---

Відділами реєстрації актів цивільного стану Головного, міських, районних та міськрайонних управлінь юстиції в 2009 році проводилась певна робота щодо виконання Закону України „Про органи реєстрації актів громадянського стану", рішень колегії Міністерства юстиції України, наказів і вказівок Міністерства юстиції України.
Свою діяльність відділ реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції здійснює відповідно до Положення про відділ реєстрації актів цивільного стану, затвердженого 15 лютого 2007 року (зі змінами) наказом начальника Головного управління юстиції у Волинській області.
Положення підвідомчих відділів реєстрації актів цивільного стану районних, міських та міськрайонних управлінь юстиції розроблені з урахуванням вимог Типового положення про відділ реєстрації актів цивільного стану районного, районного у місті, міського /міста обласного значення/, міськрайонного управління юстиції, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 17.04.2002 № 30/5 (зі змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства юстиції України від 22.04.2008 № 643/5) та затверджені наказами начальників відповідних управлінь юстиції.
Розподіл обов’язків працівників відділів реєстрації актів цивільного стану зафіксований у посадових інструкціях та функціональних обов’язках, які затверджені начальниками відповідних управлінь юстиції.
З урахуванням рекомендацій колегії Міністерства юстиції України від 25.12.1998р., як в Головному, так і у всіх відділах реєстрації актів цивільного стану районних, міських та міськрайонних управлінь юстиції складені перспективні на рік та щомісячні плани роботи, які затверджуються керівником відповідного управління юстиції.
З метою підвищення кваліфікації працівників відділів реєстрації актів цивільного стану відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції в 2009 році проведено 4 наради-семінари з керівниками та 1 семінар з спеціалістами, під час яких підведені підсумки діяльності органів реєстрації актів цивільного стану області, опрацьовано методичні листи, узагальнення та роз'яснення Міністерства юстиції щодо практичного застосування норм чинного законодавства при реєстрації актів цивільного стану тощо.
Певна увага відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції приділялась аналітичній роботі. Так, в 2009 році підготовлено 6-ть аналізів та 5-ть узагальнень з різних питань діяльності органів реєстрації актів цивільного стану, які доводились до підвідомчих відділів реєстрації актів цивільного стану області.
Відділами реєстрації актів цивільного стану області зроблено 123-и аналізи та узагальнень щодо діяльності роботи органів реєстрації актів цивільного стану.
З метою здійснення контролю за роботою органів реєстрації актів цивільного стану відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції проводились комплексні та цільові перевірки підвідомчих відділів реєстрації актів цивільного стану.
В 2009 році відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції здійснено 6-ть комплексних перевірок (відділи реєстрації актів цивільного стану Луцького міського, Горохівського, Камінь-Каширського, Маневицького, Старовижівського та Турійського районних управлінь юстиції), 4-й цільових перевірки (відділи реєстрації актів цивільного стану по Володимир-Волинському району Володимир-Волинського міськрайонного, по Ковельському району Ковельського міськрайонного, Любомльського та Любешівського районних управлінь юстиції, 2-і контрольні перевірки (відділи реєстрації актів цивільного стану Локачинського та Ратнівського районних управлінь юстиції). За результатами перевірок складались довідки з рекомендаціями щодо усунення виявлених недоліків та встановлювався відповідний термін. Окремі відділи реєстрації актів цивільного стану заслуховувались на колегії Головного управління юстиції (6-ть відділів).
Також працівниками відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції перевірено роботу 53-х виконкомів сільських, селищних та міських рад.
Певна робота в цьому напрямку проводилась і відділами реєстрації актів цивільного стану районних, міських та міськрайонних управлінь юстиції, які також за наслідками 276 -ти перевірок роботи виконавчих комітетів сільських, селищних та міських рад (із 395: 379 сільських, 14 селищних, 2 міських) складали відповідні довідки.
В районах і містах проводилась відповідна робота щодо реалізації норм Закону України „Про органи реєстрації актів громадянського стану".
Відповідно до вимог ст.10 Закону з 77 оперативних працівники всі мають або здобувають юридичну освіту.
Згідно статті 12 „Про органи реєстрації актів громадянського стану" наказом начальника Головного управління юстиції від 19.04.2007р. № 112 (зі змінами) створена кваліфікаційна комісія органів реєстрації актів цивільного стану.
Рівень знань осіб, які мають намір працювати у відділах реєстрації актів цивільного стану, встановлюється шляхом опитування. Поставлені питання та відповіді на них фіксуються відповідними протоколами та висновками. Результати кваліфікаційних іспитів доводяться до відома відділів реєстрації актів цивільного стану районних, міських та міськрайонних управлінь юстиції шляхом надіслання висновків кваліфікаційної комісії. В 2009 року проведено 7-м засідань кваліфкомісії, на яких розглянуто 11-ть справ щодо визначення рівня професійної підготовки даних осіб до роботи в органах реєстрації акті цивільного стану області, 10-ть з них пройшли іспити кваліфкомісії і були допущені до конкурсних іспитів.
На виконання статті 17 Закону України „Про органи реєстрації актів громадянського стану" працівниками відділів реєстрації актів цивільного стану області надаються громадянам платні послуги правового та технічного характеру.
Відділи реєстрації актів цивільного стану працюють згідно Положення про надання платних послуг, затвердженим наказом начальника Головного управління юстиції у Волинській області від 7 жовтня 2008 року № 397. Цим же наказом затверджені і тарифи за надання платних послуг правового та технічного характеру, які надаються громадянам. Плата за надання додаткових послуг здійснюється шляхом безготівкового перерахунку і дані заносяться до Реєстру обліку наданих працівниками відділів реєстрації актів цивільного стану додаткових послуг правового та технічного характеру. При виконанні запитів адвокатів та адвокатських об'єднань виставляються рахунки і лише після сплати ці запити виконуються в установленому порядку.
За 2009 рік у держбюджет було стягнуто 43 240 гривень державного мита. Збільшилась сума коштів, отриманих від надання органами реєстрації актів цивільного стану додаткових платних послуг правового і технічного характеру, яка становить 1 640 987 гривень, що на 21 835 гривень більше в порівнянні з 2008 роком. Запровадження кур’єрських послуг для проставлення апостиля в Міністерстві юстиції України дало можливість додатково отримати 53 700 гривень. Протягом 2009 року для надання кур’єрських послуг від громадян отримано 444 документа. З них 331 документ про реєстрацію актів цивільного стану для проставлення апостилю в Департаменті у справах цивільного стану громадян Міністерства юстиції України, що становить 36,2 % від кількості документів, які потребували апостилю в Міністерстві юстиції України (914 документів).
Органами реєстрації актів цивільного стану області в 2009 році зареєстровано 40 888 ( 2008рік - 41519) актів цивільного стану (на 631 менше). З них: 15384 ( 2008 рік - 15380) народжень, 14628 ( 2008 рік - 15594) смертей (на 966 менше), 7109 ( 2008 рік - 7375) шлюбів (на 266 менше), 2521 (2008 рік -2664) розірвання шлюбів (на 143 менше), 359 (2008 рік - 425) зміни імені (на 66 менше), 87 (2008 рік - 81) поновлень актових записів. Складено 70 протоколів про адміністративне правопорушення ( 2008 рік-74 ).
Як свідчить аналіз, органами реєстрації актів цивільного стану області в 2009 році було видано 52 046 свідоцтв про реєстрацію актів цивільного стану (2008 рік-60823), на 8777 менше.
Із документів, які надіслані відділами реєстрації актів цивільного стану до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції, щодо обліку та витрачання бланків свідоцтв, а також під час проведення відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції перевірок вбачається, що органи реєстрації актів цивільного стану, в основному, дотримуються вимог Інструкції з обліку, зберігання та витрачання бланків, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на 4 підтвердження юридичних фактів в Україні, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 03.09.2002 № 81/5 (зі змінами). Однак окремими з них допускаються порушення і упущення на даній ділянці роботи.
Мають місце недоліки при заповненні бланків свідоцтв, що видаються на підтвердження юридичних фактів. В 2009 році зіпсовано внаслідок технічних причин 2-а бланки свідоцтв (відділом реєстрації актів цивільного стану Ківерцівського районного управління юстиції), в 2008 році - 1 бланк.
Вживались заходи щодо забезпечення ефективного функціонування Державного реєстру актів цивільного стану громадян. Здійснювався постійний моніторинг функціонування Реєстру. За результатами аналізу інформацій міських, районних та міськрайонних управлінь юстиції встановлено наявність в 2009 році окремих фактів відсутності доступу реєстраторів до Реєстру. Причини, що перешкоджали роботі відділів реєстрації актів цивільного стану у Реєстрі, у більшості випадків були пов’язані з відсутністю зв’язку з сервером, а також за обставин відсутності електропостачання, стихійного лиха, пошкодження лінії зв’язку. Своєчасне врегулювання наказом Міністерства юстиції України від 12 лютого 2009 року № 257/5 порядку реєстрації актів цивільного стану у наведених ситуаціях забезпечило виконання завдань органів реєстрації актів цивільного стану по реєстрації актів цивільного стану та реалізації прав громадян на отримання документів. У 2009 році при випадках відсутності доступу до Реєстру складено 3-й актових записів цивільного стану (1- відділ реєстрації актів цивільного стану по місту Ковелю та 2- по Ковельському району Ковельського міськрайонного управління юстиції), видачі витягів з Реєстру при реєстрації народження та смерті для отримання допомоги не було. Слід зазначити, що за 2009 рік були встановлені випадки відсутності доступу до Реєстру у відділах реєстрації актів цивільного стану по місту Володимир-Волинський, по Володимир-Волинському району Володимир-Волинського міськрайонного управління юстиції, по місту Ковелю, по Ковельському району Ковельського міськрайонного управління юстиції, Горохівського, Любешівського, Старовижівського та Шацького районних управлінь юстиції.
У 2009 році загальна кількість витягів з Реєстру - 17 205, в тому числі 1 661 оплатних, 15 544 безоплатних; сума стягнутоь плати за виданьї витяги з Реєстру складає 121 253 грн.
На виконання наказу Міністерства юстиції України від 24.07.2008 року № 1269/5 „Про затвердження Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян" працівники відділів реєстрації актів цивільного стану протягом 4 років в залежності від кількості наявних архівних книг реєстрації актів цивільного стану, мають внести до Реєстру 8711-ть книг реєстрації актів цивільного стану за період 1995-1950 роки. Всього в 2009 році внесено 633 книги (7,26 % від загальної кількості книг реєстрації актів цивільного стану та 29 % від кількості книг, що необхідно було внести у 2009 році (2177 книг), виходячи із строків, визначених Інструкцією з ведення Реєстру). Заслуговує уваги те, що за вимогами Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян внесення архівного фонду до реєстру 5 відбувається у кожному випадку видачі повторного свідоцтва про реєстрацію акту цивільного стану, внесенні змін до актового запису, його анулюванні, направленні копії актового запису цивільного стану. Таким чином, на даному етапі йде процес формування архівних даних у Реєстрі не тільки за період 1995-1950 років. За наслідками проведених аналізів стану внесення архівних відомостей встановлено, що завдяки проведеним заходам у всіх відділах реєстрації актів цивільного стану спостерігається тенденція щодо збільшення внесених архівних відомостей. Найбільшу кількість книг внесено до Реєстру у відділах реєстрації актів цивільного стану Луцького міського, по місту Володимир-Волинський Володимир-Волинського міськрайонного, Камінь-Каширського, Луцького та Ратнівського районних управлінь юстиції. Найменшу кількість книг внесено до Реєстру у відділах реєстрації актів цивільного стану по місту Ковелю Ковельського міськрайонного, Любешівського, Турійського та Рожищенського районних управлінь юстиції.
Завданням поточного року для всіх територіальних управлінь юстиції є обов"язкове виконання щорічних показників внесення книг реєстрації актів цивільного стану до Реєстру.
Відділами реєстрації актів цивільного стану забезпечено виконання статті 33 Закону України „Про Державний реєстр виборців", статті 34 Закону України „Про вибори Президента України" та постанов Центральної виборчої комісії. Своєчасно направлені 4-й (чотири) подання (до 15.06.2009, до 05,09.2009, до 05.12.2009, до 05.01.2010) до органів ведення Державного реєстру виборців відомостей про виборців, які померли, змінили прізвище, ім’я, по батькові, дату або місце народження. Такі відомості стосувались близько 12 665осіб (за період з 01.06.2009 по 31.12.2009).
З метою своєчасного щоквартального формування та подання відомостей про виборців органам ведення Державного реєстру виборців з боку відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції у Волинській області був встановлений постійний контроль за роботою підпорядкованих відділів реєстрації актів цивільного стану області та проводились їх перевірки.
Перевірками були охоплені всі відділи реєстрації актів цивільного стану, якими були представлені документи щодо обліку, зберігання та формування відомостей про виборців за 2009 рік.
Відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції щоквартально здійснювався моніторинг стану формування підпорядкованими відділами реєстрації актів цивільного стану відомостей про виборців.
За результати перевірок та аналізів встановлено, що всіма підпорядкованими відділами реєстрації актів цивільного стану забезпечено дотримання встановлених строків, щодо подання відомостей про виборців органам ведення Державного реєстру виборців.
Головним управлінням юстиції для належного виконання підпорядкованими відділами постанов Центральної виборчої комісії, прийнятих в межах її повноважень, було вирішено питання забезпечення в повному обсязі СБ-К дисками, спеціальними конвертами та марками, необхідними для 6 направлення відомостей про виборців до органів ведення Державного реєстру виборців.
Стан зберігання книг реєстрації актів цивільного стану та метричні книги, які знаходяться у відділах реєстрації актів цивільного стану задовільний.
При формуванні книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану повністю дотримані Умови зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 04.11.2002 № 94/5.
У всіх відділах реєстрації актів цивільного стану актові записи сформовані у книги включно по 2008 рік і книги занесені до журналу обліку книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг, які ведуться належним чином.
Описи справ постійного та тривалого зберігання складені включно по 2008 рік. Складені описи на книги реєстрації актів цивільного стану та окремо на метричні книги, які погоджені з ЕК відповідних управлінь юстиції та ЕПК Державного архіву області.
Відділами реєстрації актів цивільного стану Головного, районних, міських та міськрайонних управлінь юстиції своєчасно та належно виконуються повідомлення про внесення змін до других примірників актових записів цивільного стану. Так за 2009 рік до відділу реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції надійшло 5 053 повідомлень, з яких 4 689 виконано.
Відділом реєстрації актів цивільного стану Головного управління юстиції у Волинській області передані на державне зберігання метричні книги відділів реєстрації актів цивільного стану області включно по 1933 рік. Порушень термінів передачі книг на державне зберігання не було, метричні книги сформовані і відповідали Умовам зберігання. Передачу метричних книг за 1934 рік передбачено провести в 2010 році.
На сьогоднішній день, приділяючи важливе значення розвитку співробітництва в галузі надання правової допомоги у цивільних та сімейних справах, Україною підписано з багатьма державами та ратифіковано договори про правову допомогу та правові відносини у цій сфері.
Порядок надання правової допомоги щодо витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану, зокрема, між державами-членами СНД, врегульовано Конвенцією про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах, підписаною 22.01.1993 року в Мінську в редакції до неї Протоколу, підписаної 28.03.1997 року в Москві.
На виконання пункту 6.2 наказу Міністерства юстиції України від 02.08.2007 року № 597/5 „ Про затвердження безпосередніх зносин органів юстиції України в рамках Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних та кримінальних справах 1993 року в частині виконання доручень у цивільних справах" в 2009 році виконано 425 клопотань про надання правової допомоги та 39 звернень громадян щодо витребування документів про реєстрацію актів цивільного стану, які надійшли до відділів реєстрації актів цивільного стану області з інших держав, до іноземних держав було направлено 122 клопотання.
Враховуючи викладене та з метою усунення недоліків й поліпшення діяльності органів реєстрації актів цивільного стану, необхідно:
- забезпечити систематичний дієвий контроль за діяльністю органів реєстрації актів цивільного стану області щодо дотримання ними вимог чинного законодавства при реєстрації актів цивільного стану;
- забезпечити безумовне дотримання вимог Інструкції з обліку, зберігання та витрачання бланків свідоцтв, що видаються державними органами реєстрації актів цивільного стану на підтвердження юридичних фактів в Україні;
- детально опрацювати та дотримуватись вимог Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян;
- забезпечити безумовне дотримання строків внесення до Державного реєстру відомостей, що містяться в книгах реєстрації актів цивільного стану;
- дотримуватись вимог Інструкції з діловодства;
- постійно приділяти належну увагу роботі щодо впорядкування архівного фонду та забезпечення в усіх відділах реєстрації актів цивільного стану облік і розташування книг відповідно до Умов зберігання книг реєстрації актів цивільного стану і метричних книг у відділах реєстрації актів цивільного стану та порядку передачі цих книг на зберігання до державних архівів;
- більше уваги приділяти аналітичній роботі, питанням підвищення кваліфікації працівників системи, належному вивченню норм чинного законодавства з метою подальшого правильного їх застосування при реєстрації актів цивільного стану.