Про результати проведених
комплексних перевірок діяльності
нотаріальних установ області
протягом І-го кварталу 2010 року


Заслухавши інформацію начальника відділу нотаріату Головного управління юстиції у Волинській області Карасюка С.В. про результати проведених комплексних перевірок діяльності нотаріальних установ області протягом І-го кварталу 2010 року, колегія відмічає, що в цьому напрямку проведена відповідна робота.

Головним управлінням юстиції у Волинській області на протязі І-го кварталу 2010 року було проведено 8 (вісім) комплексних перевірок діяльності приватних нотаріусів та державних нотаріальних установ області. З них: 7 перевірок приватних нотаріусів (Луцько О.М., Заліська Н.М., Грудзевич Т.О., Бабич Н.Г., Шкльода Я.А., Асадуллаєв О.Е., Зінчук Г.Т.) та 1 перевірка державної нотаріальної контори (Жовтнева ДНК).

Усі перевірки здійснювались відповідно до вимог Порядку організації нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства (наказ МЮУ від 24.12.2008 року №2260/5).

В ході перевірок зверталась особлива увага на організацію нотаріальної діяльності державних і приватних нотаріусів та виконання ними правил нотаріального діловодства за весь період, що минув з часу проведення попередньої комплексної перевірки контори, нотаріуса.

Відповідно до планів проведення комплексних перевірок членами комісій були перевірені усі напрямки діяльності нотаріусів.

За результатами перевірок були складені доповідні записки, аналіз яких дає підставу стверджувати, що нотаріуси, діяльність яких була перевірена протягом І-го кварталу 2010 року, в загальному дотримуються у своїй роботі нормативних положень, що регулюють роботу нотаріальних установ. Так, робочі місця всіх приватних нотаріусів, окрім нотаріуса Луцько О.М., відповідають “Положенню про вимоги до робочого місця приватного нотаріуса та здійснення контролю за їх дотриманням” та ст.25 Закону України «Про нотаріат». Встановлений режим роботи є зручним для прийому громадян. Графіки роботи нотаріусів відповідають вимогам ч.10 ст.24 Закону України « Про нотаріат». В усіх конторах є інформаційні куточки, розміщені в доступному для ознайомлення місці. На даних куточках розміщені взірці нотаріальних документів, оформлені згідно з чинним законодавством.

Звернуто увагу на дотримання нотаріусами таємниці вчинюваних нотаріальних дій, а також статті 9 Закону України “Про нотаріат” щодо обмеження у праві вчинення нотаріальних дій. Порушення ст.8. ЗУ «Про нотаріат» щодо дотримання нотаріальної таємниці виявлено під час перевірки документів з листуванням нотаріуса Луцько О.М.У інших нотаріусів фактів порушення вищезазначених вимог не виявлено.

При проведенні аналізу доповідних записок, складених за наслідками перевірок, варто зупинитись на окремих порушеннях, допущених нотаріусами при вчиненні нотаріальних дій.

Перевіркою виявлені випадки порушення нотаріусами Правил ведення нотаріального діловодства у частині ведення архівної справи. Так, документи у справах тривалого строку зберігання, номенклатури справ деяких нотаріусів не оправлені в тверду обкладинку, як того вимагає п.9.1.1 Правил. У внутрішніх описах архівних справ виявлені випадки невідповідності форм внутрішніх описів встановленому зразку. Номенклатура справ окремих нотаріусів за 2008 рік не закрита підсумковим записом.

В ході перевірок нотаріусів встановлено, що більшістю нотаріусів складені річні розділи описів справ постійного та тривалого строків зберігання, однак дані описи не погоджені з державним нотаріальним архівом та не схвалені експертною комісією управління юстиції, чим не дотримано п.9.6 Правил ведення нотаріального діловодства.

Крім того, встановлено, що не всіма нотаріусами враховано вимоги п.8.7 Правил ведення нотаріального діловодства щодо порядку, в якому підшиваються у справи нотаріальні документи.

При заповненні журналів реєстрації вхідної кореспонденції нотаріуси допускають наступні порушення: в графі 1 журналу нотаріуси часто невірно зазначають вхідний індекс документа; у графі 2 даного журналу деякими нотаріусами не зазначається дата та індекс отриманого документа, а лише кореспондент; окремі нотаріуси продовжують ведення журналу реєстрації вхідної кореспонденції, проте зміни до форм даної книги не внесені, не застережені підписом та печаткою нотаріуса, чим не враховано п.4 наказу Мін’юсту від 16.11.2009 року №215/15.

При огляді реєстрів для реєстрації нотаріальних дій були виявлені такі недоліки: при засвідченні вірності фотокопій з документів у графі 4 нотаріуси іноді зазначають «особу встановлено», чим не виконано вимоги п.12 Порядку ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій; при посвідченні правочину та засвідченні вірності фотокопії з нього нотаріуси зазначають дві нотаріальні дії, однак для фотокопії графи 3,4 реєстру не заповнюють чи не проставляють відмітки, відповідно, «він/вона ж», «те ж, те саме» як передбачено п.п.11.5, 12.3 Порядку. У таких випадках особи в графі 7 зазначають лише один раз свій підпис та прізвище. Виявлені випадки проставлення громадянами в гр.7 реєстру підписів без зазначення прізвища, що не відповідає п.15.1. Порядку. Також, виявлено недотримання нотаріусами вимог Порядку при вчиненні нотаріальних дій за участю юридичних осіб. Так, нотаріуси не завжди зазначають реквізити витягу з ЄДРФОЮОП при засвідченні справжності підписів представників юридичних осіб на банківських картках; не зазначають всі документи, за якими встановлено правоздатність та дієздатність юридичних осіб.

В ході перевірки комісією встановлено, що в книгах, журналах, реєстрах окремих нотаріусів, ведення яких було закінчено у 2009 році, відсутні засвідчувальні написи, що не відповідає вимогам п.8.13 Правил ведення нотаріального діловодства. При огляді книги викликів нотаріуса Луцько О.М. виявлено, що у 2008 році нотаріусом було здійснено 2 виїзди за межі нотаріального округу з подальшим вчиненням нотаріальних дій.

Перевіряючими зверталась увага на оформлення нотаріусами відповідей на запити установ, громадян, контрольні завдання управління юстиції. В ході перевірок з’ясовано, що відповіді на вищезазначені запити оформлялися деякими нотаріусами не на бланку приватного нотаріуса, а на звичайному аркуші формату А4. На відповідях на запити деяких нотаріусів не зазначався вихідний номер документа, тобто вихідні документи не реєструвалися в Журналі вихідної кореспонденції, що порушувало п.п.6.2, 6.7 Правил ведення нотаріального діловодства.

Також, виявлено, що нотаріуси, у деяких випадках, у разі посвідчення документа, який викладений на 2-х і більше сторінках, викладають на нотбланку першу та останню сторінки, чим не враховано зміни до п.5 Інструкції в частині викладення усіх сторінок нотаріально посвідченого документа на нотбланках.

Перевіркою виявлені випадки допущення помилок нотаріусами при посвідченні окремих видів договорів. Так, під час проведення аналізу документів у справах нотаріусів із посвідченими довіреностями комісією виявлено кілька випадків недотримання п.5.5.2 Правил ведення нотаріального діловодства щодо порядку викладення посвідчувального напису на звороті оформлюваного документа. Крім того, були виявлені кілька випадків неповного виконання вимог п.5.4.12 Правил ведення нотаріального діловодства щодо порядку здійснення застереження виправлень, дописок в текстах довіреностей. При огляді договорів купівлі-продажу нотаріусів комісією виявлено випадок посвідчення такого договору, де представник також діяв в своїх інтересах, оскільки набувачем майна була його дружина, майно набувалось у спільну сумісну власність подружжя, як наслідок, - порушено принципи представництва, встановлені ст.238 ЦК України. Також, виявлені випадки долучення до договору копій паспортів, за якими були встановлені особи, які брали участь у правочині. Дані документи були недійсними у зв’язку з відсутністю вклеєних фотокарток по досягненню відповідного віку, чим нотаріусом не виконано вимоги п.5.8 Правил ведення нотарільного діловодства, п.31 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, ст.47 Закону України «Про нотаріат». Деякими нотаріусами при посвідченні договорів відчуження нерухомого майна не виконуються вимоги п.28 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України щодо проставлення відмітки про огляд та повернення правовстановлювального документа на майно, що є предметом договору.

Необхідно зазначити і те, що нотаріуси допускають помилки і в роботі з Державними реєстрами. Так, під час перевірки діяльності нотаріусів комісією виявлено кілька випадків, коли відомості про посвідчені заповіти за 2008-2009 роки були внесені до Спадкового реєстру раніше, ніж посвідчення самого заповіту, що не узгоджується з вимогами п.2.1 Положення про Спадковий реєстр та п.171 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України. Як недолік, виявлені випадки, коли нотаріуси вносять відомості до реєстру не в день вчинення нотаріальної дії, а через декілька днів. При видачі свідоцтв про право на спадщину на нерухоме майно окремі нотаріуси у 2009-2010 роках здійснюють перевірку наявності/відсутності податкової застави за даними Державного реєстру обтяжень рухомого майна, чим не враховано зміни до п.216 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, згідно яких така перевірка не проводиться.

Під час перевірки роботи нотаріусів з Єдиним реєстром довіреностей комісією встановлено, що впродовж 2008-2009 років для перевірки дійсності довіреностей, пов’язаних із вчиненням нотаріальної дії, нотаріусами використовується скорочений витяг з реєстру, що не відповідало вимогам п.3.3 Положення про єдиний реєстр довіреностей.

Підсумовуючи результати проведених перевірок слід зазначити, що робота нотаріусів Заліської Н.М., Грудзевич Т.О., Шкльоди Я.А., Асадуллаєва О.Е., Зінчук Г.Т., завідувача Жовтневої ДНК Завіші Л.Я. визнана такою, що здійснюється на належному рівні. Робота Бабич Н.Г. щодо організації нотаріальної діяльності визнана такою, що здійснюється на належному рівні, а робота щодо дотримання правил ведення нотаріального діловодства – на задовільному рівні, робота Луцько О.М. щодо організації нотаріальної діяльності визнана такою, що здійснюється на незадовільному рівні, а робота щодо дотримання нотаріусом правил нотаріального діловодства визнана такою, що здійснюється на задовільному рівні. В зв’язку з цим, діяльність Луцько О.М. зупинялась строком на один тиждень на час проходження підвищення кваліфікації з діловодства в Луцькій районній ДНК.

Враховуючи вищенаведене, колегія Головного управління юстиції у Волинській області, -


В И Р І Ш И Л А:

1. Віділу нотаріату до 14.04.10 р. через сайт ГУЮ довести Узагальнення за результатами комплексних перевірок до відома нотаріусів області;

2. Відділу нотаріату протягом травня місяця 2010 року провести семінар з нотаріусами області щодо вивчення чинного законодавства;

3. Відділу нотаріату в разі виявлення порушень за результатами комплексних перевірок проводити оперативні наради. Забезпечити проходження курсів з підвищення кваліфікації нотаріусами, які в своїй діяльності допустили порушення;

4. Нотаріусам області, з метою недопущення подібних порушень, провести вивчення узагальнення за результатами комплексних перевірок, проведених в І-му кварталі 2010 року.



Голова колегії,
Начальник управління                                О.М. Остапчук