16 квітня 2013 року відбулося засідання колегії Головного управління юстиції в області.
На засіданні було розглянуто питання «Про результати комплексної перевірки роботи Горохівського районного управління юстиції та його відділів».
З доповіддю про результати комплексної перевірки виступив заступник начальника головного управління юстиції Олексій Остапчук.
Учасники колегії детально проаналізували роботу Горохівського районного управління юстиції та його відділів.

З розглянутого питання на колегії прийнято відповідні рішення.
У роботі колегії взяли участь: начальник головного управління юстиції Оксенчук І. В., перший заступник начальника головного управління юстиції Карасюк С. В., начальник Володимир-Волинського міськрайонного управління юстиції Лащук О. А., начальник відділу державної виконавчої служби Нововолинського міського управління юстиції Калюжний С. В., начальники структурних підрозділів головного управління юстиції, члени комісії з проведення комплексної перевірки Горохівського районного управління юстиції, начальники Горохівського районного управління юстиції та його структурних підрозділів.

---

16 квітня 2013 року

№ 4

м. Луцьк

Про результати комплексної перевірки
роботи Горохівського районного управління
юстиції та його структурних підрозділів


Відповідно до р. 1 п. 4. Плану проведення головним управлінням юстиції та його структурними підрозділами комплексних, цільових та контрольних перевірок діяльності установ юстиції області на 2013 рік 27 березня 2013 року комісією головного управління юстиції проведена комплексна перевірка роботи Горохівського районного управління юстиції та його структурних підрозділів.
Розглянувши та обговоривши інформацію про результати цієї перевірки, заслухавши пояснення начальника районного управління юстиції Довгополової-Савотюк Б.Я., начальника реєстраційної служби Волошиної В.В., начальника відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Новосад С.М., начальника відділу державної виконавчої служби Матвєєвої Л.М., колегія відмічає, що ними проводиться робота щодо виконання своїх функціональних обов’язків, налагодження ділових стосунків з керівництвом місцевої влади.
В управлінні розроблено правила внутрішнього трудового розпорядку, затверджені зборами колективу 04.01.2012 (зі змінами від 19.10.2012), з якими ознайомлені працівники управління юстиції.

Недоліки у роботі з питань ведення діловодства та дотримання вимог Інструкції з діловодства.

В Горохівськогму районному управлінні юстиції неналежним чином здійснюється оформлення протоколів оперативних нарад. Вимоги до оформлення протоколів встановлені п.12.2.10 Інструкції з діловодства Горохівського районного управління юстиції. Розділи протоколу повинні нумеруватись арабськими цифрами і будуватись за схемою: СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ). Зазначені слова потрібно друкувати великими літерами без відступу від меж лівого поля, після слів ставити двокрапку.
Станом на 27.03.2013 не погоджено архівним відділом зведену номенклатуру справ Горохівського районного управління юстиції. Яка була направлена на затвердження до архівного відділу Горохівської районної державної адміністрації ще 28.12.2012 за вих. №01-1.07/188.

Недоліки виявлені в роботі легалізації об’єднань громадян.

На виконання вимог листа Державної реєстраційної служби від 12.03.2013 №367-08-14-13 «Щодо реалізації Закону України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» щодо передачі до 01.07.2013 реєстраційних справ зареєстрованих благодійних організацій державним реєстраторам, перевіркою встановлено, що реєстраційні справи не передавались.

Недоліки виявлені в роботі державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби.

Відповідно до пункту 3.2 Порядку посадові особи, відповідальні за зберігання бланків свідоцтв у виконавчих органах сільських, селищних, міської рад району одержують бланки свідоцтв у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за видатковою накладною. Підтвердження про прийняття бланків свідоцтв сільських, селищних, міської рад про отримання у відділі бланків свідоцтв надсилаються вчасно, але на підтвердженнях проставлені штампи виконавчих органів, а не найменування виконавчого органу сільської, селищної, міської ради, як передбачено додатком 5 до пункту 2.10 Порядку.
Відповідно до пункту 5.4. Порядку по кожному витраченому бланку свідоцтв є реєстри та звіти за місяць, які завірені печатками, але не всі реєстри зареєстровані. При надходженні до відділу реєстрів з виконавчих органів Галичанівської, Звиняченської, Пірванченської сіьських рад за видами (народження, смерть, шлюб), реєструється лише один вид, хоча реєстри мають різні вихідні номери, чим порушено вимоги пункту 3.6 Інструкції з діловодства.
В поточному році описи на справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання схвалено ЕК управління юстиції, але ще не схвалено ЕПК державного архіву (ЕК архівної установи) та не затверджені.

Недоліки виявлені в роботі з питань реєстрації речових прав на нерухоме майно.

Питання дотримання законодавства України про боротьбу з корупцією та основні положення Закону України «Про засади запобігання і протидії корупції» та виконавської дисципліни на розгляд оперативних нарад не виносяться.
В процесі перевірки встановлено, що реєстраційною службою Горохівського районного управління юстиції недостатньо приділяється уваги аналізу та узагальненню роботи реєстраційної служби.
Перевіркою ведення облікових справ встановлено відсутність присвоєного кожній обліковій справі реєстраційного номера, який повинен відповідати реєстраційному номеру заяви (запиту), щодо якої така справа відкрита, що суперечить п. 59 Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.10.2011 № 1141.
Крім того, при перевірці рішень про державну реєстрацію прав та їх обтяжень № № 725844, 859065, 101438, 458435, 493780 встановлено, що у відповідних розділах Державного реєстру прав відсутні електронні сканкопії правовстановлюючих документів, на підставі яких здійснювалася державна реєстрація права власності, чим порушено вимоги абз. 6 п. 56 Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.10.2011 № 1141.
Разом з тим, в ході вибіркової перевірки реєстраційних справ виявлено, що до деяких реєстраційних справ долучені зайві документи, які не передбачені Порядком державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 22.06.2012 № 703, а саме: в реєстраційній справі № 26115807208 – технічна документація із землеустрою, в реєстраційній справі № 3505707208 – рішення про оформлення права власності на об’єкти нерухомого майна, видане сільською радою.
В реєстраційній справі № 26115807208 виявлено, що копії документів, які містяться в цій справі, не завірені належним чином, що суперечить роз’ясненню Укрдержреєстру від 07.02.2013 № 43-06-15-13, яке було доведено до відома реєстраційних служб територіальних управлінь юстиції області листом реєстраційної служби Головного управління юстиції у Волинській області від 13.02.2013 № 02-2.25/666.

Виявлені недоліки в роботі відділу державної виконавчої служби.

На виконанні у головного державного виконавця відділу ДВС Горохівського РУЮ Казуна В.В. перебуває виконавче провадження № 34934896 по виконанню виконавчого листа Нововолинського міського суду № 1-163 від 21.09.2012 про конфіскацію автомобіля марки УАЗ 3163-337, д.н.з. АН 5625 ЕА, що є власністю засудженого Мірошниченка О.В.
Керуючись ст.ст. 17, 19, 20, 25 Закону України «Про виконавче провадження», державним виконавцем 29.10.2012 винесено постанову про відкриття виконавчого провадження. В процесі виконання, 01.11.2012 проведено опис майна. Станом на 27.03.2013 постанова про призначення експерта для участі у виконавчому провадженні не виносилась.
По виконанню вимоги управління Пенсійного фонду України в Горохівському районі № ф-66 від 24.02.2011 про стягнення з Борейчука В.М. на користь УПФУ в Горохівському районі недоїмки в сумі 1540,80грн., державним виконавцем 14.12.2012 винесено постанову про відкриття виконавчого провадження ВП № 35654870. На момент перевірки майновий стан боржника за місцем проживання не перевірено.
Аналогічна ситуація спостерігається у ВП № 35655878 по примусовому виконанню вимоги ф-4, виданої управлінням Пенсійного фонду України в Горохівському районі про стягнення з Величко Т.М. 1591,20 грн. боргу /відкрите 14.12.2012/, ВП № 35658040 по примусовому виконанню вимоги № ф-90, виданої 03.12.2010 управлінням Пенсійного фонду України в Горохівському районі про стягнення з Казанцева В.А. 632,46 грн. боргу /відкрите 14.12.2012/, ВП № 35383316 по примусовому виконанню вимоги № ф-173, виданої управлінням Пенсійного фонду України в Горохівському районі 24.02.2011 про стягнення з Левчука Ю.А. 1540,80 грн. боргу /відкрите 27.11.2012/, ВП № 34957654 по примусовому виконанню постанови № 29, виданої 11.11.2011 управлінням Пенсійного фонду України про стягнення з Слюсар О.Ф. 680 грн. штрафу /відкрите 30.10.2012/.
На виконанні у державного виконавця Міщука Т.М. перебуває виконавче провадження № 35145107 по виконанню вимоги УПФУ в Горохівському районі № ф-81 від 22.10.2012 про стягнення з ПП Мазурчук С.І. на користь УПФУ в Горохівському районі недоїмки в сумі 85.20грн. Керуючись ст.ст. 17, 19, 20, 25 Закону України «Про виконавче провадження», державним виконавцем 07.11.2012 винесено постанову про відкриття виконавчого провадження.
З метою виявлення майна та джерел доходів боржника, на яке можна звернути стягнення, державним виконавцем 11.01.2013 надіслано вимоги до УПФУ в Горохівському районі, Горохівського ВРЕР УМВС України у Волинській області, Інспекції Держтехнагляду в Горохівському районі, Управління Держкомзему в Горохівському районі.
На момент перевірки майновий стан боржника за місцем проживання не перевірено.
Аналогічна ситуація у ВП № 36225167, 35933255.

Недоліки виявлені в ході перевірки матеріально-технічного та інформаційного забезпечення управління та його структурних підрозділів.

При вході в приміщення розташована таблички з назвою районного управління юстиції та відділу державної реєстрації актів цивільного стану. Дана Табличка відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби районного управління юстиції не відповідає назві відділу у зв’язку зі зміною його назви, відповідно до Положення про Державну реєстраційну службу, затвердженого Указом Президента України від 06.04.2011 № 401/2011.
Стіни коридору та сходової клітки приміщення Горохівського районного управління юстиції за адресою м. Горохів, вул. Шевченка, 25 потребують видалення грибка, штукатурення та фарбування стін та стелі.
На окремих матеріальних цінностях реєстраційної служби районного управління юстиції відсутні інвентарні номери.
На момент перевірки у відділі державної виконавчої служби був відсутній журнал архіву погоди, чим порушено вимоги п.7 наказу Головного управління юстиції у Волинській області від 02.02.2012 №39 «Про визначення норм витрат палива автомобільної техніки».
З метою усунення виявлених перевіркою недоліків у роботі Горохівського районного управління юстиції, колегія головного управління юстиції,

ВИРІШИЛА :

1. Погодитися з висновками та пропозиціями, викладеними у довідці комісії Головного управління юстиції у Волинській області за результатами комплексної перевірки Горохівського районного управління юстиції.

2. Роботу Горохівського районного управління юстиції та його структурних підрозділів визнати такою, що ведеться на належному рівні.

3. Начальнику Горохівського районного управління юстиції Довгополовій-Савотюк Б.Я.:
– посилити контроль за організацією діловодства та забезпечити дотримання вимог Інструкції з діловодства в Горохівському районному управлінні юстиції працівниками управління;
– здійснювати оформлення протоколів відповідно до п. 12.2.10. Інструкції з діловодства в Горохівському районному управлінні юстиції;
– вжити заходів для затвердження зведеної номенклатури справ Горохівського районного управління юстиції архівним відділом;
– забезпечити подальше удосконалення роботи щодо вивчення стану правової освіти у навчальних закладах, на підприємствах, установах та організаціях, розроблення методичних рекомендацій, виступів у засобах масової інформації;
– постійно здійснювати перегляд зареєстрованих нормативно-правових актів, занесених до Державного реєстру;
– проводити якісно правову експертизу поданих на держану реєстрацію нормативно-правових актів;
– при перевірці систематизації законодавства у територіальних органах міністерств, інших центральних органів виконавчої влади дотримуватися вимог наказу Міністерства юстиції України від 18 січня 2012 року № 91/5 «Про затвердження Порядку проведення органами юстиції перевірок стану правової роботи та систематизації законодавства»;
– продовжувати роботу щодо інформування про офіційні періодичні видання Міністерства юстиції України;
– внести в план внутрішнього професійного навчання та вивчити на його засіданнях нормативно-правові акти, які наберуть чинність у 2013 році;
– у структурних підрозділах районного управління юстиції перевірити наявність інвентарних номерів на матеріально-технічних засобах, у разі відсутності, відновити.

4. Начальнику реєстраційної служби Горохівського районного управління юстиції Волошиній В.В., провідному спеціалісту реєстраційної служби Горохівського районного управління юстиції Луньо В.В. необхідно:
– правову експертизу установчих документів, що подаються на реєстрацію (легалізацію) громадських формувань проводити згідно з вимогами чинного законодавства у встановлені терміни;
– забезпечувати своєчасне внесення відповідних даних щодо поданих документів та прийнятих рішень до Єдиного реєстру громадських формувань;
– на виконання вимог листа Державної реєстраційної служби від 12.03.2013 № 367-08-14-13 «Щодо реалізації Закону України «Про благодійну діяльність та благодійні організації» з приводу передачі до 01.07.2013 реєстраційних справ зареєстрованих благодійних організацій передати державному реєстратору відповідні реєстраційні справи благодійних організацій.

5. Начальнику відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби Горохівського районного управління юстиції Новосад С.М. забезпечити:
– безумовне дотримання вимог Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян та строків щодо внесення архівних актових записів про державну реєстрацію актів цивільного стану до Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
– постійний дієвий контроль за роботою у відділі, посадових осіб виконавчих органів сільських, селищних, міської рад щодо дотримання ними вимог чинного законодавства при державній реєстрації актів цивільного стану;
– дотримання вимог Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання;
– надалі дотримуватись вимог Інструкції з діловодства;
– дотримання умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів;
– дотримання вимог Закону України «Про Державний реєстр виборців» та своєчасного подання відомостей про виборців до органів ведення Державного реєстру виборців;
– забезпечити виготовлення нових (заміни): свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби районного управління юстиції; довідки з єдиного Державного реєстру підприємств та організацій України відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби районного управління юстиції; фасадної вивіски відділу державної реєстрації актів цивільного стану реєстраційної служби районного управління юстиції; фасадної вивіски реєстраційної служби районного управління юстиції.

6. Начальнику реєстраційної служби Горохівського районного управління юстиції Волошиній В.В.:
– посилити контроль за роботою державного реєстратора шляхом здійснення перевірок його роботи з метою недопущення порушень вимог чинного законодавства при державній реєстрації речових прав на нерухоме майно;
– здійснювати аналітичну роботу у службі;
– проводити якісну правову експертизу документів, поданих для державної реєстрації речових прав на нерухоме майно, відповідно до Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 червня 2011 року № 703;
– забезпечувати ведення Державного реєстру прав відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень»;
– в подальшому при формуванні реєстраційних справ взяти до уваги виявлені недоліки та здійснювати належне ведення реєстраційних та облікових справ відповідно до Порядку ведення Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26.10.2011 №1141;
– дотримуватись строків державної реєстрації речових прав на нерухоме майно згідно чинного законодавства;
– під час прийняття рішень про державну реєстрацію прав та їх обтяжень (надання відмови в ній), про надання (або відмови у наданні) інформації з Державного реєстру прав забезпечити дотримання вимог законодавства у сфері державної реєстрації речових прав на нерухоме майно.

7. Начальнику відділу державної виконавчої служби Горохівського районного управління юстиції Матвєєвій Л.М.:
– надалі проводити щомісячний аналіз показників та не допускати їх погіршення у порівнянні з аналогічним періодом 2012 року;
– тримати на постійному контролі та вживати всіх заходів щодо виконання рішень суду за позовами прокурорів про стягнення коштів до Державного бюджету України, податкового боргу, на користь ПФУ та державних цільових фондів;
– активізувати роботу щодо стягнення виконавчого збору та витрат виконавчого провадження та підготовки і направлення до управління державної виконавчої служби Головного управління юстиції у Волинській області заяв про виплату винагороди державним виконавцям;
– відновити журнал обліку температури повітря навколишнього середовища відповідно до наказу Головного управління юстиції у Волинській області «Про визначення норм витрат палива автомобільної техніки» від 02.02.2012 №39.

8. Начальнику Горохівського районного управління юстиції Довгополовій-Савотюк Б.Я.:
– про усунення недоліків, виявлених в ході комплексної перевірки Горохівського районного управління юстиції проінформувати Головне управління юстиції у Волинській області до 27.05.2013.

9. Контроль за виконанням даного рішення покласти на заступника начальника головного управління юстиції Остапчука О.М.

Голова колегії –начальник управління

І.В. Оксенчук