ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Головного управління юстиції у Волинській області 30.12.2011 № 597

1. Цей Порядок визначає єдиний механізм здійснення Головним управлінням юстиції у Волинській області перевірок стану додержання територіальними органами юстиції Конституції України, виконання законів України, актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, головного управління та організації роботи щодо їх виконання.

2. У цьому Порядку терміни вживаються в такому значенні:

комплексна перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряються всі напрями діяльності територіальних органів юстиції;

контрольна перевірка - перевірка стану діяльності територіального органу юстиції, яка проводиться головним управлінням юстиції з метою визначення стану реалізації територіальним органом юстиції рекомендацій, наданих під час попередніх перевірок;

планова перевірка - комплексна, цільова, контрольна перевірка діяльності територіального органу юстиції, що проводиться на підставі плану, який затверджується головним управлінням юстиції;

позапланова перевірка - не запланована головним управлінням юстиції перевірка діяльності територіального органу юстиції;

територіальні органи юстиції - районні, міські, міськрайонні управління юстиції;

цільова перевірка - планова або позапланова перевірка, під час якої перевіряється один або декілька напрямів діяльності територіальних органів юстиції.

3. Комплексна перевірка діяльності територіального органу юстиції проводиться, як правило, раз на три роки.

Цільова перевірка діяльності територіального органу юстиції проводиться раз на два роки за ініціативою структурних підрозділів головного управління юстиції.

Контрольна перевірка діяльності територіального органу юстиції проводиться за наслідками комплексної, цільової у разі потреби.

4. Відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян головного управління юстиції здійснює підготовку річних планів проведення комплексних, цільових та контрольних перевірок діяльності територіальних органів юстиції та подає їх на затвердження начальнику головного управління юстиції.

5. Комплексна перевірка діяльності територіального органу юстиції може бути організована шляхом послідовного проведення протягом визначеного періоду часу ряду цільових перевірок.

6. Організаційне забезпечення щодо проведення:

- комплексних та контрольних перевірок за їх наслідками покладається на відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян головного управління юстиції;

- цільових та контрольних перевірок за їх наслідками покладається на структурні підрозділи головного управління юстиції, в межах своєї компетенції, відповідно до мети та завдань перевірки.

7. Для проведення перевірки головним управлінням утворюється склад комісії.

Пропозиції до складу комісії щодо проведення комплексної перевірки подаються структурними підрозділами головного управління юстиції до відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян у строки, визначені відповідним дорученням начальника управління.

8. Перевірки діяльності територіальних органів юстиції проводяться на підставі планів перевірок.

Плани комплексних перевірок готуються відділом організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян за пропозиціями структурних підрозділів управління.

Плани цільових та контрольних перевірок розробляються структурними підрозділами головного управління юстиції, відповідальними за їх проведення.

9. Персональний склад комісії, її керівник, строки проведення та план перевірки затверджуються наказом начальника головного управління юстиції.

Термін перевірки може бути продовжений начальником управління на підставі доповідної записки керівника комісії.

10. Відділ кадрової роботи та державної служби в установленому порядку ознайомлює членів комісії з наказом про відрядження, відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян оформлює посвідчення про відрядження членів комісії.

11. Відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян головного управління юстиції доводить наказ про проведення комплексної перевірки до відома територіального органу юстиції, що підлягає перевірці, для врахування в роботі.

12. З прибуттям комісії до територіального органу юстиції, що підлягає перевірці, проводиться нарада за участю керівника, та членів комісії головного управління, а також керівництва та працівників територіального органу юстиції, який перевірятиметься, з питань організації здійснення перевірки та ознайомлення керівництва та працівників територіального органу юстиції, що підлягає перевірці, із планом її проведення.

На нараді керівник комісії повідомляє про мету перевірки, надає керівникові органу, що перевіряється (у разі відсутності керівника – особі, що його заміщає), перелік питань, які слід з’ясувати під час проведення перевірки, а також узгоджує питання щодо умов діяльності комісії головного управління юстиції та порядку підбиття підсумків перевірки.

Керівник комісії головного управління організовує, спрямовує та контролює діяльність комісії, розподіляє між ними конкретні завдання та забезпечує підготовку членами комісії довідок про результати перевірки.

13. Члени комісії головного управління юстиції здійснюють перевірку відповідно до своєї компетенції в установлені терміни та згідно з планом перевірки і конкретними завданнями, поставленими керівником комісії.

У процесі перевірки члени комісії управління аналізують діяльність територіального органу юстиції, що перевіряється; узагальнюють матеріали перевірки, формулюють висновки про ефективність функціонування органу, що перевірявся; готують рекомендації з удосконалення роботи; надають методичну та практичну допомогу органу, який перевіряється, з метою усунення виявлених недоліків.

Комісія головного управління організовує свою роботу так, щоб не перешкоджати органу, що перевіряється, у здійсненні покладених на нього повноважень та завдань.

14. Перевірка проводиться з додержанням вимог законодавства щодо збереження державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом, недопущення розголошення інформації, що стала відома під час її проведення.

15. Для виконання визначених наказом головного управління юстиції завдань члени комісії мають право:

- отримувати необхідні довідки, статистичні дані, іншу інформацію від посадових осіб органу, що перевіряється;
- вимагати й отримувати від посадових осіб органу, в якому проводиться перевірка, усні та письмові пояснення з питань, що стосуються перевірки, та ставити перед керівником, іншими посадовими особами вимоги щодо невідкладного усунення виявлених порушень;
- перевіряти повноту усунення недоліків та порушень, виявлених під час попередніх перевірок.

Спірні питання, що виникають у ході перевірки, вирішуються керівником комісії головного управління юстиції.

15. За попередніми підсумками перевірки головою комісії управління проводиться нарада, за участю членів комісії головного управління та працівників територіального управління юстиції.

16. У триденний термін після закінчення перевірки, члени комісії головного управління юстиції складають і подають керівникові комісії довідки (на паперових та електронних носіях) за результатами перевірки з питань, віднесених до їх компетенції, з відповідними висновками та пропозиціями.

17. Узагальнена довідка за результатами перевірки складається у двох примірниках і має розкривати визначені планом перевірки питання, містити аналіз діяльності територіального органу юстиції, що перевірявся, повний перелік встановлених фактів порушень чинного законодавства, висновки та пропозиції щодо покращення діяльності територіального органу юстиції.

Довідка готується винятково на перевірених достовірних фактах і прикладах.

За змістом довідка повинна бути вичерпною, конкретною.

Керівник та члени комісії головного управління юстиції підписують узагальнену довідку.

На останьому аркуші довідки за результатами перевірки зазначається відмітка про вручення одного примірника керівнику територіального органу юстиції, що перевірявся.

Член комісії управління, який не згодний з висновками членів комісії, може викласти свою думку у письмовій формі, що додається до довідки.

18. Керівник органу, що перевірявся, візує довідку та, при необхідності, викладає письмово пропозиції та обґрунтовані пояснення і спростування стосовно наведених у довідці фактів і висновків, з яких виникли розбіжності.

19. Керівник комісії доповідає начальнику головного управління юстиції про результати перевірки.

Начальник управління приймає рішення про розгляд результатів перевірки на оперативній нараді чи колегії головного управління юстиції.

20. Для розгляду результатів перевірки на оперативній нараді при начальнику управління чи засіданні колегії головного управління юстиції, підготовка відповідних матеріалів здійснюється Головою та членами комісії головного управління юстиції.

21. Після розгляду результатів перевірки на оперативній нараді чи колегії головного управління юстиції, рішення колегії з відповідним наказом чи протокол оперативної наради з відповідним дорученням начальника управління, направляється керівнику територіального органу юстиції, діяльність якого перевірялася,для реалізації висновків та пропозицій комісії головного управління юстиції.

Територіальний орган юстиції, що перевірявся, відповідно до наказу чи доручення начальника головного управління юстиції, усуває виявлені під час перевірки недоліки та інформує в установлені строки відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян головного управління юстиції про проведену роботу щодо реалізації висновків і пропозицій комісії управління та вжиті заходи щодо притягнення до відповідальності посадових осіб, винних у допущених порушеннях.

22. Контроль за реалізацією прийнятих рішень та рекомендацій щодо усунення виявлених недоліків здійснюють: відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян, структурні підрозділи головного управління, згідно з переліком питань, поданих ними до плану перевірки.

23. Довідки та інші оформлені в установленому порядку матеріали за результатами комплексних та контрольних перевірок за їх наслідками зберігаються у відділі організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян, а за результатами цільових (тематичних) та контрольних перевірок за їх наслідками – у структурному підрозділі головного управління юстиції, що відповідав за їх здійснення.

24. Структурні підрозділи головного управління юстиції, що відповідали за здійснення цільових та контрольних перевірок, довідки про їх результати подають начальнику управління та інформують про їх проведення відділ організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян.

25. Структурні підрозділи головного управління юстиції можуть здійснювати позапланові перевірки за дорученням начальника головного управління юстиції.

Позапланові перевірки проводяться без попереднього повідомлення територіальних органів юстиції за наявності однієї з таких обставин:

встановлення фактів, які є підставою для проведення службового розслідування щодо керівників відповідного територіального органу юстиції;

виявлення недостовірності інформації в поданих територіальними органами юстиції документах, у тому числі звітах про стан виконання планів роботи;

обґрунтоване звернення фізичних та юридичних осіб про порушення територіальними органами юстиції нормативно-правових актів;

неподання в установлений строк територіальними органами юстиції звітності;

систематичне порушення виконавської дисципліни;

відсутність інформації про усунення порушень, установлених за результатами планової перевірки.

В.о. начальника відділу організаційного забезпечення, документування, контролю та звернень громадян

О.Г. Сиротенко