім того, наявні плани індивідуального навчання всіх виконавців та начальника відділу ДВС, наявні відмітки щодо їх виконання. Плани роботи містяться у номенклатурній справі за № 03-42.

Перевіркою самої перереєстрації незавершених виконавчих проваджень станом на 01.01.2009 року у книгах обліку виконавчих документів, переданих державному виконавцеві, за 2009 рік по відділу ДВС виявлена наступна розбіжність:

• залишок на 01.01.2009, згідно статистичного звіту за формою № 1 “Звіт про роботу органів державної виконавчої служби”, становив 2 027 виконавчих документів;
• підрахунком усіх статистичних звітів державних виконавців сумарний залишок невиконаних виконавчих документів станом на 01.01.2009 становить 2 105 виконавчих проваджень – різниця становить 78 провадження;
• підрахунком перереєстрації невиконаних виконавчих документів (за Книгами) станом на 01.01.2009 року залишок становить 2 105 виконавчих документів – різниця відсутня.

Вибірковою перевіркою виконавчих проваджень встановлено, що лише на супровідних документах, які надходять у відділ та заведені державним виконавцям, при перенесенні складових частин індексу, не завжди доповнюються індексами виконавців.

Зареєстровані документи своєчасно подаються начальнику відділу ДВС для попереднього розгляду і призначення виконавців та з його резолюцією передаються до виконання або на ознайомлення виконавцям. При вибірковій перевірці документів по даному питанню порушення строків не виявлено. В резолюції начальника підпис поставлений факсимільний, в зв’язку з чим неможливо встановити, ким дійсно поставлена резолюція.

Під час перевірки виявлено, що до вересня 2009 р. в книзі обліку депозитних сум не прописувавсь напис «Надійшло протягом поточного місяця….. року» та повторювалась розшифровка залишків на кінець місяця, чим порушено наказ Міністерства юстиції України від 14.11.08 р. №1975/5 «Про внесення змін до Інструкції про проведення виконавчих дій». Проте, на далі даний недолік виправлений.

Залишок коштів станом на 01.02.2010 р. становить 4635,90 грн., а станом на 01.03.2010 року. - 53544,22 грн. Розпорядження та платіжні доручення до УДК Ківецівському районі подані вчасно, проте, вище зазначеним відділення державного казначейства не списані з депозитного рахунку ДВС Ківецівського РУЮ та не перераховані стягувачам. На невчасні дії державного казначейства, начальником ДВС Ківерцівського РУЮ Марчуком М.М. постійно здійснюється переписка з проханням надати пояснення з даного приводу, на що керівництво УДК практично реагує відписками про відсутність підкріплення асигнувань від ГУДКУ у Волинській області.

При проведенні вибіркової перевірки по виконанню виконавчих документів державними виконавцями відділу ДВС Ківерцівського районного управління юстиції в основному допущено порушення вимог ст. ст. 4, 5, 6, 25 Закону України «Про виконавче провадження».

Так, на виконанні у головного державного виконавця Пащук В.З. перебуває виконавче провадження № 382/10 по примусовому виконанню постанови АС №075515 виданої 21.04.2009 року ВДАІ з обслуговування м. Ківерці та Ківецівського району про стягнення з Чижука Л.Л. 340 грн. штрафу. 22.07.2009 року державним виконавцем відкрито виконавче провадження. Також, 20.08.2009 року на виконання надійшла постанова АЕ № 0245122 видана 04.06.2009 року ВДАІ Демидівського району Рівненської області про стягнення з Чижука Л.Л. 255 грн. штрафу (виконавче провадження №57/10). Постанова про відкриття виконавчого провадження винесена 20.08.2009 року. В порушення вимог статті 49 ЗУ «Про виконавче провадження», державним виконавцем вищезазначені виконавчі провадження не об’єднані у зведене виконавче провадження. В ході виконання виконавчих проваджень державним виконавцем 24.02.2010 року винесено постанову про арешт майна боржника та оголошення заборони на його відчуження, якою накладено арешт на все майно належне Чижуку Л.Л.

Державним виконавцем не вчинено дій щодо виявлення майна боржника, не перевірено майновий стан боржника за місцем його проживання.

Отже, державним виконавцем в процесі виконання не вжито всіх необхідних заходів пов’язаних з виконання рішення суду, чим порушено вимоги ст.ст. 4, 5, 6, 25 Закону України «Про виконавче провадження».

На виконанні у головного державного виконавця Котельчук Н.С. перебуває виконавче провадження №421/10 по примусовому виконанню виконавчого листа №191/09 виданого 07.07.2009 року Волинським окружним адміністративним судом про стягнення з Назарук Н.К. на користь Ківерцівського районного центру зайнятості 2145,54 грн. боргу. За заявою стягувача, з метою забезпечення виконання рішення суду 24.07.2009 року державним виконавцем відкрито виконавче провадження та накладено арешт та заборону на відчуження майна боржника.

З метою виявлення належного боржнику майна, державним виконавцем направлено відповідні запити до уповноважених органів. Згідно даних Ківерцівської МДПІ рахунки відкриті на ім’я боржника відсутні, нерухоме майно згідно відповіді з Волинського обласного БТІ не зареєстроване. Згідно відповіді з УДАІ УМВС України у Волинській області від 07.12.2009 року за боржником зареєстрований автомобіль «Мерседес-Бенц 208D». Державним виконавцем не вжито дій щодо звернення стягнення на зазначений транспортний засіб, чим порушено вимоги ст. 4, 50, 55 Закону України «Про виконавче провадження».

З метою усунення виявлених перевіркою недоліків у роботі Ківерцівського районного управління юстиції колегія головного управління юстиції,-

В И Р І Ш И Л А:

1. Погодитися з висновками та пропозиціями, викладеними у довідці комісії Головного управління юстиції у Волинській області за результатами комплексної перевірки Ківерцівського районного управління юстиції.

2. Роботу Ківерцівського районного управління юстиції визнати задовільною.

3. В.о. начальника Ківерцівського районного управління юстиції Марчуку М.М.:

- забезпечити розгляд на оперативній нараді районного управління юстиції висновки комісії Головного управління юстиції у Волинській області комплексної перевірки Ківерцівського районного управління юстиції та його відділів;
- затвердити заходи з метою усунення недоліків, виявлених під час перевірки та реалізації пропозицій комісії Головного управління юстиції у Волинській області;
- про проведену роботу інформувати відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян Головного управління юстиції у Волинській області до 01 червня 2010 року.
- вжити невідкладних заходів щодо усунення виявлених порушень виявлених під час перевірки та здійснити всіх необхідних заходи щодо збільшення показників виконання виконавчих документів, стягнення виконавчого збору, фактичного виконання та зменшення залишків виконавчих проваджень.
- про вжиті заходи повідомити відділ ДВС Головного управління юстиції у Волинській області в строк до 29 квітня 2010 року.

4. Заступнику начальника Ківерцівського районного управління юстиції - начальнику відділу реєстрації актів цивільного стану Колб Р.В.:

- покращити планування роботи відділу;
- забезпечити безумовне дотримання вимог Інструкції з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв ...;
- дотримуватись вимог чинного законодавства при реєстрації актів цивільного стану;
- дотримувати вимог Інструкції з діловодства…
- про проведену роботу по наслідках комплексної перевірки проінформувати відділ реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції у Волинській області до 01 червня 2010 р.

5. Попередити головного спеціаліста Ківерцівського районного управління юстиції Скарвінка П.П. про те, що в разі не усунення виявлених недоліків та допущення їх в подальшій роботі, його буде притягнуто до дисциплінарної відповідальності.

6. До 01.08.2010 р. заслухати в.о. начальника Ківерцівського районного управління юстиції Марчука М.М. на оперативній нараді при керівництві головного управління юстиції по результатах роботи відділу державної виконавчої служби за І півріччя 2010 року, при негативних показниках роботи – вирішити питання щодо його перебування на займаній посаді.

7. Заступникам начальника, начальникам відділів головного управління юстиції до 01.09.2010 р., при необхідності, провести контрольні перевірки Ківецівського районного управління юстиції та його відділів по результатах комплексної.

8. Заступнику начальника Головного управління юстиції – начальнику відділу державної виконавчої служби Мишленику С.В. вжити відповідних заходів та забезпечити належну роботу відділу державної виконавчої служби Ківерцівського районного управління юстиції.

9. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступника начальника Головного управління юстиції – начальника відділу нотаріату Карасюка С.В.



Голова колегії,
Начальник управління                                О.М. Остапчук